"Космос КБ" завершил проект создания электронного архива документов

2 декабря 2016 года компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила о завершении проекта по созданию электронного архива документов в коммерческом банке «Космос».

Цели и задачи проекта

Весной 2016 года руководством управления информационных технологий банка в ходе изучения вопроса систематизации хранения документов было принято решение создания электронного архива документов на платформе Этлас, как наиболее сбалансированного решения, соответствующего всем поставленным требованиям.

Среди основных требований к системе были:

• Возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов
• Высокая надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов
• Защита программного комплекса от различного вида сетевых атак
• Наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить систему
• Быстрый и безболезненный переход от стадии начала настройки системы к стадии эксплуатации
• Наличие быстрого и гибкого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа

Также обязательным условием было наличие возможности в будущем осуществить переход от системы электронного архива документов к системе электронного документооборота. Система электронного архива ЭТЛАС привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов.

Одним из главных условий при выборе системы было наличие механизмов настройки ее своими силами. Система Этлас обладает широким спектром механизмов настройки, которые были предоставлены заказчику:

• Настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе
• Конструктор карточек
• Конструктор поиска
• Генератор отчетов
• Модуль интеграции со сторонними приложениями

Ход проекта

За время тестирования системы сотрудниками банка была сформирована структура архива, зарегистрированы пользователи и созданы группы пользователей с распределением прав доступа, а также были настроены карточки документов, справочники, нумераторы, механизмы автоматического именования и размещения документов.

Итог проекта

В результате реализации данного проекта специалистами управления информационных технологий банка был создан и введен в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации, (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.).

Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило сотрудникам различных подразделений банка существенно облегчить работу со всей документацией, повысив, таким образом, надежность и эффективность работы всего банка в целом.