Башкирэнерго (1С:Документооборот 8 КОРП)

Автоматизированы следующие функции

• Документооборот (ECM)
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Работы по адаптации типового решения

Расширена функциональность подсистем учёта договоров и контроля исполнения поручений высшего руководства. Организована интеграция с системами "1С:МТО Материально-техническое обеспечение" и "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией".

Сопровождение

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Ход проекта

«Башкирэнерго» входит в состав крупной региональной компании ОАО «Башкирская электросетевая компания», к сфере деятельности которой относится транзит электроэнергии между центральной частью страны и Уралом, а также передача электроэнергии и распределение конечным потребителям на территории Республики Башкортостан.

После завершения процессов реорганизации компании в 2012 году, стала актуальной задача автоматизации документооборота в едином информационном пространстве холдинга, насчитывающем 3000 рабочих мест в 4-х юридических лицах. Внедрённые ранее системы документооборота не обеспечивали всей требуемой функциональности, и не предусматривали интеграции с системой ERP на платформе «1С:Предприятие 8».

По результатам анализа возможностей существующих решений, была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Её функциональные возможности в целом соответствовали потребностям предприятия. Также она оптимально подходила для решения задач интеграции с подсистемами ERP.

Для наиболее полного удовлетворения всех потребностей заказчика, проект был разделён на три подпроекта:

• внутренний документооборот и канцелярия,
• договорная работа,
• поручения высшего руководства.

За каждым подпроектом был закреплён выделенный специалист заказчика, отвечающий за формулирование требований и приёмку работ.

В рамках подпроекта "Внутренний документооборот и канцелярия" выполнены следующие работы:

• По методической части: выявлены и проанализированы требования подразделений различных уровней к разграничению доступа к документам, спроектирован и настроен перечень наборов прав доступа, разработан классификатор видов документов и требования к их наполнению, разработаны процедуры обработки документов каждого вида, настроены соответствующие бизнес-процессы, решён вопрос с использованием бумажных подписей высшего руководства совместно с электронным документооборотом, предложены отчётные формы для контроля исполнительской дисциплины сотрудников.
• По технологической части: автоматизированы процессы рассмотрения входящих документов, согласования исходящих документов, приказов, распоряжений, служебных записок, выполнены небольшие доработки механизмов утверждения, контроля (для обеспечения совместного использования с бумажным подписанием документов у высшего руководства), механизмов контроля корректности вводимых данных, выполнена интеграция программы с 1С:Управление НСИ в части контрагентов, организаций, выполнена интеграция с сервисной конфигурацией для управления учётными записями пользователей 1С

В рамках подпроекта "Договорная работа" выполнены следующие работы:

• По методической части: выделены и систематизированы различные виды договоров, используемых на предприятии, спроектирован перечень важных параметров договоров, используемых для их классификации и дальнейшей обработки, разделено понятие договоров и дополнительных соглашений, введено понятие графиков оплаты и отгрузки по договору, формализованы критерии определения маршрутов для согласования разных видов договоров, в зависимости от их параметров, предложена единая система нумерации договоров холдинга, разработаны особые права доступа к подсистеме.
• По технологической части: доработана карточка "внутреннего документа" для удобного представления всех параметров договора, доработана система нумерации договоров с учётом сложной филиальной структуры, автоматизирован бизнес-процесс согласования договоров по автоматически назначаемым маршрутам, выполнена интеграция с 1С:МТО в части передачи проекта договора и приложенных файлов из системы закупок на согласование в систему документооборота, выполнена интеграция с внешним хранилищем отсканированных документов 1С:МТО и КИС

В рамках подпроекта "Поручения высшего руководства" выполнены следующие работы:

• По методической части: протестированы различные методы организации работы с поручениями высшего руководства, в результате чего выбран механизм Мероприятий с небольшими доработками, разработаны особые права доступа к подсистеме, учитывающие уровни высшего руководства, и обеспечивающие секретность содержания протоколов совещаний различных Советов и Комитетов для исполнителей отдельных пунктов поручений, предложен механизм для хранения и обработки пунктов поручений и выписок из протоколов.
• По технологической части: доработана форма карточки Мероприятия для удобного запуска поручений по отдельным пунктам, настроены специальные виды внутренних документов для хранения Пунктов поручений и Выписок из протоколов, обеспечивающие надлежащий уровень секретности доступа, разработан специальный механизм для вызова процессов рассмотрения и исполнения без необходимости запускать их вручную, настроены макросы для печати протокола в шаблон документа MS Word.

Результаты проекта: Руководством были определены следующие ожидания от результатов автоматизации:

• Переход на полностью электронный документооборот при формировании, согласовании и регистрации входящих и исходящих корреспонденций, договоров, организационно-распорядительных документов, ведении служебной переписки, в том числе поручений органов управления;
• Повышение уровня исполнительской дисциплины за счет создания централизованной системы контроля и отчетности;
• Повышение уровня эффективности управления в подразделениях за счет расширения организационных границ по сравнению с действующей СЭД;
• Повышение оперативности обработки документов;
• Интеграция с системой «1С:МТО – Материально-техническое обеспечение» в части автоматического формирования карточек договоров, полученных в результате выполнения закупочных процедур;
• Снижение затрат на изготовление, тиражирование, рассылку и последующую обработку документов в бумажном виде;
• Создание измерителей качества эффективности бизнес процессов документооборота их автоматизированное получение и консолидация для последующего анализа.

В результате внедрения достигнуты все ожидаемые результаты, обозначенные руководством.

Работы по адаптации и внедрению программы выполнила компания «Софт-портал проект», совместно со специалистами холдинга. Проект стартовал в июле 2013 года, и завершился в феврале 2014 года. При этом в реальной работе программа используется уже с января 2014 года. Программа передана в промышленную эксплуатацию с 01.03.2014.

С компанией «Софт-портал проект» заключен договор сопровождения, оформлена платная подписка на ИТС, проводятся работы по поддержке и дальнейшему развитию системы. Производится расширение направлений интеграции программы в Корпоративную информационную систему предприятия, а также выполняется совместный проект ЦКТП по оптимизации производительности отдельных операций.

Факты о проекте

• Общая численность компании: 10000
• Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
• Общее число автоматизированных рабочих мест: 3000
• Среднее число подключений к базе: 1000
• Объём информационной базы составляет 200 гигабайт. В среднем, в день в программу вводится около 500 документов, запускается около 1000 процессов, выполняется около 5000 задач.