Работа проведена совместно с компанией «ДоксВижн» и специализированным ИТ-подразделением «Роснефти» ООО «РН-Информ» филиал в городе Иркутск. Взаимодействие между участниками проекта организовано на площадке Технологического центра RKIT Group.

Сокращение без потерь

Специалисты Технологического центра и РН-Информ провели постановку задач, определили критерии успешности проекта.

В «Ангарской нефтехимической компании» система электронного документооборота на платформе Docsvision используется с 2009 года. За этот период размер базы достиг 450 Гб, прирост составляет до 1 Гб в сутки. Восстановление базы происходило более 12 часов. Требовалось сократить время создания резервных копий и восстановления системы, ускорить работу пользователей и облегчить управление базой данных. Для достижения цели решено разделить базу данных на две части: оперативную и архив. В соответствии с поставленной задачей разработали новую технологию архивирования.

Поделить, но сохранить

Согласно сценарию, заложенному в системе, ежегодно часть информации, потерявшей свою актуальность, переносится из оперативной базы данных в архивную. Перемещая невостребованные данные, технология архивирования уменьшает объем оперативной базы, ускоряет ее работу и облегчает управление.

При этом пользователь, работая в оперативной базе данных с актуальным документом, может в любой момент перейти в архив, например, просмотреть входящую, исходящую корреспонденцию за прошедшие периоды.

Для сохранения логики оперативной базы данных процедура архивирования предусматривает дублирование части документов как в оперативной, так и в архивной базе данных. При последующем пополнении архива, в архиве для таких документов предусмотрено наращивание ссылок из оперативной базы.

В соответствии с требованиями безопасности информации пользователям доступен просмотр архивных документов без возможности внесения изменений.

Итог

Резкое уменьшение объема оперативной базы данных увеличило производительность системы электронного документооборота на треть, время восстановления базы из резервной копии сократилось до 3 часов.

2011-2014: Адаптация бизнес-процессов и актуализация ЛНД

В результате интеграции АО «АНХК» и «Роснефть» возникла необходимость в адаптации бизнес-процессов и актуализации ЛНД, которыми эти процессы регламентированы.

Соответственно, появилась потребность адаптировать нормативные документы, в которых описаны и закреплены эти процессы, а также регламентировать процессы, требования к которым не были формализованы ранее. Деятельность АО «АНХК», направленная на приведение ЛНД в соответствие с производственно-хозяйственной деятельностью Общества, интегрированного в «Роснефть», ведёт к неуклонному росту фонда ЛНД.

Результат

Весь процесс разработки и утверждения нормативных документов, управление фондом порядка 5000 документов происходит в системе Docsvision. Пользователи системы — сотрудники отдела нормативного обеспечения отмечают, что избавились от рутинных процедур регистрации, публикации нормативных документов и ознакомления с ними сотрудников.

Новые и обновлённые документы, а также распорядительные документы отмены/ввода НД автоматически раз в сутки публикуются на портале. При этом старые документы, утратившие силу, удаляются.

Таким образом достигаются цели документационного обеспечения бизнеса по стандартам ISO, все сотрудники компании имеют доступ к актуальной нормативной базе. Большинство из них (около 1000 человек) работают с базой нормативных документов через внутренний корпоративный портал. Сотрудники предприятия в режиме реального времени имеют доступ к актуальной информации в соответствии со своими правами.

2012: Комплексный аудит ИТ-инфраструктуры СЭД

ОАО «Ангарская нефтехимическая компания» провела комплексный аудит ИТ-инфраструктуры системы электронного документооборота (СЭД). Срок проекта: август-октябрь 2012г.

Цели

Работы в проекте инициированы компанией RKIT Group, внедряющей в ОАО «АНХК» систему электронного документооборота на платформе Docsvision. Автоматизированы процедуры делопроизводства, управление заявками, управление претензионно-исковой работой. В опытной эксплуатации — подсистемы управления распорядительной документацией и согласования договоров.

Генеральный директор RKIT Group Анатолий Буняк: «В отношениях с нашими заказчиками мы руководствуемся принципом оказания любой посильной помощи, которая сможет обеспечить заказчику конкурентные преимущества, независимо от того, какие продукты он использует. Так, например, мы взяли на себя разработку корпоративного портала на базе MS SharePoint и интеграцию его с Docsvision. Работа включает весь цикл задач: от выработки концепции портала, до его создания и подготовки контента. До конца года будет завершена разработка подсистем поддержки управления нормативным обеспечением (НО). Возможную на этапе развития СЭД проблему мы стараемся увидеть и предупредить. Поэтому мы инициировали проведение аудита ИТ-инфраструктуры ОАО «АНХК». Заказчик отметил своевременность этой инициативы и поддержал ее. Масштабный мониторинг выявил скрытые резервы для увеличения быстродействия корпоративных информационных систем предприятия».

Решение

Комплексное исследование потребовало привлечения нескольких организаций: «ДоксВижн» и Digital Design. Специалисты RKIT Group сформулировали концепцию и план аудита, определили цели. Техническую поддержку оказывал филиал ООО «PH-Информ» в Иркутске, предоставляющий услуги в области автоматизации и сопровождения информационных технологий и связи для ОАО «АНХК».

Михаил Захаров, глава службы технической поддержки «ДоксВижн»: «Для компании «Доксвижн» это первый опыт совместной работы с привлечением организации, компетентной в области, не связанной с Docsvision. Мы планируем развивать такую практику, поскольку успешная эксплуатация системы Docsvision зависит не только от качества самой СЭД, но и эффективности связанных с ней систем и оборудования».

В ходе аудита обследованы серверы хранения данных (СХД), физические серверы, платформа виртуализации, виртуальные серверы Docsvision, сервисы приложений и баз данных Docsvision, а также произведен аудит СУБД Microsoft SQL. В итоговый отчет, подготовленный Digital Design, вошли: перечень выявленных проблем, оптимальные конфигурации настроек элементов инфраструктуры, около 20 практических рекомендаций по повышению производительности всех обследованных элементов, по обеспечению отказоустойчивости SQL-сервера в случае возможного сбоя. Рекомендации в области резервного копирования информации, возможные решения проблемы с нехваткой места на серверах хранения данных рассчитаны на долгосрочную перспективу и снабжены пошаговыми инструкциями по реализации. Другие методы применимы без особых финансовых вложений и трудозатрат со стороны заказчика. Некоторые из решений уже использовали для снятия напряжения в самых «горячих точках».

Ведущий инженер управления ИТ ОАО «АНХК» Ирина Макарович: «Наиболее острой была проблема быстродействия системы, обеспечивающей бухгалтерский учет на предприятии. Мы применили рекомендованные в аудите методы: реструктурировали виртуальное дисковое пространство, разбив на оптимальные по размеру элементы. Этим мы обеспечили стабильность работы системы. Пользователи отметили увеличение скорости обработки данных и более комфортную работу».

2009: Старт развёртывания СЭД Docsvision

В январе 2009 года началось развёртывание СЭД. Было обучено более 250 пользователей, на тот момент активно работающих в системе.

Одна из впечатляющих особенностей проекта по созданию системы электронного документооборота для «Ангарской нефтехимической компании» (АО «АНХК»): в системе настроены несколько тысяч папок, поисковых запросов, представлений, обеспечивающих автоматизированную поддержку управленческих процессов.

Система электронного документооборота продолжает развиваться: разрабатываются новые подсистемы, проводится тиражирование и сопровождение уже внедрённых прикладных решений.

Результаты

Реализованное решение охватывает все подразделения предприятия и более 3000 сотрудников; автоматизированы процессы управления претензионно-исковой работой, распорядительными документами подразделений. Позднее реализованы: система управления нормативным обеспечением бизнеса и корпоративный портал.

2008: Пилотный проект внедрения СЭД Docsvision

Задачи

Основная задача, поставленная руководством АО «АНХК» перед проектом: сокращение финансовых и временных затрат на обработку и согласование документов, повышение эффективности управленческих решений за счёт создания единого информационного пространства, осуществление контроля исполнения поручений руководства.

Ход проекта

Проект по реализации систем электронного документооборота стартовал в сентябре 2008 года. Для внедрения была создана объединенная проектная группа; в неё вошли представители RKIT Group, филиала «РН-Информ» в г. Иркутске и АО «АНХК».

Пилотный проект был выполнен уже в декабре 2008 года: были автоматизированы процессы обработки входящей корреспонденции на имя генерального директора, процессы учёта и контроля исполнения резолюций, обработки исходящей корреспонденции в ответ на входящую, а также учёт и контроль исполнения внутренних заявок в Управлении информационных технологий.

По результатам пилотного проекта было принято окончательное решение о выборе Docsvision в качестве платформы для создания корпоративной системы электронного документооборота АО «АНХК».

Источник — «https://zdrav.expert/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%90%D0%BD%D0%B3%D0%B0%D1%80%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BD%D0%B5%D1%84%D1%82%D0%B5%D1%85%D0%B8%D0%BC%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F_(%D0%90%D0%9D%D0%A5%D0%9A)_(DocsVision_(%D0%A1%D0%AD%D0%94))»