«Доставка Морем» поделилась опытом автоматизации бизнес-процессов на базе собственных ИТ-решений

2023: Итоги автоматизации бизнес-процессов

«Доставка Морем» 21 августа 2023 года поделилась опытом автоматизации бизнес-процессов на базе собственных ИТ-решений. ERP-система в пять раз повысила выручку, объем отгруженной продукции и EBITDA компании.

Компания вышла на рынок в 2016 году. За пару лет трейдер наладил бизнес-процессы и собрал пул поставщиков, а в 2018 году приступил к диджитализации: разработке и внедрению ERP-системы Dayles Smart, глоссария Dayles Glossary, мобильного приложения Dayles Accept и аналитики в Power BI.

Было решено создать собственную ERP-систему, основанную на базе 1С. На этой платформе у холдинга велась бухгалтерская отчетность.

Первая интеграция Dayles Smart (часть контура) длилась шесть месяцев (с ноября по декабрь 2018 года), завершившись провалом. Причиной тому послужили ошибки в понимании процессов и, как следствие, не работающее ТЗ, отсутствие интереса со стороны команды и неверный выбор разработчиков.

Вторая интеграция продолжалась семь месяцев. В результате «Доставка Морем» получила работающий «в моменте» контур. В июле 2019 года запустили и начали аккумулировать первые автоматизированные данные в онлайн-режиме. На этом этапе был внедрен глоссарий Dayles Glossary, который имеет более 100 показателей количественного, качественного и стоимостного учета; началось отслеживание физических активов в географическом пространстве — где, сколько, когда, какого качества товар. Однако и эта интеграция не была полностью успешной, поскольку аудит программы показал, что коды нужно переписывать.

Только третья попытка полностью оправдала ожидания. Интеграция длилась восемь месяцев — с декабря 2019 по август 2020 года. В этот период были запущены все критически важные блоки учета:

• блок согласования каждого процесса через лицо, принимающее решение, также появилось мобильное приложение Dayles Accept, интеграция с Dayles Smart
• взаимосвязь между внутренними службами на уровне «системы»
• аналитика данных в любом разрезе

На финальном этапе компания запустила разработку аналитики в Power BI: сначала с использованием собственных ресурсов, далее с привлечением специалистов на аутсорсе.

Результатом работы стала возможность видеть на разных устройствах, в том числе и в мобильном приложении, данные и ключевые показатели, определяющие эффективность работы компании, применяя заданные фильтры.

Были автоматизированы следующие функции:

• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Управление отношениями с поставщиками
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Финансовый анализ
• Анализ данных и прогнозирование
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
• Автоматизация бизнес-процессов
• ЭДО с контрагентами
• Маршрутизация электронного документооборота
• Управление отношениями с клиентами (CRM)

Поскольку использовались такие готовые платформы, как 1С, создание ERP-системы не потребовало длительной и затратной разработки. Ключевые трудозатраты были связаны с организацией бизнес-процессов, разработкой терминологии, аналитикой, одним словом, созданием условий, при которых бизнес мог бы функционировать как единый организм.

Общий объем расходов на все системы составил менее 30 млн рублей или около 0,3% от выручки. Без сомнения, использование готовых решений, а не разработка собственных, стоила бы значительно дороже, к тому же не факт, что удалось бы реализовать задачу и адаптировать готовую ERP под задачи бизнеса.

С пяти до двух дней Dayles Smart позволила сократить срок аккредитации поставщика, с трех до одного дня уменьшить время согласования типовой сделки на закупку товара и с 34-х до 24-дней сократить срок формирования типовой судовой партии на малой воде.

Но самое главное то, что у компании появились актуальные данные для принятия решения по продажам и закупкам, использованию финансовых линий и работе с валютным риском.