Navicon SalesOut автоматизировал анализ вторичных продаж в «АКРИХИН»

Внедрение продукта Navicon SalesOut не стало конечной точкой в процессе автоматизации вторичных продаж в «АКРИХИНе». Продукт живет и развивается с каждым новым требованием фарм-бизнеса. На данный момент, помимо обработки данных о продажах дистрибьютора, Navicon SalesOut активно используется для загрузки:

• месячных и недельных остатков,
• планов, в том числе и тендерных,
• закупок и продаж аптечных сетей.

Возможность определения кросс-продаж, идентификация Поставщиков в отчетах о закупках аптечных сетей позволяет «АКРИХИНу» отслеживать всю цепочку продаж своих препаратов.

«АКРИХИН» - одна из ведущих российских фармацевтических компаний, входящая в топ-10 производителей по объемам продаж и производства в России. В продуктовом портфеле компании насчитывается более 200 наименований лекарственных препаратов (более 100 брендов) как собственного производства, так и выведенных на российский рынок при партнерстве с другими компаниями. «АКРИХИН» является одним из пионеров лицензионного производства: компания выпускает препараты в кооперации с зарубежными партнерами с 1988 года.

«АКРИХИН» не занимается прямыми продажами лекарственных препаратов, а реализует их через обширную дистрибьюторскую сеть, поэтому важной частью работы компании является анализ вторичных продаж. Однако сбор и обработка этих данных обычно связана с рядом трудностей. Каждый дистрибьютор предоставляет отчеты в собственном формате с различными названиями одних и тех же препаратов и территорий, адрес конечного клиента в отчете и его фактический адрес могут различаться, дистрибьюторы могут продавать препараты друг другу, структура отчетов периодически меняется. Все это приводит к сложности консолидации и сопоставления данных с плановыми значениями. До внедрения решения Navicon SalesOut сбор и обработка аналитической отчетности от дистрибьюторов осуществлялась для «АКРИХИНа» сторонней организацией, но качество обработки данных менеджмент компании не удовлетворяло. В результате было принято решение обратиться в компанию Navicon, у которой уже был опыт успешного решения подобных задач, в том числе и в фармацевтической отрасли.

В решении Navicon SalesOut данные, полученные от дистрибьюторов о вторичных продажах, остатках на складах и планы продаж загружаются в единое Хранилище, где происходит их очистка, дедубликация, приведение к эталонному виду и обогащение. Важным элементом решения стала возможность идентификации одного и того же клиента, данные о котором поступили от разных дистрибьюторов под разными именами. Система позволяет автоматически формировать эталонную базу клиентов с помощью привязки адресов к Общероссийскому классификатору адресов (КЛАДР). На основании этих данных аналитики «АКРИХИНа» получают корректные консолидированные BI-отчеты и могут легко оценить процент выполнения плана, проследить продажи продукции до конкретных точек, определить основные тренды продаж в разрезе каждого региона, оценить эффективность работы своих медицинских представителей и т.д.

Еще одним технологическим преимуществом Navicon SalesOut является использование в качестве одного из модулей системы средства MS SQL Server MDS (Master Data Services) , которое предоставляет возможности по хранению и управлению нормативно-справочной информацией. В «АКРИХИНе» MDS используется в качестве Корпоративного Хранилища данных: здесь ведутся корпоративные справочники брендов, дистрибьюторов, клиентов, конкурентных препаратов и т.д. Использование MDS предоставило возможность хранения больших объемов информации и интеграции с другими корпоративными системами, использующими справочные данные.

Комментируя результаты проекта, Пономарева Елена, Руководитель аналитической службы «АКРИХИНа»,отметила: «У нас возник качественно новый процесс обработки данных и их анализа. Его основные особенности – скорость и качество. Достаточно сказать, что загрузка данных из отчета составляет около минуты на 1000 записей. Мы отказались от услуг подрядчиков и всю обработку данных делаем самостоятельно, полностью контролируя этот процесс. Мы не только оптимизировали свои трудозатраты, но и получили возможность оперативно анализировать информацию в различных разрезах и принимать на основе полученных данных своевременные управленческие решения. Сейчас осваиваем дополнительные возможности системы – начали обрабатывать отчеты от аптечных сетей и загружать в систему планы. Ближайшая цель – загрузка понедельных остатков».

Для всестороннего анализа деятельности компании используются данные, получаемые из различных источников, в качестве объектов анализа выступают:

• продажи на всём фармацевтическом рынке, получаемые из внешних систем;
• вторичные продажи в конечные точки продаж;
• остатки на складах дистрибьюторов;
• планы вторичных продаж;
• первичные продажи дистрибьюторам;
• различные виды дополнительной информации, хранящейся в файловых источниках (прайсы, скидки, курсы валют и т.д.).

Сбор и сопоставление разрозненной информации, а также построение на ее основе отчетности, требует колоссального ручного труда.

Выбор решения

Как и в большинстве компаний, основным инструментарием аналитиков «АКРИХИН» до внедрения BI был Excel. Исторически сложилось, что построенная на его основе система анализа требовала постоянной актуализации, поддержки и сложных манипуляций с данными. Естественные ограничения Excel на объем обрабатываемых данных (до 1 млн строк) делали этот инструмент неудобным для полноценного оперативного анализа. А постоянно меняющиеся требования бизнеса делали аналитиков «АКРИХИН» заложниками Visual Basic – языка программирования, на котором пишутся макросы в Excel.

К концу 2013 года система консолидации данных на основе Excel перестала удовлетворять потребностям «АКРИХИН». У менеджеров высшего звена сложилось четкое понимание того, что компании требуется новый подход к обработке огромного массива данных для автоматизации и повышения оперативности этого процесса. Руководство компании «АКРИХИН» решило доверить столь важный проект именно компании Navcion, основывая свой выбор на том, что подрядчик обладает опытом по внедрению BI-систем в фармотрасли, и на положительным опыте совместной работы с Navicon по предыдущим проектам.

Результат

Главной особенностью проекта были жестко установленные сжатые сроки – 2,5 месяца – запуск был привязан к дате проведения «АКРИХИН» цикловой конференции. Завершение проекта позже установленного срока означал бы полный провал. И только благодаря тесному сотрудничеству команд Navicon и «АКРИХИН», а также высокому уровню компетенции сотрудников обеих компаний, проект был реализован в указанные сроки.

«Сроки проекта были крайне ограниченными, и буквально до его старта не было уверенности, что все получится вовремя», - говорит Пономарева Елена, руководитель аналитической службы «АКРИХИН», – «но система все же была запущена к цикловой конференции благодаря совместной работе с Navicon».

Кроме того, чтобы ускорить и автоматизировать процесс получения данных из перечисленных систем и файлов, в рамках проекта необходимо было спроектировать единое Корпоративное Хранилище Данных (КХД) для ввода и хранения нормативно-справочной информации Компании. Требованиями к КХД были: универсальность в рамках всей компании и гибкость при подключении новых источников данных.

«Уже на этапе тестирования мы смогли выявить существенные различия структуры конкурентной среды в различных регионах» - комментирует итоги проекта Пономарева Елена, – «применение BI поднимает работу аналитиков на совершенно другой уровень – то время, которое раньше тратилось на подготовку данных, теперь можно использовать для их анализа».