Крупнейший порт России меняет СЭД Documentum на «1С:Документооборот»

Руководство Новороссийского морского торгового порта (НМТП) решило избавиться от «закрытого» продукта Documentum из-за сложностей с интеграцией и стремления к импортозамещению и перейти на систему «1С:Документооборот». Об этом рассказал Алексей Ваганов, начальник отдела финансовых систем НМТП, в рамках выступления на 7 международной конференции «1С» в Сочи, прошедшей в июне 2017 года.

По состоянию на середину года система находится в тестовой эксплуатации, произведена замена Documentum и автоматизация документооборота по закупочной деятельности.

Новороссийский морской порт — самый крупный в России^[1] и один из крупнейших в Европе портов по грузообороту

Documentum используется в НМТП с 2013 года, с ее помощью идет электронное согласование документов – договоры, ТЗ, приказы. До этого компания пробовала внедрить СЭД на базе решения Lotus, но проект, по словам Алексея Ваганова, не увенчался успехом. В 2016 году руководство порта решило расширить использование документооборота в компании, но столкнулось с проблемами: невозможностью доработки продукта собственными силами из-за его «закрытости» и высокой стоимостью перехода на новую версию Documentum.

Documentum - продукт закрытый, мы не можем его сами дорабатывать. Его тяжело интегрировать с другими участками учета, - сообщил Алексей Ваганов.

По его словам, пользователи вынуждены были несколько раз вбивать одну и ту же информацию в разные системы. Также замена иностранной системы на российскую укладывалась в стратегию порта по импортозамещению.

Методологическая проработка

Алексей Ваганов рассказал, что одной из причин ограниченного использования Documentum на предприятии была поверхностная предварительная методологическая проработка проекта.

Проект по внедрению новой СЭД был разбит на 2 этапа. Первый включал в себя обследование и подготовку технического проекта, его реализация заняла 9 месяцев. Второй этап – внедрение, был разделен на 2 части: сначала замена Documentum и автоматизация документооборота по закупочной деятельности, после чего – автоматизация основного документооборота.

В процессе обследования был проведен аудит документов, было выявлено 406 уникальных видов документов. Они были разделены на 3 группы: переводимые полностью в электронный вид, совмещающие электронный и бумажный и выходящие за рамки проекта. К первой группе отнесены 50 документов, ко второй – 156. По словам Алексея Ваганова, за рамки проекта были выведены 200 документов, которые пишутся или подписываются от руки, например, распечатка накладной. При этом цифровые образы хранить нет смысла, так как вся информация уже есть в учетной системе.

Интеграция

В рамках проекта система документооборота встраивалась в имеющуюся учетную экосистему, состоящую из «1С:Управление предприятием» и «1С:ГМЗ». Документооборот - это шоссе, которое связывает блоки всего закупочного процесса, сказал Алексей Ваганов.

На интеграцию с системами в рамках первого этапа, по словам Алексея Ваганова, ушло до 47% трудозатрад. На доработку документооборота – около 27%. Остальное время заняла настройка бизнес-процессов и создание шаблонов для СЭД.

Важным этапом проекта стали приемочные испытания.

Мы берем схему и проходим от начала до конца, оформляя контрольные документы со всеми пользователями. В результате получили 300 замечаний и вопросов от пользователей. Это минус 300 замечаний на этапе опытной эксплуатации, - рассказал Алексей Ваганов.

Читайте также

Проект внедрения Documentum в НМТП

Примечания