"Первый Бит" совместно с РТУ МИРЭА разработали единое цифровое пространство для документооборота

2023: Создание единого цифрового пространства для документооборота

Первый Бит 20 июня 2023 года сообщил, что совместно с РТУ МИРЭА разработали единое цифровое пространство для документооборота.

Это решение автоматизировало множество процессов в вузе, усилив интеграцию его подразделений и многократно увеличив их КПД. Проект длился один год. В результате более 600 рабочих мест полностью перешли на цифровой обмен информацией.

До проекта бухгалтерский, кадровый и финансовый учет в Университете уже были автоматизированы, но часть данных пользователи все еще вносили вручную.

Следующим шагом стал переход остального документооборота: писем, служебных записок, приказов, распоряжений и других внутренних документов в электронный формат в системе 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:ДГУ).

Выстроена сложная архитектура процессов работы с документами: от регистрации до согласования, доработки, подписания и контроля исполнения документа. В системе можно быстро найти любой файл и увидеть всю историю документа в удобном формате с комментариями исполнителей и постановщиков задач с временем исполнения.

Масштабные задачи, стоящие перед Университетом, и изменяющееся законодательство требовали создания современной единой информационной системы. В результате проекта была налажена интеграция 1С:ДГУ с 1С:Бухгалтерией государственного учреждения и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. Это позволило обновлять данные о пользователях системы по уволенным и принятым сотрудникам в режиме реального времени. Система стала адаптирована к сложной структуре Университета, где значительная часть сотрудников являются совместителями.

Сдача регламентированной отчетности ускорилась в несколько раз, используются механизмы автозаполнения форм, процесс сбора данных стал прозрачным и быстрым.

Система позволила сократить время на беготню по кабинетам, уменьшив риск потерять нужные бумаги. Теперь все данные хранятся в одном месте в определенных папках под контролем ответственных исполнителей.

Повышен уровень дисциплины, стало прозрачным, какие поручения выполнены, а какие нет и по какой причине. Также стало проще отслеживать трудозатраты сотрудников в результате настройки учета рабочего времени.

В ходе проекта были настроены электронные подписи сотрудникам, что в том числе привело РТУ МИРЭА к отказу от избыточного бумажного документооборота. Благодаря этому вуз стал более экологичным.