Обучение специалистов заказчика в рамках проекта развития в компании системы TESSA. Приобретение дополнительных лицензий СЭД TESSA и пакета обновлений. Оказание технической поддержки.

2019: Автоматизация внутреннего документооборота

С января по декабрь 2019 года компания ЕСМ Групп Про проводила автоматизацию внутреннего и внешнего документооборота, занималась созданием единого архива юридически значимых документов.

2018

Поставка лицензий ПО TESSA.

Сроки проекта: с декабря 2017 года по декабрь 2018 года.

Предпосылки к внедрению системы электронного архива документов

Отсутствует единое информационное хранилище документов
Пакетная загрузка первичных документов в виде скан-образов и хранение по категориям в информационных системах предприятия не предусмотрена
Низкая защита оригиналов документов от повреждения либо потери на различных стадиях жизненного цикла
Процесс формирования пакета документов для предоставления в налоговые органы выполняется вручную и занимает длительное время
В некоторых из информационных систем (ИС) Компании нет технической возможности для подписания документов электронной подписью

Цели проекта

Перевод бумажного документооборота в электронный вид
Подписание электронной подписью (ЭП) любых документов
Создание единого электронного архива документов
Оптимизация процесса оформления первичных и иных документов
Автоматизация процесса обмена с контрагентами любыми документами
Снижение издержек на хранение и перемещение документов, оргтехнику, расходные материалы
Улучшение сервисов работы с клиентами
Сокращение сроков и трудоемкости процесса подготовки документов по требованию проверяющих органов

Функциональный объем проекта

174 вида документов
23 500 документов в месяц требуют подписания
Шесть информационных систем
200 подписантов документов
108 клиентов на ЭДО
Один оператор электронного документооборота (ЭДО)

Схема интеграции

Подписание документов ЭП в Компании

Виды подписания документов

Одна подпись (автор документа)
Две подписи (сдал/принял)
Комиссионное (3 и более подписи)

Виды используемых подписей:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Простая электронная подпись (ПЭП)

Форматы подписываемых документов: pdf, docx, xlsx, txt, xml

Особенности решения

Массовая отправка разных видов документов из ИС в электронный архив
Отслеживание актуальных статусов документов в ИС
Открытие карточек документов в архиве из ИС
Отправка отчетов (акты сверки, регистры бухгалтерского учета и другие)
Визуализация ЭП в формате pdf для всех подписанных документов
Поиск документов в архиве по различным критериям: виду, дате, номеру, контрагенту, договору, автору и др

Результаты работы за 9 месяцев

225 видов документов в электроном архиве
154 896 документов
465 300 печатных листов
>700 сотрудников подписывают документы ЭП
Экономия на расходных материалах
В 3 раза сократилось время по подготовке документов для ответа на требования проверяющих органов
Ускорение процесса подписания документов
340 клиентов Компании подключены к ЭДО
Сокращение расходов на пересылку документов

Проблемы и сложности проекта

Получение ЭП

Сложности при получении ЭП во внешнем удостоверяющем центре (УЦ):

Сроки (2-3 недели)
Вовлеченность бизнес сотрудников
Количество подаваемых документов (5 штук)

Полученный эффект от получения статуса партнера УЦ:

Сокращение времени выдачи с 2-3 недель до 1-2 дней
Исключение бизнес-сотрудников из процесса выдачи ЭП
Уменьшение количества подаваемых документов
Сокращение затрат на одну ЭП на 20%

Ограничения роуминга между операторами ЭДО

Электронный архив юридически значимых документов в компании Красцветмет 17

Ограничения при отправке документов подписанных более 1-ой подписью
Аннулирование документов невозможно
Длительные сроки по настройке роуминга (от 8 до 30 дней)
Xml-форматы документов нерегламентированные ФНС могут отображаться некорректно
Между некоторыми операторами ЭДО нет возможности настроить роуминг

Перспективы развития проекта

Формирование пакетов документов в электронном архиве

Пакет документов — совокупность документов, связанных на основании определенного набора атрибутов, который задается для каждого типа пакета отдельно

Преимущества работы с пакетами:

Удобство проверки документов относящихся к отдельной хозяйственной операции
Контроль полноты документов в архиве относящихся к одной сделке/операции в зависимости от типа пакета
Увеличение производительности труда бухгалтера