Docsvision для энергетической отрасли: проект для «Самарской сетевой компании»

Предпосылки развития проекта

Одной из ключевых задач компании «ССК» с самого начала являлось поддержание высокого стандарта обслуживания клиентов. C ростом объема поступающих заявок появилась необходимость автоматизации процессов бумажного документооборота. Прежние методы работы перестали обеспечивать ряд критичных требований – таких, как быстрота поиска и согласования документов, высокий уровень исполнительской дисциплины. Необходимо было качественное улучшение процессов работы с документацией и в 2009 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Первый этап автоматизации «ССК»

Компания «Программные Технологии» осуществила проект по автоматизации процессов документооборота «Самарской Сетевой Компании», внедрив на предприятии систему Docsvision. В результате внедрения, которое было реализовано с октября 2009 по апрель 2010 гг., удалось:

• автоматизировать процедуры регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних);
• автоматизировать процесс подготовки, согласования и утверждения документов (организационно-распорядительных, договорных и т.д.);
• автоматизировать систему контроля исполнительской дисциплины (с выдачей отчетов по невыполненным или просроченным поручениям);
• создать электронный архив документов.

Эффективность документооборота повысилась за счет сокращения времени на поиск и согласование документов, реализован процесс работы с поручениями по входящим письмам и по служебным запискам. В настоящее время в системе работают более 70 пользователей, к ней подключены все 32 структурных подразделения в центральном офисе.

По завершении первого этапа сотрудничества начался второй, результатом которого стал проект, уникальный по широте охвата автоматизируемых специализированных процессов, не имеющих отношения к классическому документообороту: процесс технологического присоединения клиентов, процесс приема сетей, процесс раскрытия информации и другие.

Второй этап автоматизации «ССК»

Процесс технологического присоединения

Процесс технологического присоединения – один из основных бизнес-процессов в компании «ССК», заключающийся в подключении энергопринимающих устройств заявителя к электрическим сетям компании. В связи с отсутствием единой системы регистрации заявок (процесс не был автоматизирован, учёт велся как в Excel, так и в других базах данных вручную) появилась необходимость автоматизировать этот процесс, сделать его более прозрачным, снизить его трудоемкость.

После анализа рынка существующих систем было принято решение в пользу Docsvision, поскольку она содержит необходимый функционал, является мощной системой управления бизнес-процессами и уже успешно использовалась в компании «ССК».

Компанией «Программные Технологии» с нуля был создан бизнес-процесс на базе Docsvision, в соответствии с теми регламентами, по которым функционирует процесс технологического присоединения. Решение на базе Docsvision систематизирует всю информацию по заявкам на подключение, ускоряет согласование сопутствующих документов, обеспечивает строгий контроль сроков подключения клиентов к электросетям, позволяет менеджерам контролировать этапы выполнения заданий, обнаруживать задержки в их исполнении и принимать меры по их устранению.

Особенности автоматизации процесса технологического присоединения на базе Docsvision

При подключении предприятий к электрическим сетям формируется большой объем данных. Ежегодно «Самарская Сетевая компания» регистрирует около 3500 заявок. В их обработке участвуют 12 подразделений центрального офиса ССК, а также 36 территориально распределенных структурных подразделения компании. Прохождение сопутствующих документов (от получения заявки до осуществления фактического подключения потребителя к сетям компании) осуществляется строго по утвержденному регламенту, в котором определен порядок работы каждого отдела, установлены определенные сроки исполнения каждой операции.

• Количество заявок в системе:

2011 год – 2500, 2012 год – 3500, прогноз на 2013 год – более 4000 заявок (уже поступило более 2000 заявок за первые полгода).

• В рамках решения задействованы 12 подразделений центрального офиса и 36 удаленных подразделений.
• 27 этапов обработки заявки от регистрации до отправки полного пакета документов по технологическому присоединению заявителю.
• Решение обеспечивает автоматическое формирование 39 видов документов по данным, хранящимся в карточке заявки.
• В системе более 240 000 файлов, прикрепленных к карточкам

Карточка заявки на ТП

Удобство и функционал работы с карточкой было одним из ключевых требований заказчика. Карточка заявки на ТП разработана с использованием среды разработки Microsoft Visual Studio 2012 и API системы Docsvision, что обеспечивает максимальную производительность, наряду с поддержкой возможности обновления платформы.

• Разработана ролевая модель, позволяющая организовать доступ к функциям карточки в соответствии с ролью в процессе ТП, поскольку в нём участвует множество подразделений.
• Для карточки заявки также реализован автомат состояний, отражающий динамику её состояний в ходе процесса.
• Теперь в карточке заявки более 100 информационных полей, при этом время первичного открытия карточки составляет менее 10 секунд, повторного – менее 5 секунд.

Карточка – это единая точка доступа ко всей информации по технологическому присоединению.

Автоматизация подготовки печатных форм

Автоматизация подготовки печатных форм предполагает настройку типовых форм документов в формате MS Word на автоматическое их заполнение параметрами заявки.

Запрос справок в РЭС

Автоматизированные рабочие места (АРМ) сотрудников центра обслуживания клиентов (ЦОК) и районных электрических сетей (РЭС).

Отдельные рабочие места сотрудников ЦОК и РЭС были разработаны с целью минимизации действий в системе по выполнению типовых операций, за счет вынесения этих операций в отдельное приложение и настройки интуитивно понятного интерфейса. В результате сокращено время на ввод и получение информации из системы.

Расчёт тарифа

Расчёт стоимости интегрирован в привычном табличном виде (Excel) и хранится в карточке заявки, что позволяет оперативно и просто вносить изменения.

Механизм выгрузки отчётов

В системе реализован механизм выгрузки отчётов, которые предоставляются в Межрегиональную Распределительную Сетевую Компанию и на сайт компании, в соответствии с существующим законодательством о раскрытии информации о подключениях.

Разработаны различные отчеты: как стандартными средствами Docsvision (просмотр и выгрузка отчета из интерфейса Docsvision), так и автоматическое формирование в Microsoft Excel.

Интеграция с системой «1С Предприятие»

В системе реализована интеграция с существующей на предприятии системой «1C», так как процесс работы с заявками включает бухгалтерские документы. Механизм интеграции позволяет создавать документы в одной системе – вся информация предоставлена в карточке заявки. Это значительно снижает трудоёмкость процесса.

Решение на базе Docsvision систематизирует всю информацию по заявкам на подключение и ускоряет согласование сопутствующих документов. Оно обеспечивает строгий контроль сроков подключения клиентов к электросетям, позволяет менеджерам контролировать этапы выполнения заданий, обнаруживать задержки в исполнении и принимать меры по их устранению. Решение учитывает все требования постановления Правительства РФ 27 декабря 2004 г. N 861 (об утверждении правил доступа к услугам по передаче электрической энергии и оказания этих услуг).

Дмитрий Брыкин, руководитель отдела внедрения СЭД «Программные Технологии»: «Система Docsvision объединила функции привычных программ (1C, Word, Excel, почта, корпоративный портал) и явилась единым инструментом для выполнения поставленных задач и контроля со стороны руководства».

Автоматизация процесса приёма сетей

Автоматизация процесса приёма сетей – это приобретение или аренда объектов электросетевого хозяйства. Данный процесс включает в себя определённые процедуры, начиная с анализа целесообразности приёма данных сетей, оформления договора, регистрации и т.д. Использование Docsvision позволило организовать контроль за каждым этапом, снизить сроки процесса и повысить его эффективность.

Процесс раскрытия информации

«ССК» как сетевая организация обязана публиковать определенную информацию на сайте своей компании (www.ssk63.ru). Автоматизацию данного процесса на базе Docsvision реализует подсистема управления заданиями в процессе раскрытия информации, которая делится на следующие части: предоставление информации, контроль за подготовкой информации, публикация информации на сайте компании. Рассылку заданий в соответствии с указанными задачами будут выполнять разработанные бизнес-процессы. Вся информация о ходе процесса отображена на соответствующих закладках карточки задания.

Использование единой платформы Docsvision для различных процессов позволяет хранить всю информацию по ним в одной системе, получать отчётные данные и данные по контролю также из одной системы.

Уникальность проекта

Проект автоматизации компании «ССК» стал выдающимся по широте охвата и сложности автоматизируемых процессов, по многообразию разработанных механизмов и применяемых технологий. Проект, начавшийся с внедрения СЭД и перевода компании на безбумажный документооборот, перешёл в стадию автоматизации ряда ключевых производственных процессов компании.

Впервые на базе Docsvision был разработан столь мощный функционал для энергетической отрасли.

Перспективы и планы

В ближайшее время компания «ССК» планирует произвести интеграцию уже реализованных решений Docsvision с другими информационными системами компании:

• интеграцию решений по технологическому присоединению с корпоративным порталом, чтобы сотрудники компании имели доступ к информации, хранящейся в системе по ТП;
• автоматизировать процесс подготовки и согласования закупочной документации, что позволит соблюдать сроки и качественно готовить документацию;
• перевести систему на новую версию платформы Docsvision 5.

Самарская Сетевая компания работает с компанией «Программные Технологии» с 2009 года; сейчас рассматриваются варианты дальнейшего расширения функциональности Docsvision.

Реализуемые проекты по автоматизации помогают делать бизнес-процессы компании эффективнее.