В торговой сети "Арго" завершается проект внедрения ECM-системы

Модули:

• "Классическое делопроизводство (канцелярия)"
• "Табель учета рабочего времени"
• "Выторг дня"

---

В крупной украинской торговой сети «Арго» стартовал проект внедрения ECM-системы Directum. Система будет установлена более чем в 50 магазинах сети по всей стране, а также в офисах и логистических подразделениях организации.

Цели

В целях оптимизации внутренних процессов движения документов и взаимодействия между специалистами компании «Арго – Торговая сеть» было принято решение о внедрении ECM-системы. Выбор был остановлен на системе Directum, которая отвечала всем требованиям, предъявляемым к ней клиентом: простота в освоении, возможность адаптации к специфическим структурным и организационным особенностям организации.

Направление решения

В рамках проекта предусмотрена поставка следующих модулей и компонентов системы: базовые модули, модули «Канцелярия», «Управление договорами» и «Управление показателями эффективности», служба файловых хранилищ (Directum Storage Services), сервер веб-доступа. Поставку, а также все работы по внедрению функционала системы будет осуществлять сертифицированный партнер Directum в регионе — компания «Лан Сервис».

Отрезки пути

Работы по внедрению и настройке системы распределены на 3 этапа. На первом, текущем, этапе решаются две первоочередные задачи: автоматизация работы внутренних служб компании, ответственных за регулирование розничного и оптового направлений ее деятельности (в электронный вид будут переведены операции по оформлению заявок на обслуживание для профильных хозяйственных служб); организация управления кадровым документооборотом (рассылка приказов руководителям отделов и розничных сетей, сбор служебных записок и т.д.).

Предполагается, что по завершении первого этапа к работе в системе Directum будет подключено более 70 сотрудников заказчика из числа директоров магазинов, руководителей отделов и их заместителей в офисе. Планируется, что Directum установят во всех магазинах розничной сети, а также центральном и региональных офисах компании, на удаленных складских объектах.

На втором этапе автоматизация коснется бизнес-процессов договорного и финансового отделов. В частности, качественные изменения получат все стадии работы с договорной документацией, будет создан единый электронный архив документов. Также будет проведена настройка панели показателей эффективности для высшего руководства, которая позволит оперативно контролировать деятельность отделов по ключевым критериям, отметили в Directum.

На заключительном этапе проекта предполагается интеграция с существующими внутренними системами учета и управления: «1С» и «Парус Предприятие 8». Предполагается, что к этому моменту в системе Directum будет работать более 300 сотрудников.

Финал

9 января 2013 года стало известно о завершении проекта внедрения. В рамках реализации второго этапа проекта автоматизированы:

• сбор и передача выторгов по розничной сети в соответствующие службы;
• регистрация внутренней документации;
• подготовки, рассмотрения и исполнения заявок на обслуживание;
• создания и движения внутри компании документации по служебным запискам.

Особое внимание уделено автоматизации процесса «Выторг дня» сбора, обработки, формирования отчетов и ключевых показателей эффективности в разных разрезах. Основой оптимизации бизнес-процессов стал функционал Базовых модулей и бизнес-решении «Классическое делопроизводство».

В ходе внедрения проведено обучение сотрудников «АРГО» работе в DIRECTUM. Обучающие семинары позволили эффективно начать работать с системой уже с первых дней эксплуатации, как рядовым сотрудникам, так и руководителям высшего звена.

Система установлена и эксплуатируется в головном офисе, в Киеве, а также во всех магазинах торговой сети в Украине.