Оператор электронного правительства Ленинградской области (1С:Документооборот 8)

Государственное казенное учреждение Ленинградской области «Оператор «электронного правительства» осуществляет развитие и сопровождение информационных систем, обеспечивающих функционирование инфраструктуры предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде и отвечает за обеспечение работоспособности информационных систем органов исполнительной власти Ленинградской области и подведомственных им организаций, обеспечивающих функционирование «электронного правительства».

Для учета детей-сирот в Ленинградской области и автоматизации процесса передачи жилого фонда детям-сиротам, нуждающимся в обеспечении жильем, нашему учреждению была необходима информационная система, обеспечивающая выполнение этих задач.

Поскольку ранее информационные системы для такого учета не использовались, нам было необходимо разработать совершенно новую систему, учитывающую актуальные нормативы Российского законодательства и позволяющую одновременно вести базы с различной системой учета и формировать отчетность для вышестоящих органов.

Для проведения работ по автоматизации была выбрана компания «ПитерСофт», имеющая значительный опыт разработки информационных систем и отработанную методологию внедрения программных продуктов в государственных учреждениях.

Сотрудниками компании «ПитерСофт» был предложен проект создания автоматизированной информационной системы (АИС) «Жилье для детей-сирот в Ленинградской области» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8».

Работы по созданию новой информационной системы начались в октябре 2014 года. «ПитерСофт» осуществил все работы по реализации проекта:

• разработал информационную систему с учетов всех наших пожеланий;
• внедрил программное обеспечение на рабочих местах;
• провел обучение наших сотрудников на местах.

В ходе разработки и внедрения АИС «Жилье для детей-сирот в Ленинградской области» нам оказывалась качественная консультационная поддержка.

Результатом внедрения стала автоматизация процессов учета детей-сирот и обеспечения их жильем. Среди задач, решенных с помощью внедренной АИС можно выделить:

• одновременное ведение баз с различной системой учета;
• создание списка подлежащих обеспечению жилыми помещениями детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;
• формирование и ведение учетной карточки ребенка-сироты, нуждающегося в обеспечении жильем;
• автоматическое формирование отчетности об обеспечении жильем детей-сирот;
• организация электронного документооборота по обеспечению жилыми помещениями детей-сирот на всех этапах предоставление услуги от подачи заявления до обеспечения жилым помещением;
• контроль отчетности и документооборота в целом на соответствие нормативам Российского законодательства.

В результате в августе 2015 года (АИС) «Жилье для детей-сирот в Ленинградской области» на базе программного продукта «1C:Документооборот 8» была запущена в промышленную эксплуатацию. На сегодняшний день автоматизировано 40 рабочих мест.

Компания «ПитерСофт» осуществляет обслуживание внедренной системы в рамках информационно – технологического сопровождения (ИТС) и оказывает консультации пользователям по работе с АИС в рамках договора сопровождения.

Внедрение (АИС) «Жилье для детей-сирот в Ленинградской области» оптимизировало работу нашего учреждения:

• уменьшилось количество бумаг при ведении учета жилья сирот;
• сократились затраты на хранение бумаг по учету;
• уменьшились затраты на курьерскую доставку;
• сократилось время обработки каждого документа;
• исключены исчезновения (потери) документов;
• исключено появление несогласованных документов;
• сократилось время на подготовку отчета;
• отпала необходимость проверки каждого документа на соответствие действующему законодательству.

В итоге процедура предоставления жилья детям-сиротам стала более прозрачна и контролируема.

В настоящее время информационная система «Жилье для детей-сирот в Ленинградской области» работает во всех 17 районах Ленинградской области. Обмен данными с центральной (областной) базой данных производится при помощи веб-интерфейса.