«Корус Консалтинг» автоматизировал для «БФТ-Холдинга» планирование отпусков на базе K-Team

2022

Автоматизация планирования отпусков и создание единого окна корпоративных сервисов на базе Корус Консалтинг: K-Team

ГК «КОРУС Консалтинг» сообщила 14 февраля 2023 года о доработке функциональности корпоративного портала K-Team для БФТ-Холдинга. Теперь сотрудникам доступны обновленные модули: заявки на отпуска, магазин с брендированными подарками и корпоративные сервисы. Это повысило лояльность работников к корппорталу и помогло уменьшить загруженность служб бэк-офиса.

БФТ-Холдинг – российский разработчик программных продуктов и заказных решений для государственного сектора. В компании более 2000 сотрудников, работающих в 99 городах. Чтобы распределенным командам было удобнее планировать отпуска, компания решила автоматизировать эту функцию на корпоративном портале на базе K-Team Bitrix-24, который внедрила ранее совместно с «КОРУС Консалтинг».

Команда специалистов «КОРУС Консалтинг» реализовала модуль планирования графика отпусков. Решение доработали под бизнес-процессы компании и интегрировали с внутренней системой «Проектный учет». За неделю с запуска модуля большинство сотрудников оформили графики отпусков на 2023 год. Система помогла сделать это вовремя при помощи напоминаний. Коллеги высоко оценили возможность управлять своим отпуском онлайн. Корппортал автоматически направляет вносимые в график отпусков изменения на согласование руководителям. Планируя отпуск, можно видеть, сколько дней отдыха будет доступно на определенную дату в будущем, а также есть ли пересечения с периодами отпуска коллег. Сотрудники могут подать заявку, согласовать, изменить или отменить предстоящий отпуск.

Другой ключевой задачей развития портала стало объединение в одном месте всех внутрикорпоративных сервисов и приходящих на портал заявок по принципу Единого она. Ранее они были разнесены по разным каналам, что создавало неудобство сотрудникам. Для реализации проекта специалисты «КОРУС Консалтинг» сделали интеграцию модуля «Сервисы» с системой управления задачами, используемой в БФТ-Холдинге. Теперь все заявки, приходящие на портал, попадают в сервис, а все заявления, независимо от способа подачи, отображены в личном кабинете пользователя. Сотрудники могут отслеживать статус своих обращений, добавлять комментарии и вложения.

Еще одним нововведением стал модуль «геймификация»: за активности и достижения сотрудникам начисляется корпоративная валюта. Пользователи могут видеть на портале изменения своего бонусного счета, историю начислений и списаний, оформлять заявки на компенсацию: например, потратить БФТденьги на полис ОСАГО, детский лагерь или спортивный абонемент. Или обменять баллы на мерч в корпоративном магазине.

Благодаря данным модулям интранет стал единой точкой входа для всех корпоративных сервисов компании. Теперь сотрудники могут в одном месте получить необходимую информацию, подать заявки на отпуск, заказать брендированный мерч. Команда БФТ-Холдинга оценила обновленные возможности портала, а компания готова развивать и улучшать его в дальнейшем. При помощи модулей K-Team интранет сможет закрыть еще больше HR- и управленческих задач, сказал Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг».

Коллектив БФТ-Холдинга – это территориально распределенная команда, которая на 80% состоит из дистанционных сотрудников. Когда коллеги находятся в разных городах и часовых поясах, особенно важно эффективно взаимодействовать онлайн, и в этом помогает корпоративный портал. Особый фокус компания делает на развитии внутренних сервисов – чтобы решение любых вопросов было для сотрудников быстрым, легким и удобным. Портал отвечает этой концепции, заявила Ирина Чавшино, заместитель генерального директора по персоналу БФТ-Холдинга.

Создание корпоративного портала

5 сентября 2022 года ГК «КОРУС Консалтинг» сообщила о внедрении корпоративного портала на базе «1С-Битрикс24» в БФТ-Холдинге. Площадка объединила нужные для работы сервисы, помогает отслеживать статус заявок и задач, улучшает взаимодействие между сотрудниками и компанией, увеличивает вовлеченность в корпоративную культуру.

На начальном этапе специалисты исследовали внутренние процессы. Требовалось увеличить число сервисов, улучшить отслеживание обращений, заявок и поручений, более точечно доносить корпоративные новости и объявления, собирать обратную связь и аналитику. Сотрудники отмечали, что хотели бы видеть больше информации о новых коллегах (в офисе и на удаленке), ускорить поиск контактов и документов на портале. Перед компанией встал выбор между существенной доработкой имеющегося интранета или внедрением иного решения. После проведенного анализа доступной функциональности и удобства существующего решения руководство предпочло создать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24».

Эксперты «КОРУС Консалтинг» разработали архитектуру интранета с учетом требований заказчика, построили ролевую модель пользователей и перенесли информацию со старой площадки на созданную. Корпоративный портал объединил рабочие процессы, оптимизировал их, сократил время поиска информации. Интеграция с применяемой в БФТ-Холдинге кадровой системой «1С» позволила оперативно выгружать данные по отдельным пользователям, назначениям на должности, отпускам, организационной структуре. Для большего вовлечения выполнено брендирование портала. Дополнительно была создана еженедельная автоматическая рассылка для поздравления сотрудников с днями рождения.

Портал функционирует несколько месяцев, и мы уже заметили рост вовлеченности коллег. Уверены, что в будущем нам удастся добиться запланированных результатов внедрения – повысить интерес сотрудников к корпоративным новостям, наладить коммуникацию, сплотить коллектив, ускорить обработку запросов и сделать ее более прозрачной, сообщила Татьяна Савушкина, руководитель управления по обучению и развитию БФТ-Холдинга.

Для успеха бизнеса важно, чтобы сотрудники работали как единое целое. Платформа объединяет рабочие процессы и внутреннюю коммуникацию, закрывает потребность в точечном донесении новостей и объявлений. Мы рады, что помогли БФТ-Холдингу пересмотреть взаимодействие всей команды и улучшить бизнес-процессы. Работа над проектом еще не закончена, впереди – настройка интеграции с корпоративной системой управления задачами, оптимизация процесса согласования отпусков, внедрение магазина корпоративных подарков, прокомментировал Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг».