WSS-Consulting внедрила СЭД WSSDocs в холдинге «Вертолеты России»

Предпосылки проекта

В 2012 году в компании «Вертолеты России» возникло несколько задач, связанных с СЭД. Во-первых, необходимо было выбрать новую СЭД вместо предыдущей системы, которая перестала удовлетворять бизнес. Основная причина тому - снижение быстродействия по мере роста количества документов в системе. Также недовольство со стороны пользователей вызывал недружелюбный интерфейс. Во-вторых, необходимо было выбрать такую СЭД, которая станет стандартом для всех компаний холдинга.

Таким образом, ключевыми требованиями к новой СЭД стали:

Высокая производительность и скорость работы системы; Гибкость продукта, возможность его адаптации под требования бизнеса без программирования; Поддержка распределенного режима работы, чтобы в каждой компании холдинга была установлена собственная инсталляция, и все инсталляции можно было объединить в единое информационное пространство.

Выбор решения

Инициатива со стороны ИТ-специалистов холдинга «Вертолеты России» была поддержана его руководством. Был открыт конкурс, сформирована комиссия по выбору СЭД из числа владельцев бизнес-процессов и их представителей. Финальный этап выбора системы проводился топ-менеджментом холдинга на основе оценки возможностей систем-претендентов.

В итоге после многоэтапного отбора была выбрана^[1] система WSSDocs от разработчика WSS-Consulting. WSSDocs - это достаточно новый продукт на рынке СЭД, появился в 2009 году. WSSDocs динамично развивается – каждый год количество заказчиков WSSDocs удваивается, и на текущий момент система внедрена в более 110 компаниях с суммарным количеством автоматизированных рабочих мест более 130 тыс.

Ключевыми отличиями системы являются:

• Высокая скорость работы системы, быстрый отклик пользовательского интерфейса;
• Гибкий «движок», который позволяет выполнять 95 % доработок без программирования;
• Эффективный пользовательский интерфейс, благодаря которому пользователям нужно совершать в 2-3 раза меньше действий для обработки документа, по сравнению с большинством конкурирующих решений;
• Относительно невысокая стоимость системы и проекта внедрения.

«Во время презентации WSSDocs топ-менеджеры холдинга «Вертолеты России» убедились, что используя эту систему, они в 2-3 клика могут обработать документ, просмотреть карточку или историю согласования и за один клик принять нужное решение. Система отрабатывает все действия за 1-2 секунды, что также получило хорошую оценку. Оказалось важным, что в нашем продукте маршруты согласований настраивают не внедренцы или специалисты ИТ-отделов, а представители бизнес-подразделений. Запуск системы возможен в режиме федерации, который позволяет объединить все филиалы в единую программу, открывающую механизмы совместной работы», - рассказал управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов.

Ход проекта

Процесс внедрения WSSDocs проходил в несколько этапов. На первом этапе было составлено техническое задание на адаптацию WSSDocs для нужд «Вертолеты России». Далее по разработанному ТЗ в WSSDocs были подготовлены дополнительные виды документов, ряд дополнительных отчетов, были настроены бизнес-процессы, внесены изменения в карточки документов. После этого была проведена тестовая эксплуатация системы ограниченным кругом пользователей и произведена доработка системы по результатам тестирования.

Важным моментом была миграция данных из предыдущей СЭД. Для бизнеса «Вертолеты России» СЭД является критичным инструментом, поэтому переход от предыдущей СЭД к новой должен был произойти за один рабочий день. Причем те документы, которые находились в процессе согласования либо исполнения в предыдущей СЭД, должны оказаться в новой СЭД в аналогичных состояниях. Поэтому миграция была произведена во время майских праздников (в мае 2013 года), и в первый рабочий день после выходных в компании уже работала новая СЭД WSSDocs.

«Платформа WSS Docs ответила всем предъявленным требованиям, получила наиболее высокие оценки от комиссии по выбору платформы и, в совокупности с относительно невысокой стоимостью, была выбрана в качестве системы для внедрения. В процессе реализации проекта был продемонстрирован высокий уровень компетенции проектной команды со стороны исполнителя, в особенности уровень технической компетенции внедряемого продукта», - сообщает руководитель проекта внедрения и тиражирования WSSDocs в компании «Вертолеты России» Алексей Савенков.

По словам Геннадия Попова, проект реализован на высоком уровне благодаря таким факторам, как слаженная работа команды внедрения и четкое следование методологии.

Итоги проекта

Новая СЭД стала незаменимым инструментом для пользователей и после опытно-промышленной эксплуатации была принята в качестве корпоративного стандарта. В результате был запущен процесс тиражирования созданной конфигурации WSSDocs на предприятиях холдинга.

Помимо этого, была произведена интеграция WSSDocs с CRM, чтобы обеспечить сквозной процесс продажи вертолетов и услуг, обмена официальными документами и согласования договора поставки.

Согласно результатам общего опроса, который компания «Вертолеты России» провела через год после запуска WSS Docs в промышленную эксплуатацию (к маю 2014 года), более половины опрошенных использует ее постоянно. Большинство пользователей система в целом устраивает. Высокие оценки получил такой функционал, как интерфейс личного кабинета и интерфейс процессов, карточки документов и поручений, а также качество работы техподдержки системы, оказываемое силами сотрудников ОАО «Вертолеты России». Более половины опрошенных пользователей считают, что исполнение их должностных обязанностей упростится, если СЭД позволит осуществлять работу над документами совместно с сотрудниками предприятий холдинга. Причем наибольший интерес вызывает такая функциональность совместной работы с предприятиями холдинга в СЭД, как интеграция процесса входящей/исходящей переписки, согласование и доведение документов, контроль исполнения и отчетность, единые справочники сотрудников и подразделений. Интересно, что примерно равное количество респондентов выступают за продолжение ведения совмещенного документооборота и за полный переход на электронный документооборот.

«Система была принята в промышленную эксплуатацию, работает уже год и признана успешной и удобной подавляющим большинством пользователей ОАО «Вертолеты России». В настоящий момент текущий релиз системы признан функциональным заказчиком проекта и высшим руководством компании корпоративным прототипом и готов к тиражированию на предприятия холдинга «Вертолеты России» с последующим объединением в единую систему электронного документооборота холдинга», - делится Алексей Савенков.

Продукт отвечает всем ключевым требованиям, которые формировались при старте проекта, в том числе:

Быстродействие каждой операции составляет 1-2 секунды; Администрирование ведется собственными силами холдинга «Вертолеты России»; Большинство предложений по доработке, которые поступают от пользователей, реализуется заказчиком самостоятельно, в особо трудных случаях передается в WSS-Consulting. На данный момент система WSSDocs успешно введена в эксплуатацию в нескольких компаниях холдинга «Вертолеты России».

Перспективы проекта

В ближайших планах - внедрение WSSDocs на всех 16 предприятиях холдинга «Вертолеты России» и объединение всех компаний в единое информационное пространство.

Также планируется развивать функционал WSSDocs в соответствии со спецификой деятельности предприятий ОАО «Вертолеты России», что позволит расширить функциональный охват системы и повысит эффективность каждого предприятия и всего бизнеса компании.

Примечания