Департамент информационных технологий Москвы (ДИТ) (ПМ Форсайт (PPMPlus))

Цель проекта:

Создание единого информационного пространства и аналитического механизма поддержки принятия управленческих решений в рамках выполнения государственных программ города Москвы («Информационный город», «Открытое правительство» и других) Департаментом информационных технологий города Москвы.

При разработке АСУ ПРИЗ учтены требования международных и российских стандартов по управлению проектами (PMBOK, ГОСТ Р 54869-2011 и других).

Разработана и внедрена информационно-аналитическая система «АСУ ПРИЗ», позволяющая:

• Организовать сбор заявок от органов исполнительной власти (ОИВ) г. Москвы на проекты по информатизации;
• Осуществлять планирование проектов и подготовку Плана работ по информатизации;
• Осуществлять планирование контрактации и подготовку Плана-графика размещения государственного заказа;
• Контролировать реализацию Департаментом информационных технологий г. Москвы мероприятий государственных программ, проектов и контрактов.

Информационно-аналитическая система «АСУ ПРИЗ» используется следующими структурными единицами Департамента информационных технологий г. Москвы, участвующими в процессах управления проектами:

• Управление отраслевых проектов;
• Управление по реализации ГП «Информационный город»;
• Дирекция ГП «Информационный город»;
• Отдел обеспечения городского заказа;
• Управление технической политики;
• Управление эксплуатации и инвентаризации ИСиР;
• Управление связи;
• Управление финансов, бюджетного учёта и отчётности.

Проект «Электронный документооборот Правительства Москвы» стартовал в декабре 2011 года, с целью перевода органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот, ради повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения заявок и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами.

Проект включал следующие направления:

Внедрение внешней системы отчетности для органов исполнительной власти г. Москвы и Аппарата Мэра и * Правительства Москвы;

• Подключение к электронному документообороту;
• Развитие и сопровождение ЭДО;
• Обращения граждан в ЭДО.

В рамках этих направлений необходимо было выполнить задачи:

• автоматизировать процессы документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений;
• автоматизировать процессы сбора и формирования отчетности;
• подключить к ЭДО органы исполнительной власти и подведомственные им учреждения;
• обеспечить возможность удаленной работы с документами (мобильный офис для руководителей);
• усовершенствовать электронный документооборот (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграция).

Этапы реализации проекта:

2011 г. Внедрение ЭДО в Аппарате Мэра и Правительства Москвы; разработка проектной и методологической документации по управлению проектом.

Результат: подключено 33 учреждения и около 5 тыс. пользователей.

2012 г. Подключение к электронному документообороту Правительства Москвы органов исполнительной власти.

Результат: подключено более 1 тыс. учреждений и около 25 тыс. пользователей.

2013 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; интеграция с порталом «Наш город»; выпуск релиза 6.8 «Обращения граждан».

Результат: подключено около 1800 учреждений и более 40 тыс. пользователей.

2014 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; выпуск релиза 7.0; выпуск релиза 7.1; стабилизация ЭДО.

Результат: подключено около 2 тыс. учреждений и более 50 тыс. пользователей.

Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» были привлечены к работе над проектом в конце 2011 года, для организации и запуска проектного офиса.

Система управления проектами, разработанная нашими специалистами, включала три компонента:

1. Методологическая и регламентная база. В рамках проекта специалистами проектного офиса была разработана проектная документация, в том числе:

• Устав проекта;
• Положение по управлению проектом;
• Комплект регламентной документации по планированию и мониторингу проекта, в том числе шаблоны основных рабочих документов.

2. Проектный офис. Персонал проектного офиса отвечал за информационно-аналитическую поддержку проекта, то есть за сбор данных о выполнении проекта, подготовку оперативной и информационно-аналитической отчетности для заказчика.

3. ИТ-решения. В рамках проекта технические специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» разработали и внедрили 2 информационных решения:

Проектный портал:

• Единая информационная площадка для участников проекта;
• Ведение календарных планов;
• Мониторинг рисков, поручений и показателей;
• Формирование аналитической отчетности по проекту;
• Сбор, обработка и формирование отчетности по подключению пользователей к ЭДО;
• Ведение архива документации по проекту.

Промо-сайт проекта (edo.dit.mos.ru):

• Информационно-презентационные материалы по проекту;
• Методические рекомендации и разъяснения по подключению к ЭДО;
• Текущие показатели по проекту.

Основные процессы, выполняемые проектным офисом

• Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
• Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
• Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
• Мониторинг поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и подготовка проектов ответов;
• Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
• Анализ и принятие решений по изменениям.

Операционная деятельность проектного офиса в рамках основных процессов управления проектами

• Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
• Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
• Формирование и ведение реестра проблем и рисков проекта;
• Подготовка аналитической отчетности по проекту, достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах, для всех уровней участников проекта;
• Организация совещаний, их документирование и согласование протоколов;
• Контроль исполнения поручений;
• Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
• Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
• Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
• Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов.

Специализированная деятельность проектного офиса

• Разработка проектов писем – ответы на запросы и поручения и их мониторинг по протоколам Аппарата Мэра и Правительства Москвы
• Формирование разнорядок по поставкам сканеров в органы исполнительной власти города Москвы и их подведомственные учреждения
• Подключение пользователей Департамента информационных технологий города Москвы, назначение курсов СДО (выполнение роли локального администратора департамента – замещение при необходимости)
• Участие в разработке и организация согласования предметных регламентов взаимодействия по ЭДО и обеспечение их соблюдения

Результаты проекта

Новый ЭДО Правительства Москвы стал большим технологическим шагом вперёд по сравнению с предыдущими решениями: во-первых, городские органы власти получили единый инструмент для взаимодействия друг с другом и внешними контрагентами, во-вторых, была разработана полноценная система документооборота, включавшая делопроизводство и ведение отчётности. Таким образом, ЭДО стал первым опытом полностью автоматизированного документооборота.

В результате сроки обмена документами между органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями приблизились к реальному времени. При этом руководители ведомств получили возможность работать с документами в режиме 24/7 благодаря выпуску версии ЭДО для мобильных устройств.

С введением ЭДО органы власти впервые получили возможность отказаться от печати документов и услуг курьерской службы. На сегодняшний день к документообороту подключены 56 органов городской власти, 11 префектур и 125 управ, более 2 тыс. бюджетных организаций. В среднесрочной перспективе на новую систему документооборота перейдут все городские структуры.