Effective Technologies внедрили систему бронирования помещений по заказу МВЦ «Казань Экспо»

2023: Внедрение системы бронирования помещений

30 января 2024 компания Effective Technologies сообщила о выполнении работ по заказу Международного выставочного центра «Казань Экспо» - внедрении Системы бронирования помещений для проведения мероприятий (выставок, концертов, конференций, форумов и пр.).

Система бронирования предназначена для ведения календаря мероприятий и управления загрузкой помещений выставочного комплекса. Функциональность Системы позволяет создавать мероприятия, фиксировать всю ключевую информацию по заказчику, исполнителю, датам и этапам проведения мероприятий, и резервировать необходимые помещения, оборудование, мебель и услуги. Для удобства пользователей в Системе реализована функциональность формирования отчетов и смет для управления и контроля ресурсов.

𝓲

Effective Technologies

Перед командой Effective Technologies была поставлена задача разработать систему, позволяющую автоматизировать и унифицировать процесс работы менеджеров и сотрудников смежных подразделений при планировании и проведении мероприятий, сформировать единую точку входа всех сотрудников, задействованных в работе над мероприятиями и повысить эффективность их работы за счет обеспечения достоверности, целостности и актуальности информации.

В рамках проекта необходимо было решить следующие задачи:

• автоматизация процесса бронирования помещений для проведения мероприятий;
• визуальное отображение графика занятости помещений и календаря мероприятий;
• автоматическое формирование отчетности и сметы по мероприятиям;
• минимизация репутационных и финансовых рисков за счет исключения ошибок при
• планировании мероприятий;
• централизованное хранилище данных;
• автоматическое журналирование данных в системе.

За основу был взят продукт Система управления бронированием, сделанный на базе low-code платформы Eftech.Factory. Выбранное решение повышает гибкость и расширяемость системы, что позволит в будущем развивать проект и встраивать в него новые функциональности, необходимые заказчику.

Сбор и анализ требований, разработка и согласование проектной документации проводились с ноября 2022 по март 2023. Реализация: июнь - октябрь 2023 Внедрение: ноябрь 2023.

На январь 2024 года обеспечивается сопровождение реализованной системы и консультации пользователей.

Результатом работы команды стала Система бронирования помещений, отвечающая всем требованиям заказчика и запущенная в промышленную эксплуатацию в установленный срок - 1 декабря 2023 года. Реализация сложной системы в сжатые сроки оказалась возможной благодаря использованию Eftech.Factory и оптимизации производственного цикла (разработки и внедрения).

В системе также реализован сервис управления идентификацией и контролем доступа для интеграции с Active Directory заказчика и обеспечения единой точки входа.

В первом квартале 2024 года проходит адаптация пользователей к работе с системой и формирование списка требуемых доработок.

Effective Technologies сохраняет за собой права на разработанную систему и продолжит развивать как отраслевое решение для MICE индустрии.

Следующим этапом развития Системы может стать реализация таких функциональностей, как:

• интеграция с 1С. Склад;
• мультиязычность;
• личный кабинет пользователя (менеджера и заказчика);
• интерактивная карта помещений;
• визуальный редактор плана помещения;
• возможность самостоятельной визуальной отрисовки помещений заказчиком;
• автоматическая публикация анонсов мероприятий на сайте;
• постановка задач кураторам, контроль их исполнения;
• чек-листы для проверки готовности проведения или закрытия мероприятия.