Внедрение мобильного приложения для первых лиц субъекта РФ - Правительство Вологодской области

Правительство Вологодской области – высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему органов исполнительной государственной власти Вологодской области образуют 19 департаментов, 5 комитетов и 3 управления. Также в ее структуру входят 3 инспекции и 2 представительства, которые являются самостоятельными юридическими лицами.

В 2013 году в регионе была внедрена автоматизированная система электронного документооборота органов исполнительной государственной власти Вологодской области (АСЭД) на базе DIRECTUM. Система предназначена для комплексной автоматизации работы со структурированной и неструктурированной информацией, включая создание, хранение, передачу, публикацию, совместную работу, а также организацию электронного документооборота и иных процессов обработки данных.

В АСЭД работает 286 организаций, включающих Правительство Вологодской области и структурные подразделения, органы исполнительной государственной власти, часть подведомственных бюджетных учреждений и органы местного самоуправления. Всего система охватывает более 2 тыс. пользователей, оборот документов составляет 665 тыс. в год.

Развитие мобильности

В 2016 году перед командой сопровождения системы была поставлена новая задача – реализация удаленной работы с АСЭД для губернатора, его заместителей и руководителей органов исполнительной государственной власти Вологодской области с помощью мобильного приложения. Решением задачи занимались специалисты вендора, а также сертифицированного партнера DIRECTUM – компании «ФИНЭКС Качество». На этапе предпроектной работы были сформулированы основные задачи, которое должно было решить приложение:

• предоставление возможности подписания документов с помощью ЭП в мобильном приложении
• повышение мобильности руководителей;
• увеличение оперативности решения текущих задач;
• повышение статуса АСЭД в целом за счет вовлечения в работу пользователей из состава высшего руководящего звена;
• формирование устойчивых навыков работы с АСЭД через мобильное приложение.

Требовалось автоматизировать ключевые бизнес-процессы:

• Согласование/подписание исходящей корреспонденции.
• Согласование/подписание проектов нормативно-правовых актов.
• Создание резолюции, включая возможность использования графического редактора для занесения текста поручения.
• Утверждение резолюций.
• Просмотр списков корреспонденции и нормативно-правовых актов, пришедших на рассмотрение, поиск заданий в списке по ключевым словам.
• Просмотр корреспонденции.

Изначально планировалось охватить системой 70 пользователей.

Высшее руководство области принимало активное участие в формировании требований к мобильному приложению и его дальнейшем тестировании.

Особенности процессов

1. Одним из самых востребованных процессов в мобильном приложении для руководителя стало «Согласование/ Подписание исходящей корреспонденции и правовых актов». Для удобства руководителя автоматически при поступлении документа формируется «Лист согласования» утвержденной формы. Он содержит последнюю информацию о согласовании, обновляется на каждом этапе процесса и защищен от внесения изменений, что позволяет руководителю видеть весь ход согласования в одном отчете.

2. Для вынесения резолюции по входящему в мобильном приложении используется маршрут «Вынесение резолюции на утверждение». С его помощью руководитель может не только утвердить подготовленный проект резолюции и отправить её на доработку но и самостоятельно внести изменения в поручение и утвердить его. При отправке резолюции на доработку пользователь мобильного приложения может создать графическую резолюцию, используя стилус. При изменении исполнителей в карточке поручения для удобства создан предопределенный список наиболее часто используемых работников, который сохраняется в мобильном приложении.

3. После перехода на электронный документооборот у руководителей осталась потребность вносить свои правки, замечания в любые документы, в том числе в мобильном приложении. При открытии документа системы автоматически включается режим правки, а изменения в режиме онлайн переносятся в основную базу данных в виде новой версии документа.

4. Автоматизирован процесс выдачи инициативных поручений из мобильного приложения. Предусмотрено два варианта:

• Руководитель заполняет карточку поручения, утвержденное поручение приходит исполнителям в режиме онлайн.
• Руководитель оформляет графическое поручение, которое приходит помощнику в виде задания на оформления поручения.

5. Подписание документов в мобильном приложении осуществляется с помощью Крипто-ПРО CSP 4.0. Таким образом, реализовано подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Результаты реализации проекта

В 2016 году мобильное приложение внедрено у губернатора области и его заместителей, а также части руководителей структурных подразделений и органов исполнительной государственной власти. Подключение идет в плановом порядке. Многие руководители обращаются с просьбами подключить их внепланово.

Мобильное приложение пользуется большим спросом у пользователей. Например, за декабрь 2016 года из 1931 заданий губернатора области 1438 выполнено из мобильного приложения, что составляет 74%.

Отзывы о работе в мобильном приложении только положительные. Так, губернатор области отметил компанию DIRECTUM благодарственным письмом «…за плодотворное сотрудничество при создании мобильного приложения «Directum Solo»… ».

Сократились сроки подписания документов. Если раньше руководитель находился в командировке и не имел возможности подписать документы в течение нескольких дней, то с внедрением мобильного приложения руководитель подписывает документы из любой точки мира.

Внедрение СЭД на базе Directum

13 апреля 2016 года Консалтинговая группа Финэкс совместно с Бюджетным Учреждением Вологодской области «Центр информационных технологий» сообщили о завершении внедрения системы Directum в Правительстве Вологодской области.

Здание офиса администрации Вологодской области (2016)

Задачи проекта

На момент старта проекта отдельные процессы были автоматизированы. Прежняя СЭД объединяла несколько органов исполнительной государственной власти (ОИГВ) области, общее количество пользователей системы не превышало 150 человек.

Правительству требовалось обеспечить работу всех государственных служащих в единой системе, реализовать поддержку всех документационных процессов ведомственного и межведомственного документооборота ОИГВ Вологодской области.

Поставленные задачи потребовали внедрения системы на современной, мощной технологической платформе. В качестве таковой выбрана СЭД Directum. Проектом предполагалось:

• организовать единое информационное пространство Правительства на уровне субъекта РФ;
• получить полнофункциональную систему электронного документооборота с неограниченными возможностями масштабирования и доработки функциональных возможностей под потребности пользователей.

Ход проекта

Проект начался в сентябре 2013 года. Команде внедрения предстояло в короткие сроки разработать модель информационной системы и внедрить реализованные бизнес-процессы во всех ОИГВ Вологодской области.

По завершении первого этапа внедрения в декабре 2013 года создана модель системы электронного документооборота, проведено обучение 685 пользователей, импортированы данные из прежней СЭД, а к системе подключены все ОИГВ области.

С конца 2013 года в автоматизированной системе электронного документооборота (СЭД) на платформе Directum действуют:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• подготовка, согласование исходящих и внутренних документов;
• выдача и контроль поручений должностными лицами ОИГВ области;
• организация и проведение совещаний;
• договорная работа;
• согласование, регистрация, рассылка и исполнение нормативно-правовых актов;
• работа с обращениями граждан и организаций.

Выполнена интеграция СЭД на платформе Directum с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), разработано и настроено решение для автоматической отправки и регистрации служебной корреспонденции во всех ОИГВ Вологодской области, разработаны отчеты исполнительской дисциплины.

На втором этапе внедрения в январе 2014 года, на базе Бюджетного Учреждения Вологодской области «Центр информационных технологий» создана служба технической поддержки СЭД. Помимо поддержки пользователей служба администрирует и развивает СЭД и инфраструктуру.

В этот период начало действовать решение «Система оценки эффективности работы государственных служащих». В его составе различные показатели эффективности труда сотрудников ведомства: от соблюдения сроков и качества исполнения до личного вклада и дисциплинированности. На основе данных, полученных в разрезе показателей, формируются отчеты как по конкретному работнику, так и по подразделению.

В октябре 2014 года команда внедрения разработала модель подключения к СЭД внешних корреспондентов. В их число входят органы местного самоуправления и подведомственные учреждения ОИГВ области. Разработанный механизм позволяет в короткий срок и без глубокой доработки подключить к АСЭД любую внешнюю организацию.

Итог проекта

• к работе в СЭД подключено 26 муниципальных районов и 94 сельских поселений области;
• произведена интеграция СЭД со сторонними системами 2 городских округов области;
• проведено обучение более 2 тыс. пользователей;
• реализован обмен служебной корреспонденцией между системой и внешними корреспондентами;
• автоматизирована выдача поручений должностным лицам внешних корреспондентов;
• разработан механизм автоматической регистрации писем от внешних корреспондентов в СЭД с отправкой на рассмотрение должностному лицу ОИГВ области;
• доработан веб-клиент Directum в части ограничения доступа внешних корреспондентов к информации, не относящейся к компетенции органов местного самоуправления и подведомственных учреждений.

На 11 апреля 2016 года количество подключенных к СЭД пользователей превысило 2,5 тыс. В системе работают все заместители губернатора, 32 ОИГВ Вологодской области, 10 структурных подразделений правительства, 26 органов местного самоуправления, 94 сельских поселения.