Администрация Верхоянского района перешла на электронный документооборот на базе системы «Дело»

6 ноября 2018 года компания «ЭОС» сообщила, что Администрация Верхоянского района Республики Саха (Якутия) перешла на электронный документооборот на базе системы «ДЕЛО» с организацией обмена документами с участниками системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (МЭДО Р(С)Я). Интегратором проекта выступила компания «Инфосистемы-КС».

Специфика проекта на муниципальном уровне обусловлена слабой развитостью информационной инфраструктуры (в том числе отсутствием стабильного интернета) в отдаленных районах, необходимостью закупки серверов и модернизации либо создания с нуля локальных сетей.

«На протяжении многих лет в администрации существовали проблемы в процессах делопроизводства, а именно: потери документов, несвоевременная доставка, долгий процесс согласования и т.д. Автоматизация документооборота позволила решить эти проблемы». Гаврил Ильич Чириков, глава Верхоянского района

Система была запущена в промышленную эксплуатацию в июне 2018 года. В СЭД регистрируется входящая и исходящая корреспонденция, постановления и распоряжения главы района и администрации, ведется контроль исполнения поручений, работа с проектами документов, в том числе нормативно-правовых актов, причем все этапы согласования выполняются в электронном виде.

СЭД «ДЕЛО» в Администрации Верхоянского района оснащена опцией «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), которая позволяет посылать документы в органы государственной власти Республики и другие организации в электронном виде. Все отправляемые документы автоматически регистрируются у адресата, при этом администрация получает уведомление о регистрации документа с входящим номером. Уведомления приходят и при выполнении дальнейших операций с отправленным документом у адресата (передача, выдача поручения, получение отчета об исполнении поручения). Также схема работает в обратном порядке: в администрации автоматически регистрируется входящая корреспонденция от органов государственной власти с отправкой уведомлений. Пересылаемые по СЭВ документы подписываются электронной подписью, что снимает необходимость досылки документов в бумажном виде.

По итогам проекта, глава Верхоянского района может работать в СЭД «ДЕЛО» как со своего рабочего компьютера, так и с планшета, в том числе с использованием электронной подписи. Таким образом, даже находясь в командировке, он может получать почту на рассмотрение, выдавать и контролировать исполнение поручений и подписывать электронные документы.

В будущем заказчик планирует масштабировать систему – включать в нее новые группы документов и процессы работы с ними, увеличивать количество пользователей за счет приобретения дополнительных лицензий для сотрудников Администрации и подведомственных учреждений.