"АФМ-Серверс" внедрила систему "1C:Документооборот 8 КОРП" в "Дальневосточной энергетической управляющей компании"

28 октября 2015 года. Компания АФМ-Сервис сообщила о завершении внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в "Дальневосточной энергетической управляющей компании". Система, охватившая 200 рабочих мест, объединила работу пяти подразделений предприятия, удаленных друг от друга на тысячи километров. В электронный вид переведено формирование первичных заявок на строительство энергообъектов, сметной документации и кадровых приказов. В результате бумажный документооборот сокращен более чем в 2 раза. Вдвое ускорилась обработка и согласование финансовых документов, договоров с подрядчиками и поставщиками строительных материалов и оборудования. Это помогает компании оперативно управлять реализацией инвестиционных проектов в условиях удаленности производственных подразделений от центра принятия решений и разницы в часовых поясах, а также бесперебойно снабжать объекты строительства всеми необходимыми ресурсами.

Акционерное общество "Дальневосточная энергетическая управляющая компания", 2015

Выбор решения

Расширение географии строительных объектов, рост количества разъездных сотрудников, непрерывно увеличивающийся объем оформляемых документов привели к тому, что использовавшаяся ранее система электронного документооборота перестала обеспечивать потребности компании: обмен данными между подразделениями задерживался, на согласование и подписание договоров стало уходить все больше времени. Руководство АО "ДВЭУК" приняло решение о переводе предприятия на новую систему электронного документооборота, которая помогла бы организовать надежное хранение документов, ускорить их формирование и обработку, сократить время на согласование договоров и финансовой документации. Кроме того, требовалось усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

Для финансово-экономического управления в компании уже успешно используется информационная система, созданная на базе "1С:Управления производственным предприятием", поэтому для автоматизации документооборота также было выбрано решение системы "1С:Предприятие 8" - "1C:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала компания АФМ-Серверс.

В настоящее время в системе работает 200 сотрудников бухгалтерии, финансового, сметного, проектного, юридического и других отделов АО "ДВЭУК".

Ключевые итоги проекта:

• Создана единая для всех подразделений система обработки и хранения документации Разграничены зоны ответственности подразделений и отдельных сотрудников компании, настроены индивидуальные правила доступа к системе. Это сократило время на поиск и формирование документов. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа, исключена утеря оригиналов.

• Формирование и согласование первичных заявок на строительство, сметной документации, кадровых приказов переведено в электронный вид. В результате объем бумажного документооборота уменьшился более чем в два раза.

• Бесшовная интеграция системы с решением "1С:Управление производственным предприятием" существенно упростила работу с документами:
• Скан-копии первичных документов хранятся теперь не в разных программах, как это было ранее, а в базе "1С:Документооборота". Любой сотрудник, например, менеджер проекта, может не выходя из окна системы "1С:Управление производственным предприятием" просматривать соответствующие заявки, договоры, сметную документацию, платежные документы и т.д., хранящиеся в базе документооборота. Это существенно экономит рабочее время пользователей.
• При согласовании документов пользователь может в системе документооборота получить сведения из "1С:Управление производственным предприятием 8" об отсутствующих сотрудниках, о том, по какой причине и на какой срок отсутствует согласующее лицо, кто в данный момент его замещает. Это помогло исключить потери времени при передаче документов по цепочке согласования. В итоге согласование финансовых документов, договоров с подрядными организациями, а также поставщиками строительных материалов и оборудования ускорилось более чем в 2 раза, сообщили TAdviser представители компании-интегратора.

Трякшин А.Н., директор по экономической безопасности АО "ДВЭУК": "Руководство компании высоко оценило возможности работы с системой "1С:Документооборот 8 КОРП". Решение многих срочных вопросов, согласование договоров с подрядчиками и документов на оплату стало проходить быстрее, работа управленческого аппарата стала более слаженной".