«Азбука Вкуса» управляет проектами с помощью «Первой Формы»

В марте 2018 года компания «Первая Форма» сообщила о создании в «Азбуке Вкуса» системы управления проектами. Основой решения стала система управления класса workflow от «Первой Формы».

Предпосылки

В «Азбуке Вкуса» одновременно реализуется до 15 масштабных проектов и ведется поддержка около 40 уже реализованных проектов. Этим занимается проектный офис.

Раньше для каждого проекта на файловом сервере создавалась папка, в которую руководитель проекта складывал проектную документацию – уставы, планы, договоры, текущие отчеты. Для контроля сроков использовалась диаграмма Ганта, но руководитель проекта вносил в нее данные вручную. Для контроля проектного бюджета приходилось запрашивать данные из системы Microsoft Dynamics NAV, в которой хранятся финансовые планы компании и учитываются поступающие платежи.

По оценкам руководителей проектов, до 50% их трудозатрат приходились на рутинные операции, которые можно было бы автоматизировать.

Задачи

Внедрение системы «Первая Форма» должно было сократить непродуктивные затраты, связанные с ведением проектного документооборота и мониторингом проектов, и перевести управление проектами в режим онлайн, чтобы все данные о проекте в любой момент времени были актуальны и доступны руководителю.

Итоги проекта

Метод контрольных точек

Управление проектами построено на основе мониторинга контрольных точек. Каждый проект проходит через 6 обязательных этапов:

• Предварительный этап — проработка концепции и объема проекта,
• Оценка — оценка финансовых и трудовых затрат, расчет предполагаемой маржи,
• Выбор — сравнение и выбор поставщиков по различным видам работ,
• Планирование — составление графика выполнения работ,
• Выполнение — реализация проекта,
• Завершение — приемка результатов.

Эти этапы считаются контрольными точками 1-го уровня. Каждый этап разбивается на подзадачи, которые считаются контрольными точками 2-го уровня. Например, на Предварительном этапе могут выделяться подзадачи – Разработка концепции проекта, Согласование концепции, Формирование проектной команды и т.п. В свою очередь, каждая такая задача также может быть декомпозирована на более мелкие.

Всего в проекте может быть неограниченное число уровней декомпозиции, однако руководитель проекта, как правило, ведет мониторинг контрольных точек до 2-го, максимум до 3-го уровня. Как правило, это не более 35-40 контрольных точек на проект. Более мелкие подзадачи контролируются их непосредственными заказчиками и исполнителями.

Проектная документация

Для ведения документооборота используется файловое хранилище в составе «Первой Формы». Каждый документ создается сразу в привязке к своему проекту. Печатные формы документов разработаны исходя из потребностей компании и в едином корпоративном стиле.

В карточке проекта всегда доступны актуальные версии документов. Для каждого документа хранится история версий, с указанием авторства и даты внесения изменений. Согласование документа, если оно требуется, также происходит в рамках «Первой Формы».

При переходе проекта на следующий этап проверяется наличие необходимых документов, и если не все документы присутствуют, перевести проект на следующий этап невозможно.

Внесение изменений – под строгим контролем

Поскольку контрольные точки связаны между собой, изменение одной контрольной точки может повлиять на выполнение остальных. Поэтому как только проект переходит в стадию реализации, каждое изменение согласуется с руководителем проекта.

Исполнитель задачи подает запрос на изменение, в котором указывает старое и новое значение параметра (срока, исполнителя, суммы затрат, статьи бюджета и т.п.), а также объясняет причину изменения. Руководитель проекта может одобрить или отклонить запрос. Только после одобрения запроса изменения вступают в силу.

Анализ рисков

Каждой контрольной точке присваиваются статусы риска — по срокам, по бюджету, по ресурсам и по результатам. «Зеленый» статус соответствует нормальному ходу выполнения, «желтый» означает наличие некритичных проблем, а «красный» — проблемы, грозящие срывом проекта или этапа проекта. Например, просроченные задачи автоматически получают «красный» статус риска по срокам.

Руководитель проекта в любой момент может посмотреть текущее состояние контрольных точек как на диаграмме Ганта, так и в отчетах.

Раз в неделю руководитель проекта составляет отчет о статусе проекта. В отчет автоматически включаются все контрольные точки 1-го и 2-го уровней, которые должны быть завершены в течение ближайших недель (для каждого проекта назначается свой «горизонт контроля»). В отчете актуализируются статусы риска по каждой контрольной точке, при этом могут запрашиваться комментарии ответственных исполнителей.

Сводный статус риска по проекту рассчитывается исходя из статусов риска его контрольных точек. Например, статус проекта не может быть «зеленым», если в нем есть хотя бы одна «желтая» или «красная» контрольная точка.

Проектный комитет

Отчет о статусе проекта помогает руководителю проекта отчитываться на еженедельном заседании Проектного комитета – оперативного совета, в который входят представители топ-менеджмента компании. Повестка заседания также формируется автоматически – на Проектном комитете обсуждаются все контрольные точки 1-го и 2-го уровня, которые должны быть завершены в течение недели.

Руководители проектов приглашаются на заседание с краткими докладами. Решения Проектного комитета оформляются как поручения, для них назначаются сроки и исполнители, и эти поручения остаются на контроле вплоть до завершения.

Помимо заседаний Проектного комитета, в «Первой Форме» планируются обычные совещания и рабочие встречи. Вопросы, стоящие на повестке таких совещаний, и поручения, создаваемые по итогам, также могут быть привязаны к конкретному проекту или контрольной точке.

Распределение бюджета

Одной из важнейших задач, стоявших при внедрении «Первой Формы», была консолидация финансовой информации по проектам. Фактическое движение средств учитывается в Microsoft Dynamics NAV, но прежде платежи не были привязаны к проектам, и автоматически сформировать отчет по финансам проекта было невозможно.

Теперь в «Первой Форме» в карточке проекта зафиксирован его бюджет с указанием статей и сумм расходов. К каждому проекту привязаны договоры с поставщиками, а для договора запланирован график платежей. Если в договоре график не зафиксирован, то платежи планируются руководителем проекта вручную. При планировании платежа проверяется, укладывается ли данная сумма в рамки бюджета проекта. Дата платежа может быть привязана к дате контрольной точки – например, платеж должен быть выполнен не позднее, чем через пять дней после завершения этапа работ.

Интеграция с Dynamics NAV

Поскольку система Dynamics NAV является единым источником финансовой информации в «Азбуке Вкуса», в «Первой Форме» настроена интеграция с ней: раз в месяц на основе плановых и фактических платежей в «Первой Форме» автоматически составляется смета, которая затем проверяется руководителем проекта и при необходимости корректируется. Утвержденная смета выгружается в Dynamics NAV для разнесения поступивших платежей по договорам и статьям затрат. Затем данные о платежах передаются обратно в «Первую Форму».

Таким образом, в любой момент времени у руководителя проекта есть полная информация о взаиморасчетах с каждым поставщиком, а также об освоенном и доступном бюджете по проекту в целом.

Помимо смет и фактических платежей, налажена двусторонняя синхронизация бюджетов и контрагентов. Частично реализован функционал расчета мотивации исходя из процента участия сотрудника в проекте и его роли.

Проект в «Азбуке Вкуса» — наша первая масштабная интеграция с системой Microsoft Dynamics NAV. Залогом успеха стало взаимопонимание с заказчиком, его готовность вникать в принципы работы с данными, которые заложены в нашей системе, и использовать штатные возможности с минимальными доработками. В «Азбуке Вкуса» — более 100 действующих информационных систем, поэтому задачи интеграции в компании решаются умело и обстоятельно. Мы добиваемся полной синхронизации всей финансовой и справочной информации, которая используется в управлении проектами, а также дорабатываем блок расчета мотивации для проектных команд.

Эффект от внедрения

На начальном этапе в «Первой Форме» работали, в основном, руководители и администраторы проектов, а также сотрудники, участвующие в согласовании документов – всего около 25 человек. Они освоили функционал проектного управления, работу с документами и отчетами, и дали положительные отзывы о системе. Заказчики проектов, которые также хотят иметь доступ к данным о ходе работ, также стали проявлять интерес к «Первой Форме».

В 2018 году число пользователей системы планируется увеличить как минимум до 60.

В «Первой Форме» ведется управления проектами, разными и по масштабу, и по направлениям, и по критичности для бизнеса «Азбуки Вкуса». Часть этих решений направлена на повышение качества обслуживания покупателей в магазинах сети, внедрение новых форматов торговли. Другая часть проектов нацелена на оптимизацию внутренних бизнес-процессов – управление торговой сетью и товарными запасами, взаимодействие с поставщиками, соблюдение требований регулирующих органов. Длительность проектов варьируется от 2-3 месяцев до года.

Эффект, который мы уже ощутили от внедрения «Первой Формы» - это улучшение дисциплины управления проектами. Мы уже не запрашиваем отчеты у исполнителей, актуальные данные теперь регулярно поступают из еженедельных отчетов. Переход на следующий этап проекта выполняется только после того, как все задачи предыдущего этапа завершены и приняты заказчиком. Гораздо удобнее стало контролировать сроки и вовремя выносить проблемные задачи на обсуждение Проектного комитета. Отдельное большое достижение – это полнота и прозрачность финансовой информации, от инициирования проекта до завершения. Финансовую отчетность по проекту теперь можно получить буквально нажатием одной кнопки. Сократились ошибки в расчетах. Планирование платежей стало гораздо гибче: я вижу, из каких платежей складывается каждый показатель сметы, и могу маневрировать – например, перенести на следующий месяц несрочный платеж и направить освободившиеся средства на закупку товаров в «высокий сезон, — рассказал Владимир Стёпин, начальник отдела проектного управления «Азбуки Вкуса» и руководитель проекта внедрения «Первой Формы».

По предварительным оценкам, количество человеко-часов, затрачиваемых руководителями проектов на мониторинг и анализ, уже сократилось вдвое.

Система оказалась удобной не только для пользователей, но и с точки зрения сопровождения и развития. Так, на 2018 финансовый год в компании запланированы изменения, связанные с проектными документами и системой мотивации для исполнителей. Такие правки будет несложно внести в систему.

Компания «Азбука Вкуса» активно растет, постоянно появляются идеи развития, поэтому потребностей в автоматизации много. Для решения новых задач заказчик стремится использовать возможности уже внедренных систем, это разумный подход. И здесь мы можем предложить компании другие, еще не освоенные ими возможности «Первой Формы». Например, в компании уже заинтересовались нашим мобильным приложением. Уверен, что сотрудничество с «Азбукой Вкуса» будет длительным и взаимно полезным, — отметил Роман Широкопояс, клиентский менеджер «Первой Формы».