Комацу СНГ внедряет функционал СЭД в документооборот компании

Филиал машиностроительной компании в РФ "Комацу СНГ" рассчитывает сэкономить 4,7 млн. руб. в год за счет перехода на обмен электронными счетами-фактурами и другими документами со своими дистрибьюторами. Технологической платформой в проекте служит решение 1С:Предприятие 8.2 и дополнительный функционал 1С:Библиотека электронных документов 8.2.

Цель

Оборот документов между компанией и ее дистрибьюторами - не менее 70 000 единиц. Согласно оценкам, уход от бумажного документооборота при таких объемах позволит сэкономить в год не менее 4,7 млн руб.

Компания ввела в бизнес-практику обмен электронными заказами, счетами, ТОРГ-12 и счетами-фактурами еще в конце 2011 года. Однако возможность отказаться от их дублирования в бумажном виде появилась только после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг), а также приказа ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ России, который утвердил форматы первичных документов – ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Решение

С 1 августа 2012 года компания прекращает пользоваться этими документами в бумажном виде. В планах – перевод в электронный вид договоров, актов сверки и прочих документов.

Обмен электронными документами осуществляется непосредственно в программах "1С" – в "1С:Управление производственным предприятием" в головном офисе "Комацу СНГ" (сторона продавца), в программах "1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия 8" и других приложениях на платформе "1С:Предприятие 8", разработанных партнерами "1С", которые установлены у дистрибуторов (сторона покупателя).

В типовых программах для этого используется встроенный функционал "1С-Такском", а в приложениях, разработанных партнерами "1С" эта функциональность добавлена с помощью "1С:Библиотеки электронных документов 8.2" – специальной конфигурации для встраивания функциональности обмена электронными документами в прикладные решения на платформе "1С:Предприятие 8.2".

Мнение

Среди преимуществ безбумажного документооборота Ольга Куликова, заместитель директора департамента финансов компании "Комацу СНГ", отмечает следующие:

• повышение качества и скорости взаимодействия с контрагентами;
• высокая скорость передачи информации – что особенно важно при работе с удаленными городами;
• снижение издержек на подготовку и подписание документов;
• экономия рабочего времени сотрудников;
• простота в обращении с документацией, ее поиска и хранения;
• перестал расти архив бумажных документов, появилась возможность высвободить соответствующие офисные помещения;
• более высокий уровень контроля исполнительской дисциплины;
• упрощение подбора документов при налоговых проверках, ускорение взаимодействия с налоговыми органами.