Институт Стволовых Клеток Человека (ИСКЧ) Гемабанк (Первая Форма BPM)

На момент обращения в «Первую Форму» в компании уже сложился высокий уровень ИТ-культуры с использованием современных средств автоматизации. С выходом ФЗ-242 «О персональных данных» руководство решило перевести все значимые данные в контур отечественной информационной системы. Более 30 ИТ-компаний представили на конкурс свои предложения. Выбор в пользу «Первой Формы» был сделан на основании сочетания факторов «оптимальная стоимость-универсальный интерфейс системы».

Итог проекта

В системе работает более 60 пользователей на всех уровнях управления, включая Первое лицо компании.

На базе «Первой Формы» успешно решаются все задачи, связанные с электронным документооборотом: согласование заявок (ежедневно более 50 обращений), согласование договоров, приложений и допсоглашений — всех документов, которые требуют электронного подписания. Организовано единое централизованное хранение всей договорной документации с контрагентами, медицинскими центрами, поставщиками услуг (например, интернет, телефония, бронирование гостиниц и т.д.). Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией. В электронный вид переведен и внутренний документооборот компании — прохождение и утверждение регламентов и СОПов (стандартных операционных процедур), а также уведомление и ознакомление с ними сотрудников учреждения, контроль их исполнения.

«Первая Форма» интегрирована с приложением 1С: заявки на оплату создаются в «Первой Форме» и передаются в бухгалтерскую систему. В настоящее время ведутся работы по настройке обратной синхронизации: при поступлении денежных средств данные об оплате заявки из 1С будут возвращаться в «Первую Форму» для дальнейшей работы с клиентом.

«Первая Форма» стала единым источником актуальной информации. Например, прайс-лист на продукты компании теперь всегда находится в актуальном состоянии, поскольку все изменения вносятся в единый документ, доступный всем менеджерам. Кроме того, в системе организовано хранение писем, полученных из госструктур и содержащих важную информацию. Любой сотрудник может найти интересующие его сведения в реестре и тем самым избежать повторного обращения в гос. органы и сэкономить время.

Учет и согласование закупок расходных материалов для оборудования, установленного в лабораториях, также ведется в «Первой Форме». На основании накопленных данных в системе ведется расчет себестоимости оказанных услуг. Исходя из норм расходования материалов контролируются объемы выполненных работ.

«Первая Форма» помогает контролировать качество работы с клиентом. После завершения обслуживания каждый клиент может выставить оценку полученному сервису. Плохие оценки анализируются, выясняются причины инцидента и принимаются корректирующие действия в работе сотрудников компании.

Автоматизирована работа службы техподдержки (help desk) для сотрудников компании. Все подразделения, а также все лаборатории и филиалы ИСКЧ могут оставлять свои обращения и заявки.

Активно используется механизм постановки задач и поручений и контроля их своевременного выполнения. Развитие системы постоянно продолжается: системные администраторы ИСКЧ, прошедшие курс обучения в компании «Первая Форма», самостоятельно донастраивают приложение и автоматизируют бизнес-процессы.

Система полностью отвечает нашим запросам по планированию задач и электронному документообороту. Мы планируем расширять использование функциональных возможностей `Первой Формы` и подключать к работе с системой новые подразделения нашей компании, — заявила Татьяна Тютюнникова, административный директор ИСКЧ.