Администрация ГО Сибай Башкортостана внедрила СЭД «ДЕЛО»

18 ноября 2014 года Администрация городского округа город Сибай внедрила^[1] СЭД «ДЕЛО». Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе.

Выбор решения

Выбор системы электронного документооборота Администрация Сибая сделала, основываясь на опыте коллег. Органы местного самоуправления Башкортостана начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в 2007-2008 годах, и в настоящее время более 30 городских и районных администраций используют этот продукт в работе. Администрация ГО Сибай выбрала последовательный способ внедрения СЭД и начала с автоматизации базовых документальных процедур: регистрации и обработки корреспонденции.

Цели

До начала проекта процедуры обработки документов не были автоматизированы. Основной целью проекта заказчик определил постепенный перевод работы с документами с традиционных «бумажных» технологий в электронный вид.

Ход проекта

В августе 2014 года реализован первый этап автоматизации – переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. Предварительно специалисты компании «Медиалюкс» осуществили комплекс подготовительных работ:

• проанализировали структуру и объем документооборота Администрации;
• составили схему движения документов внутри организации;
• провели анализ каналов и способов взаимодействия с внешними корреспондентами.

На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения по структуру организации и особенности документооборота. Система была установлена на сервер и клиентские рабочие станции.

Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой «ДЕЛО». В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. Для перевода документов в электронный вид была приобретена и внедрена опция «Сканирование».

Результат

По итогам завершения данного этапа проекта были достигнуты требуемые результаты:

• корреспонденция, поступающая как в бумажном, так и в электронном виде, в настоящее время регистрируется средствами СЭД «ДЕЛО»;
• автоматизировано формирование регистрационных журналов – на смену бумажным формам пришли электронные;
• все поручения высшего руководства Администрации в настоящее время подлежат регистрации в системе документооборота, что позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину;
• отчетные формы по документообороту, которые требуются для поддержки управленческих решений руководства, формируются средствами модуля «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО»;
• существенно снизились временные затраты на рутинные процедуры поиска документов и поручений.

Планы по развитию

В дальнейшем планируется расширение использования системы за пределы участка службы документооборота и подключение к ней специалистов подразделений для электронного взаимодействия. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.

В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов.

Примечания