"ЕлховТранссервис" автоматизирует управление транспортным предприятием

14 января 2014 года компания 1С-Рарус сообщила об автоматизации процесса обработки путевых листов в ООО "ЕлховТранссервис" - дочерней компании транспортного холдинга "Татнефть-ТрансСервис", на основе решения 1С:Управление автотранспортом 8.

Задачи проекта

Ежедневно предприятия холдинга доставляют сотни грузов по всей России. По каждому заказу необходимо подготовить сопроводительные документы, разработать маршрут, резервировать транспорт и экипаж. Ранее диспетчеры заполняли путевые листы вручную, после чего операторы также вручную вводили полученные данные в существующую систему учета. Информация часто искажалась и представлялось затруднительным - контролировать расход ГСМ, пробег автотранспорта и рабочее время сотрудников. Возникали трудности и при планировании загрузки транспорта, сотрудников: менеджеры не располагали оперативной и достоверной информацией о наличии свободных машин и водителей - задерживалось исполнение заказов.

Холдингу требовалась информационная система для ускорения оформления сопроводительных документов и обработки входящих заказов, оперативного резервирования сил и средств, улучшения качества планирования маршрутов.

Руководство приняло решение - запустить пилотный проект в одной из дочерних компаний - ООО "ЕлховТранссервис": в автопарке 500 единиц автотранспорта и ежемесячно 12 тыс. путевых листов.

Ход проекта

Для реализации пилотного проекта пригласили компанию "1С-Рарус". В качестве простого и экономичного варианта для решения поставленных задач, подходила система 1С:Управление автотранспортом 8, которая уже использовалась на предприятии для управленческого учета.

Пилотный проект выполнен за два месяца. Автоматизировано 7 рабочих мест.

Итог проекта

Основные итоги:

• Повышение качества и скорости обработки заказов клиентов. Теперь после регистрации заказа в системе мгновенно рассчитывается стоимость услуги, резервируется транспорт и экипаж. Оператор может в любой момент времени предоставить клиенту точную информацию о стоимости и сроках исполнения заказа.
• Повышение оперативности управления автопарком и экипажами. В диспетчерских установлены терминалы приема и выдачи путевых листов - компьютерные системы, с помощью которых водители получают задания и отчитываются о выполненной работе, а также контролируется пробег автомашины по системе спутникового мониторинга GPS. При этом терминалы работают непосредственно с информационной базой 1С:Управление автотранспортом 8 и повторная ручная обработка данных, предоставляемых водителями, не требуется. Каждому водителю выдается индивидуальный магнитный ключ. Водитель подходит к терминалу, авторизуется с помощью своего магнитного ключа и получает распечатанный путевой лист, в котором указан маршрут, автомобиль, показания приборов (одометр, ГСМ) и другая необходимая информация. При этом на путевом листе печатается штрих-код. При выезде и заезде в гараж водитель сканирует штрих-код на КПП, и система фиксирует в информационной базе время начала и окончания работы по данному путевому листу. Таким образом, удалось улучшить трудовую дисциплину и сократить время холостого простоя транспорта в рабочее время в гараже.
• Усиление контроля за расходом ГСМ. По прибытии в гараж водитель подходит к терминалу и вновь сканирует штрих-код путевого листа. При этом информационный киоск запрашивает пробег по системе GPS. Кроме того, водитель вводит в систему данные о чеках на покупку ГСМ. Чеки сравниваются с данными из процессингового центра заправки. Расчет расхода ГСМ осуществляется по нормам расхода для данного автомобиля.
• В системе всегда содержатся актуальные данные о местонахождении водителей и машин, а также о плановых ТО и ремонтах транспорта. Данная информация позволяет оператору быстро подобрать клиенту машину, водителя и проложить маршрут. Если выясняется, что зарезервированный автомобиль по какой-либо причине не может выйти на линию, время, необходимое для подбора автомобиля ему на замену, сократилось с 2-х часов до 10-ти минут.
• Средняя скорость обработки путевых листов выросла в 5 раз. Ошибки при их формировании и закрытии исключены. Производительность работы диспетчеров повысилась на 25%. Клиенты получают услуги и документы вовремя и в соответствии с оказанными услугами.

По итогам пилотного проекта, руководство холдинга признало опыт успешным и приняло решение распространить его на предприятия холдинга.

Руслан Агзамов, руководитель ИТ-отдела УК "Татнефть-ТрансСервис" отметил: "В результате выполненного проекта исчезли очереди на выписку путевых листов. Существенно сократилось количество рекламаций от клиентов. Если раньше по ошибочно введенным в систему данным мы могли выставить клиенту неправильный счет, то сейчас такие случаи практически исключены. И, как следствие, сократилась дебиторская задолженность, вызванная разбором конфликтных ситуаций. После введения системы в эксплуатацию мы выполнили уже более 3 тыс. заказов, и все клиенты довольны".