Worklite.Docs

Worklite.Docs - электронный документооборот, предназначен для внедрения масштабируемой системы электронного документооборота, позволяющего компании систематизировать процессы создания, управления и контроля бизнес-статусов документов, а также связанных с ними поручений и задач пользователей.

Описание

В данном документообороте предусмотрена поддержка основных бизнес-процессов сопровождения файлов и документов (согласование, сбор замечаний, исполнение, согласование и т.п.), а также заложена возможность гибкой настройки процессов и их шагов в режиме конструктора процессов, не уступающего по своей гибкости – самым дорогостоящим аналогам.

Электронный документооборот Worklite.Docs разрешает вопросы организации процессов передвижения документов в компании, с момента их создания или получения из источника до завершения их обработки и перенаправления в архив.

Помимо работы с процессами передвижения документов в компании, система в своем виде, является также и управляющим решением для постановки задач пользователям и отслеживанием статусов выполнения работ. Каждый сотрудник, участвующий в процессах управления различных типов документов, получает все свои задачи в определенном разделе системы СЭД. Все это выполнено в связке с конкретными документами в Worklite.Docs, таким образом, что возможно просмотреть всю историю построения задач и их контроля ответственными за процессы пользователями.

Функционал

• Версионность, полная история редактирования и замечаний пользователей для всех типов обрабатываемых документов
• Моментальное создание документов по заранее настроенным шаблонам
• Делегирование полномочий пользователями своим подчиненным по иерархической лестнице
• Замещение ответственных пользователей в периоды отпуска или любые другие интервалы отсутствия сотрудника на рабочем месте предприятия
• Архивирование отработанных документов, как завершающая стадия процессов связанных с движением документа
• Конструктор управления маршрутами рабочих процессов с возможностью неограниченного создания собственных последовательных и/или параллельных шагов обработки и движения документов
• Создание отчетов по отслеживаемым документам и задачам пользователей предприятия

Электронный документооборот Worklite.Docs - веб-ориентированное решение, т.е. работа пользователей ведется посредством браузера и не требует установки клиентских приложений. СЭД может быть развернута, как в составе имеющегося в компании корпоративного портала, внедренного на платформе Microsoft SharePoint 2013, так и на отдельном Sharepoint сайте. Доступ к системе осуществляется только авторизованными пользователями с разграничением прав доступа к контенту, разделам, модулям и любой другой информации.

Worklite.Docs может устанавливаться на бесплатной версии Microsoft Sharepoint Foundation 2013. Это позволяет значительно снизить общую стоимость для компаний, не требует наличия дополнительных лицензий.

Преимущества

СЭД помогает:

• Организовать все процессы управления и движения файлами и документами в рамках единой точки хранения и обработки на внутреннем портале компании
• Запускать и следить за выполнением самых разных рабочих процессов обработки документов системой (процессы могут быть как заранее жестко спланированные, так и собственные):
• Ознакомиться с документом
• Редактировать документ
• Согласовать документ
• Утвердить документ
• Архивировать документ
• Запустить собственные настроенные процессы (в прилагаемом конструкторе)
• Выполнять назначение задач и поручений пользователям и осуществлять мониторинг и полный контроль за их взаимодействием
• Загружать и создавать документы в системе Worklite.Docs по заранее спроектированным шаблонам
• Отслеживать и обеспечивать версионность документов, историю их обработки и комментариев в специальных листах

Стоимость

Разработчики заявили электронный документооборот Worklite.Docs на платформе MS Sharepoint 2013 - от 390 тыс. руб.

2014: Worklite Docs и ЭЦП

28 марта 2014 года компания Worklite Systems сообщила о пополнении продукта Worklite Docs дополнительным функционалом, связанным с заверением документов электронной цифровой подписью (ЭЦП). Модуль ЭЦП расширит возможности организации полного цикла работ с электронными документами.

Завершив разработку нормативных регламентов использования ЭЦП компания-пользователь может интегрировать модуль в систему Worklite Docs, подключить центр сертификации и, переведя внутренние документы в электронный вид, приступить к использованию цифровой подписи в рамках своего документооборота.

Возможности модуля ЭЦП в электронном документообороте Worklite Docs могут использоваться для защиты документов от изменений, организации юридически значимого электронного документооборота, установления/подтверждения авторства документов. ЭЦП может использоваться при работе с документами любого типа (договоры, служебные записки, документы в территориально-удаленных субъектах, счета, различные внутренние отчеты, поручения и др.).

Функционал ЭЦП доступен при интеграции в платформу не ниже Microsoft Sharepoint 2013. В состав базовой версии Worklite Docs этот модуль не входит.