«БОСС-Кадровик» автоматизировал кадровую работу в Правительстве Ульяновской области

Предыстория проекта

Ульяновская область – крупный промышленный регион. Наиболее активно здесь развивается машиностроение, открываются новые предприятия, а на старые, созданные в советские годы, приходят новые автоматизированные технологии.

Сохранение положительных тенденций и создание благоприятных условий для дальнейшего социально-экономического развития Ульяновской области на долгосрочную перспективу является непосредственной задачей Правительства области. В свою очередь, это невозможно без привлечения и эффективного управления кадровым составом самой исполнительной власти региона.

«БОСС-Кадровик» автоматизировал кадровую работу в Правительстве Ульяновской области

Решение задачи совершенствования системы управления кадровыми ресурсами органов исполнительной власти Ульяновской области шло в рамках выполнения федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. N 65, и обеспечило основу реализации Программы в части внедрения информационных технологий в деятельность органов государственной власти. Выбор Правительства Ульяновской области остановился на информационной системе управления кадровым составом государственной гражданской службы «БОСС-Кадровик» - разработке российской компании «БОСС. Кадровые системы». Данное программное обеспечение с 2016 года внесено в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.

По состоянию на февраль 2017 года, непосредственно в Администрации Губернатора и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области трудятся более тысячи человек.

Ход проекта

Перед системой управления кадровым составом государственной гражданской службы «БОСС-Кадровик» ставились три основные задачи масштаба всего региона:

• автоматизировать кадровые процессы, имеющие в госслужбе свои особенности,
• уменьшить временные затраты на кадровое администрирование,
• повысить точность и качество учета кадрового состава и государственных гражданских служащих.

И, как следствие, - создание достоверной системы автоматической отчетности, так как до этого вся отчетность формировалась вручную. Внедрение системы было доверено компании "Бизнес-класс" - самарскому партнёру компании «БОСС. Кадровые системы».

Проект автоматизации выполнялся поэтапно:

• на первом этапе была осуществлена автоматизация процессов кадрового администрирования в общем (прием, увольнение, формирование стажей, отчетность);
• следующий этап - решение специфических управленческих кадровых задач (аттестация, квалификационные экзамены, отчетность) и др.;
• дополнительно в рамках проекта средствами системы «БОСС-Кадровик» была решена задача автоматизации деятельности департамента наград.

Проект пришлось начинать с самого элементарного – научить людей правилам работы в автоматизированной системе, потому что до этого они пользовались только офисными приложениями, такими как Word и Excel. Обучение использованию системы проводилось на рабочих местах сотрудников. Постепенно поменялся и сам подход к делу: бумажные документы и бесконечные папки с печатными документами ушли в прошлое, люди почувствовали всю полезность и удобство работы в системе «БОСС-Кадровик».

Отраслевые особенности

Учет прохождения государственной гражданской службы имеет свои существенные особенности, начиная от ведения и планирования штатных расписаний и заканчивая спецификой ротации, назначений на вакантные должности, формированием кадрового резерва и другими процессами. Все эти функции были автоматизированы средствами стандартной функциональности системы «БОСС-Кадровик».

Незначительные доработки потребовались при настройке функций аттестации, квалификационных экзаменов и множества групповых и индивидуальных печатных выходных форм, необходимых для них: отзывов и представлений руководителей, протоколов экзаменов и аттестаций, экзаменационных и аттестационных листов.

Для автоматизированного учета разных типов приказов - для технического персонала и государственных гражданских служащих - пришлось кастомизировать функции стандартной версии системы «БОСС-Кадровик», ведь почти все документы этого типа были неунифицированных форм, с различными особенностями и сложной структурой. Однако их все удалось стандартизировать, и в целом наладить автоматическую обработку, анализ данных и их представление.

Для некоторых типов приказов (о надбавках за выслугу лет, об установлении классного чина, о возложении обязанностей и некоторых других) был выделен в системе отдельный подмодуль «Приказы». В нём можно настраивать внутренние процедуры Workflow для этих документов, указывая, как обрабатывается данный приказ в зависимости от его визирования. То есть создавать представление потока задач, возникающих в системе при "проведении" приказа: какие данные появляются, как они связаны между собой и прочие настройки. Также среди доработок в системе – введение дельты доплат в штатном расписании.

Для департамента наград был разработан отдельный модуль, в который перенесена из Excel база данных награжденных по области. Создан функционал по работе с наградами и ходатайствами 4-х типов, а также программный инструментарий для работы с геральдикой.

Результаты и перспективы проекта

По состоянию на февраль 2017 года, управление по вопросам государственной службы и кадров Администрации Губернатора Ульяновской области в полном составе работает в системе «БОСС-Кадровик».

Наша организация получила систему, в которой ведется четкий, достоверный учет кадров предприятия. С помощью большого количества отчетов в любой момент можно точно и быстро получить информацию по любым данным, касающимся работников, - говорит заместитель начальника управления по вопросам государственной службы и кадров Администрации Губернатора Ульяновской области – начальник департамента государственной и муниципальной службы Екатерина Умнова. В наших планах - расширить используемый функционал системы, в частности, автоматизировать процесс формирования кадрового резерва.

Результатом внедрения системы «БОСС-Кадровик», по мнению сотрудников Правительства Ульяновской области, также стало сокращение времени на обработку кадровой документации, повысилась точность работы. Появилась возможность получать выборки по интересующим фильтрам. Кроме того, система напоминает о предстоящих событиях, сократилось общее количество бумажной работы.

В условиях жесткого финансирования, тем не менее, удалось добиться того, что в настоящее время с помощью системы «БОСС-Кадровик» автоматизирована вся кадровая работа исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.