Госстрой Республики Башкортостан внедрил систему управления проектами Advanta

2019: Внедрение системы управления проектами Advanta

26 августа 2019 года компания «Адванта Консалтинг» сообщила о создании системы управления строительными проектами для Государственного комитета Республики Башкортостан по строительству и архитектуре.

В связи со значительным ростом числа и сложности выполняемых проектов руководством Республики было принято решение о внедрении в Госстрое РБ информационной системы управления проектами ADVANTA. Внедрение ИСУП должно было помочь на самом сложном направлении – обеспечить деятельность ГКУ Управление капитального строительства Республики Башкортостан.

Цели проекта:

• Создание единого коммуникационного портала в целях организации планирования и реализации проектов капитального строительства и реконструкции социальных объектов и сетей инженерных коммуникаций.
• Оптимизация процессов реализации проектов капитального строительства на базе информационной системы управления проектами.

Задачи 1-го этапа:

• Настроить контур управления проектами (объектами строительства) и договорами.
• Внедрить регулярные процессы по актуализации данных о ходе реализации проектов.
• Обеспечить прозрачность всего пула реализуемых проектов.
• Обучить специалистов и пользователей настройке и работе в системе.

Результаты 1-го этапа:

• На базе платформы ADVANTA создана система управления строительными проектами объектов социального назначения.
• Сформирован реестр строительства социальных объектов.
• Проекты структурированы в системе по направлениям и типам объектов.
• Сформированы шаблоны проектов и блоков работ.
• Созданы формы запроса информации о статусе проектов.

Полученные результаты подтвердили правильность решения о внедрении ИСУП и показали необходимость реформирования системы управления путем внедрения методологии проектного управления.

Центр компетенций переместился в ГКУ УКС РБ. В ИСУП был создан необходимый функционал для поддержки системного управления проектами. Утверждено временное положение о проектной деятельности. Реализованы пилотные проекты с отработкой процессов проектного управления.

Результаты 2-го этапа:

• Скорректирован шаблон запускаемых проектов в сторону разделения задач на два уровня.
• Создана двухуровневая система контрольных точек.
• Сформирован шаблон проектов строительства инженерных коммуникаций.
• Система отчетности стала отражать потребности разных групп потребителей информации.
• Разработан функционал для проведения совещаний и ведения протоколов.
• Создан функционал для постановки и контроля поручений.

«По результатам реализации 2-го этапа можно уверенно говорить, что: произошло сокращение числа проектов, превысивших базовый срок реализации на 20% (было 46, стало 38 проектов); произошло сокращение числа проектов, превысивших первоначальный бюджет на 30% (было 28, стало19 проектов); сократилось время принятия решений по проблемам, эскалируемым на уровень куратора проекта на 50% (в среднем, было 14 дней, стало 7 дней)», отметил Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ

Оценка системы управления проектной деятельностью (СУПД) ГКУ УКС РБ асессорами и их предложения по дальнейшему совершенствованию, по сути, запустили следующий этап развития.

«В 2019 году мы провели мониторинг развития системы в учреждении и приняли план мероприятий по дальнейшему развитию. Было разработано и утверждено положение по СУПД, утверждено положение по управлению рисками, переосмыслены базовые понятия о проектах и портфелях проектов. Госстрой РБ активно подключился к этой работе и взял на себя решение вопросов стратегического уровня управления», отметил Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ

Для оценки масштаба деятельности ГКУ УКС РБ в Госстрое РБ привели динамику роста числа реализуемых проектов:

• 2016 год – 135 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 2 629,1 млн руб.
• 2017 год – 104 объекта проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 2594,9 млн руб.

2018 год – 149 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 6056,1 млн руб. 2019 год – 226 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 12635,8 млн руб.».

Промежуточные результаты 3-го этапа:

• Создан функционал по работе с решениями Экспертного совета Правительства РБ.
• Создан функционал по управлению рисками проектов.
• В методологию введено понятие – мультипроект и составляющие его монопроекты, скорректирована структура задач монопроектов.
• Подготовлен функционал для работы с подрядчиками и поставщиками проектов в ИСУП.

Предстоящее внедрение в строительной отрасли технологии информационного моделирования, необходимости автоматизации процессов строительного контроля, внедрение программных роботов – далеко не весь перечень вопросов, который включен в план развития строительной отрасли республики. Все эти задачи будут реализовываться на основе интегрирующего звена, которым является ИСУП ADVANTA, отметили в «Адванта Консалинг».

«У государственных организаций, координирующих подрядчиков в части реализации федеральных и республиканских инвестиционных программ есть две главные задачи – получать актуальную информацию по проектам в реальном времени и стремиться максимально эффективно освоить выделенное финансирование. В рамках внедрения в Госстрой РБ ADVANTA настраивалась специально под эти задачи, для чего сформированы необходимые отчеты и загружены пилотные проекты в систему. Дальнейшее освоение и развитие системы осуществлялось силами заказчика при поддержке команды проекта внедрения со стороны «Адванта Консалтинг». В процессе удаленной поддержки был закрыт ряд дополнительных важных вопросов», отметил Павел Лазаренко, руководитель проекта внедрения компании «Адванта Консалинг»

«Участвуя во внедрении ИСУП с самого начала, с уверенностью могу сказать, что система оправдала ожидания на 120%. Почему 120%? Потому что многие решения по организации процессов управления пришли к нам уже на стадии фактического использования ИСУП. Помог опыт компании «Адванта Консалтинг», собранный от многочисленных клиентов. На начальной стадии внедрения для большинства моих коллег ИСУП выполняла функции учета и отчетности. По итогам проекта это сложный, многоплановый информационный, коммуникационный портал, позволяющий руководству ставить перед сотрудниками задачи и своевременно получать информацию об их выполнении. Грядущая информатизация строительной отрасли дает повод уверенно говорить, что мы сделали правильный выбор, а ИСУП станет тем стержнем, вокруг которого мы соберем множество других решений», отметил Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ

Факты о системе на август 2019 года:

• 238 проектов занесено в систему
• 3 570 задач верхнего уровня
• 952 контрольных точек верхнего уровня
• 110 пользователей.