Нижегородская сотовая связь (система документооборота LanDocs)

Основным мотивом решения внедрять СЭД стало желание заказчика оптимизировать один из своих ключевых бизнес-процессов – сократить временные затраты на подготовку и согласование договоров с поставщиками и различными государственными организациями. В результате проведенного тендера в качестве программной платформы была выбрана система LanDocs.

Работы по внедрению программного обеспечения LanDocs в ЗАО «Нижегородская сотовая связь» заняли в общей сложности три месяца. Исполнителем работ на основании договора субподряда стала компания ООО «ЛАНИТ-НН» (дочерняя компания, представляющая ЛАНИТ в Нижнем Новгороде).

В результате реализации проекта в системе LanDocs «без бумаг» (с использованием электронной цифровой подписи) выполняется подготовка и согласование проектов договоров, а также осуществляется контроль подписания договоров поставщиками и государственными организациями. Для снижения издержек, вызванных ошибочными или недостаточно оперативными действиями пользователей, была использована подсистема управления потоками работ (workflow) LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ, внедрение которой позволило разработать библиотеку типовых маршрутов движения договоров.

Внедрение автоматизированной технологии обработки договоров, в максимальной степени исключающей ручные операции и несогласованность данных, сохраняемых в различных программных системах, потребовало организовать обмен данными между LanDocs и функционирующей на предприятии ERP-системой Microsoft Dynamics NAV. ERP-система предоставляет бухгалтерии и финансовым службам широкий набор функций сопровождения заключенных договоров, управленческого и бухгалтерского учета, бизнес-планирования. В то же время система LanDocs обеспечивает хранение больших объемов электронных документов различных типов, предоставляет участникам документооборота возможности создания поручений и контроля их исполнения, позволяет автоматизировать процедуры согласования и утверждения документов, обеспечивает юридическую значимость электронных документов и действий над ними за счет применения ЭЦП.

Интеграция двух систем позволила, объединив функциональные возможности MS Navision и LanDocs, создать на предприятии интегрированную среду выполнения работ по созданию, согласованию и заключению договоров, с одной стороны, и по их финансовому учету, сопровождению и контролю исполнения, с другой.