Автоматизация электронного архива документов «Келлогг»

В российском подразделении компании « Келлогг» (ООО «Келлогг Рус») реализован проект по организации на базе ERP Монолит электронного архива бухгалтерских и финансовых документов — один из этапов создания интегрированной системы электронного документооборота. Поставщиком решения стал давний бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы — компания «Монолит-Инфо».

Цели проекта

На рубеже 2011 и 2012 годов перед компанией «Келлогг» встала задача построения электронного архива бухгалтерских и финансовых документов, направленная на достижение ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета:

• оптимизация численности сотрудников финансовой службы на удаленных площадках;
• обеспечение сохранности оригиналов первичных документов, отслеживания их текущего местонахождения, сбора подписанных контрагентами первичных документов;
• обеспечение оперативного предоставления первичных документов и контрактов сотрудникам налоговых органов по запросу;
• обеспечения оперативного доступа к первичным документам и контрактам сотрудников компании в соответствии с их уровнем доступа;
• сокращение сроков и повышение качества закрытия финансовых периодов в бухгалтерском и управленческом учете.

К этому моменту функциональность используемого в компании ИТ-решения от Монолит-Инфо уже включала все основные компоненты ECM (СЭД), благодаря чему данный проект сразу получил базу в виде средств хранения электронных документов в рамках ERP Монолит.

Ход проекта

С учётом параметров проекта (более 10 000 документов в год и свыше 50 пользователей), было решено разделить реализацию проекта на следующие этапы:

• Первая очередь системы, документы по учету услуг, а также контракты с контрагентами — реализована и сдана в эксплуатацию в декабре 2012 года.
• Далее последовательно каждый месяц к проекту подключался один из участков бухгалтерского учета:

o Март 2013 — учет основных средств o Апрель 2013 — учет ТМЦ o Май 2013 — учет спецодежды o Июнь 2013 — учет готовой продукции o Июль 2013 — учет прочих операций, таких как доверенности, учет авансов.

Начиная с августа 2013 года подключение к системе прочих процессов и документов выполняется сотрудниками ИТ-департамента компании «Келлогг».

В 2013 году выполнены основные работы по внедрению модулей ERP Монолит «Прогнозирование спроса» и «Планирование продаж». Реализованное решение позволит специалистам службы маркетинга и прогнозирования выполнять более глубокий и точный анализ накопленных данных о первичных и вторичных продажах за предыдущие периоды, данных о планируемых маркетинговых и трейд-маркетинговых акциях.

Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• отслеживание документов, для которых отсутствуют электронные документы определенных типов;
• отслеживание электронных документов, для которых не выполнен ввод документа;
• контроль наличия первичных документов в архиве;
• отслеживание получения оригиналов документов, когда ввод документа в систему выполняется на основании копии документа;
• возможность загрузки, в т.ч. групповой, ранее отсканированных первичных документов с предварительным сжатием, с распознаванием штрих-кода и связыванием с ранее созданными документами системы;
• рассылку информации о произошедших событиях с электронными документами (назначение пользователю / факт обработки ЭД / переадресация пользователю / отказ в обработке);
• ведение реестра папок, с указанием истории статусов для каждой папки и адреса хранения папки в архиве.

Основные преимущества реализуемого решения

Реализуемое в рамках проекта решение — важный этап создания системы электронного документооборота, тесно интегрированной с функционалом используемых в компании «Келлогг» ИТ-решений от Монолит-Инфо. К его преимуществам следует отнести:

• Возможность хранения электронных документов (ЭД) любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого классификатора)
• Интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.)
• Поточное сканирование входящих документов позволяет оптимизировать структуру бухгалтерии, давая возможность территориального разнесения функций приема, ввода и хранения первичного документа. Т.е. документ может быть получен и загружен в систему в филиале, а обработан бухгалтером в штаб-квартире. При этом [бумажный] оригинал документа может быть сначала размещен в архиве филиала, а затем перемещен на постоянное хранение в основной архив компании уже без увязки с ходом обработки этого документа в системе

Проект определил круг возможностей для дальнейшего развития в этом направлении, а именно: более эффективное использование корпоративной информационной системы, ядром которой является «ERP Монолит», оптимизация существующих бизнес-процессов работы с входящими бухгалтерскими документами, автоматизация других функций, ведущих к построению комплексной системы электронного документооборота, охватывающей максимальный круг финансовых документов и максимальное число ключевых бизнес-процессов.

Илья Филипсон, ИТ-директор ООО «Келлогг Рус»: «Проект по построению электронного архива бухгалтерских и финансовых документов позволил нам оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — ускорился первичный ввод документов в систему и выросла скорость доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Залогом успешной реализации проекта стала согласованная работа всех служб во взаимодействии с надежным и проверенным партнером в сфере ИТ – компанией „Монолит-Инфо`».

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Наше решение, архитектура которого предусматривает подчинённую роль неструктурированного контента по отношению к четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии информационных систем компаний с интенсивным документооборотом. Для таких компаний оказывается неэффективным поддерживать и крупную ERP-систему и крупную ECM-систему, используя их, фактически, для одних и тех же процессов. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут стратегически запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативные решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».