ГК Волховец завершила автоматизацию подготовки бюджета

Группа компаний ВОЛХОВЕЦ, российский производитель межкомнатных дверей, начала проект по созданию новой корпоративной информационной системы управления на базе решений Microsoft Dynamics AX и IBM Cognos Express. Партнером внедрения выступает международная консалтинговая компания Columbus.

В связи с ростом объема производства и поставок продукции перед руководством ГК ВОЛХОВЕЦ возникли задачи по модернизации существующей IT-инфраструктуры. До недавнего времени группа компаний использовала в качестве ERP решение на базе Microsoft Dynamics NAV. Однако прежняя система перестала соответствовать требованиям быстрорастущей производственной компании в части управления дистрибьюторской деятельностью, а дальнейшее развитие устаревшей версии NAV представлялось нецелесообразным. По результатам тендера руководство ГК ВОЛХОВЕЦ сделало выбор в пользу полнофункционального интегрированного решения на базе продуктов Microsoft Dynamics AX и IBM Cognos Express, предложенного консалтинговой компанией Columbus.

«Потребность в комплексном решении возникла в связи с формализацией группы компаний и созданием управляющей компании. Топ-менеджменту и акционерам стало очевидно, что обеспечивать необходимую управляемость при имеющихся локальных решениях было невозможно. В связи с этим и был объявлен тендер среди компаний-интеграторов», - комментирует Мария Степанова, генеральный директор управляющей компании ВОЛХОВЕЦ.

В рамках данного сотрудничества решается несколько задач повышения эффективности холдинга. В первую очередь, проект предусматривает оптимизацию управления торгово-дистрибьюторской деятельностью ГК ВОЛХОВЕЦ. Решение на платформе Microsoft Dynamics AX обеспечит более оперативное товарное планирование, контроль прохождения заказов на продукцию и хранение сведений о ее реализации, упростив работу производственной компании с торговыми представительствами и дилерской сетью ГК ВОЛХОВЕЦ. Кроме этого, в ходе проекта специалисты Columbus автоматизируют финансовый и управленческий учет, в том числе планирование финансовых операций с мониторингом движения денежных средств. В ГК ВОЛХОВЕЦ будет создано единое централизованное хранилище номенклатурно-справочной информации, доступное для использования всем компаниям группы.

Параллельно с запуском новой ERP-системы будет осуществлен переход на новую систему бюджетирования, анализа и ведения различных форм отчетности по финансово-хозяйственной деятельности группы компаний. Решение на платформе IBM Cognos Express охватит весь цикл формирования финансовых бюджетов (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, итоговый баланс и др.) – от этапа планирования до план-фактного анализа исполнения и отчетности по каждому предприятию и группе компаний ВОЛХОВЕЦ в целом.

Директор финансового департамента управляющей компании ВОЛХОВЕЦ Семен Егерев: «Еще в прошлом году наша компания рассматривала возможности внедрения автоматизированной системы бюджетирования (ранее для этих целей использовался Excel). Однако комплексная проработка вопроса, а также происходящие организационные изменения потребовали более широкого взгляда на вещи. Одновременно с внедрением большое внимание приходится уделять бизнес-процессам (приводить в соответствие учетную политику по группе компаний, определять принципы консолидации, большой блок работ сделан в части логистических процессов). В ряде случаев это несколько увеличивает продолжительность проекта, но позволяет заложить в систему те оптимальные решения, которые будут приносить пользу группе компаний ВОЛХОВЕЦ в ближайшие несколько лет».

Проект внедрения Microsoft Dynamics AX запущен проектной командой ГК ВОЛХОВЕЦ и Columbus в марте 2012, IBM Cognos Express – в мае 2012. Ожидается, что весь комплекс работ по автоматизации процессов управления дистрибьюторской деятельностью завершится к концу 2012 года. Переход на IBM Cognos Express будет осуществлен к началу планирования нового бюджетного года.

В заключение стоит отметить, что ГК ВОЛХОВЕЦ реализует проект по передовой методологии управления SureStep+. «Основа методологии была разработана Microsoft и адаптирована специалистами компании Columbus с учетом многолетнего отраслевого опыта внедрений. Она обеспечивает полное документирование и наглядное представление всех этапов и событий проекта, поддерживает согласованную работу участников проектной команды и тем самым предупреждает возможные риски внедрения», - подчеркивает Михаил Черепащук, руководитель проектов консалтинговой компании Columbus.

2013 год. Финал проекта - подведение итогов

14 мая 2013 года пресс-служба интегратора сообщила о завершении проекта строительства информационной системы управления на платформе IBM Cognos Express.

Детали

Проектная команда состояла преимущественно из специалистов финансового департамента группы компаний «Волховец».

В рамках внедрения выстроена новая бюджетная модель холдинга. Методология и регламенты планирования бюджетов удовлетворили руководство ГК «Волховец» и почти не изменились.

Реализацией проекта компания сумела устранить риск возникновения ошибок, неизменно сопровождающих ручной ввод и обработку информации. В процессе развертывания системы консультант Columbus ознакомил сотрудников финансового департамента ГК «Волховец» с основами информационной безопасности, принципами настройки прав доступа и пользовательских ролей в системе.

Внедрение IBM Cognos Express завершено в согласованные сроки. Результаты проекта партнёры оценли как "предсказуемо положительные". Бюджет 2013 года ГК «Волховец» сформирован в новой системе.

Преимущества

Планирование годового бюджета по группе «Волховец» в 2012 году заняло около 3 месяцев, в 2013 году финансовый департамент решил задачу за 3,5 недели. Новая система также позволила холдингу упростить согласование и корректировку краткосрочных операционных бюджетов.

«С помощью системы ГК «Волховец» замкнула в единый цикл ключевые процессы бюджетирования, получила инструменты для расчета статей в различных аналитических разрезах, полностью исключив трудоемкую ручную обработку данных и повысив достоверность финансовой информации, – отметила Алёна Марчук, руководитель проекта ГК «Волховец». – Финансовый департамент ежемесячно формирует в IBM Cognos Express управленческую отчетность по доходам и расходам группы в разрезе бизнес-единиц, может прогнозировать возможные отклонения показателей бюджета при изменении условий деятельности предприятий. В настоящее время мы настраиваем механизмы оперативного сбора фактических данных».