"1С:Предприятие 8" в салоне стоматологии

Открытие стоматологического салона "Консул" (г. Нижний Тагил), предлагающего полный спектр стоматологических услуг, состоялось в 2003 г. После лицензирования салоном в 2007 г. услуг по терапевтической косметологии он стал оказывать также услуги в части эстетической и функциональной реставрации.

В процессе первичной записи клиента администратор салона должен регистрировать его данные. При назначении времени, к которому клиенту следует явиться на прием, администратору необходимо руководствоваться актуальным графиком работы специалистов центра. В графике работы должны быть отражены все запланированные случаи подмены, совмещения и отсутствия специалистов. Для постоянных, а также особо важных клиентов в салоне предусмотрены скидки по оплате оказанных услуг, которые следует принимать во внимание при расчете стоимости оплаты. Оказание услуг сопровождается расходом материалов, которые также следует учитывать. Помимо оказания услуг салон занимается реализацией товаров, соответствующих его профилю деятельности, что вызывает потребность в учете товаров. При расчете заработной платы бухгалтерия салона нуждается в данных по учету времени, отработанного специалистами, а его руководству требуются соответствующие инструменты для анализа различных аспектов деятельности.

Наличие перечисленных, а также ряда других задач явилось предпосылкой для проекта автоматизации. После анализа программных продуктов руководство салона приняло решение о внедрении автоматизированной системы на основе прикладного решения "Палтусов: Красота и Здоровье" на платформе "1С:Предприятие 8.2".

Работы по проекту автоматизации были поручены разработчикам данного программного продукта – специалистам "Компании Палтусов" (1С:Франчайзи, г. Нижний Тагил).

Решение "Палтусов: Красота и Здоровье" предназначено для автоматизации оперативного учета в фитнес-центрах, спортивных и танцевальных клубах, салонах красоты, бассейнах и саунах, а также в детских центрах развития. В общем случае программу можно использовать для автоматизации деятельности любых организаций, ориентированных на оказание услуг, и для бизнеса которых важна возможность хранения истории взаимоотношений с клиентами. Рассмотрим более подробно возможности этого программного продукта.

Персональные данные клиента, а также его контактная информация хранятся в программе на карточке. Каждый визит клиента в организацию, который сопровождается оказанием ему услуг или реализацией товаров, регистрируется в системе.

Формы оплаты

Наряду с разовым получением и оплатой услуги программа позволяет также получать и оплачивать услуги по договору, по обычному или депозитному абонементу, а также с использованием депозитного счета.

По договору клиент может получить некоторый набор услуг без ограничений по их количеству, но в заданный период времени. Оплачивая абонемент, он тем самым вносит предоплату за некоторое количество равноценных услуг или за одну услугу, которая должна быть ему оказана заданное количество раз. По оплаченному депозитному абонементу клиент может получить любую услугу из некоторого набора со скидкой.

Физическое лицо или предприятие могут внести денежные средства в виде предоплаты за услуги на депозитный счет, который открыт для них в организации. Плата за оказанные услуги будет списана с этого счета. Пользоваться депозитным счетом может не только его владелец, но и указанные им совладельцы. При его открытии для предприятия пользователями услуг могут являться, например, сотрудники этого предприятия. Депозитный счет также можно использовать для продажи подарочных сертификатов.

Для назначения скидок определенным группам клиентов, например пенсионерам, детям, студентам и собственным сотрудникам, в программе используются категории. Предусмотрено применение персональных скидок, которые присваиваются клиентам в индивидуальном порядке по решению руководителя организации.

Работа с клиентами

Для обеспечения высокой скорости обслуживания клиентов и комфортной работы сотрудников в программе предусмотрено специальное "Рабочее место администратора". С его помощью можно формировать расписание работы специалистов, регистрировать предварительную запись клиентов, отмечать время, фактически отработанное сотрудниками, формировать отчет о реализации за текущий день и выполнять другие действия. На рабочем столе администратору доступна информация о проданных товарах и услугах, а также о сумме денежных средств в кассе.

В обязанности администратора входят ввод данных новых клиентов, оформление продаж услуг и товаров, договоров и абонементов, отнесение клиента к определенной категории. При расчете с клиентом ему доступны данные о задолженности клиента, его действующих договорах, обычных и депозитных абонементах, категориях и персональных скидках. Реализована возможность просмотра персональных данных клиента и истории его визитов в организацию.

Ценообразование

Программа позволяет использовать несколько типов цен, например для своих сотрудников или для определенных категорий клиентов, а также хранит историю их изменения. Корректировка цены позволена только пользователям с соответствующими правами.

Стоимость товаров и услуг рассчитывается в программе автоматически на основании действующих документов клиента, например договора, абонемента или депозитного абонемента с учетом категории клиента и персональной скидки, если она имеет место.

Программа дает возможность создавать скидки, действующие в определенное время дня, по заданным календарным графикам или для определенного количества реализуемой номенклатуры. Скидки могут быть присвоены владельцам договоров, абонементов, депозитных абонементов, определенным категориям клиентов, а также могут быть назначены персонально. Возможно создание скидок, действующих для всех посетителей, например утренние скидки или скидки при проведении акций.

Учет товаров

В программе предусмотрено оформление операций по поступлению, списанию и перемещению товаров. Реализована возможность автоматического списания расходных материалов на основании нормы списания при продаже услуги.

Программа позволяет назначить сотрудника материально ответственным за склад. В дальнейшем при продаже данным сотрудником товаров или оказании услуг она автоматически определит склад, с которого необходимо списать реализованные товары и использованные материалы.

Заработная плата и персонал

В программе предусмотрены документы для оформления приема на работу, кадрового перемещения и увольнения сотрудников.

Расчет заработной платы выполнятся по формулам, в которых используются его параметры. Использование стандартных параметров позволяет выполнить расчет для сдельной оплаты, оплаты по тарифу за фактически отработанное время, а также для расчета в виде процента от суммы реализации или наценки. Можно также использовать произвольные параметры расчета.

Результат автоматизации

Работы по проекту автоматизации были выполнены в течение четырех месяцев. В настоящее время в салоне автоматизировано пять рабочих мест. В результате автоматизации директор, бухгалтер, администратор, а также два специалиста в стоматологических кабинетах работают в единой информационной системе.

Вся информация о клиентах теперь систематизирована, что обеспечивает значительное повышение скорости их обслуживания. Руководитель, специалисты и администраторы могут получить оперативный доступ к информации об истории визитов клиентов, к расписанию специалистов и процедур и, таким образом, координировать свою работу. При прохождении пациентом курса лечения, который состоит из нескольких процедур, в систему вводится напоминание о следующем приеме. Теперь администратор может отследить дату следующей процедуры и напомнить о ней клиенту.

В результате автоматизации упростилось и стало более удобным ведение карт пациентов. В карточке пациента в системе фиксируется история болезни, составляется лечебный план. Расчет стоимости лечения, выполненный на компьютере врача, сразу становится доступен на компьютере кассы, в которой производится расчет с клиентом. Руководство салона получило возможность анализировать различные аспекты его деятельности с помощью отчетов.