Опыт использования "1С:Документооборот" в компании "АЭМ-технологии"

Заказчик

АО «АЭМ-технологии» – одна из ведущих инжиниринговых компаний России в области энергетического машиностроения. Компания была создана в 2007 году в структуре АО «Атомэнергомаш» — машиностроительного дивизиона Госкорпорации «Росатом».

В управлении АО «АЭМ-технологии» находятся головной инжиниринговый офис в Санкт-Петербурге, Филиал АО «АЭМ-технологии» «Петрозаводскмаш» в Петрозаводске и Филиал АО «АЭМ-технологии» «Атоммаш» в Волгодонске.

Основные направления деятельности компании  –  изготовление  оборудования  для атомной отрасли, тепловой энергетики, газо- и нефтехимии, поставка металлургической заготовки.

Задачи

Внедрение организационного документооборота для получения необходимой информации по ключевым процессам в любой момент времени и своевременного принятия управленческих решений. Автоматизация ключевых бизнес процессов компании с целью систематизации деятельности сотрудников, а также повышения исполнительской дисциплины.

В качестве технологической платформы для создания системы была выбрана платформа "1С:Предприятие" и продукт «1С:Документооборот» (подробнее о проекте), который представляет собой современную ЕСМ-систему (Enterprise Content Management - управление корпоративным контентом) с набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работы сотрудников.

В рамках проекта по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота для выполнения работ была привлечена компания «ПитерСофт», обладающая соответствующими компетенциями и опытом внедрения систем документооборота.

Решение

Работы по проекту компании "ПитерСофт" начались в августе 2014 года. В ходе внедрения системы электронного документооборота были выполнены следующие задачи:

• Автоматизировано создание бизнес-процессов на базе сформированных проектов в системе;
• Реализована раздельная схемы ведения ключевых событий и настроен бизнес-процесс для каждого этапа ключевых событий;
• Автоматизировано создание бизнес-процессов прогнозирования срыва сроков выполнения проектных задач;
• Разработаны дополнительные отчеты;
• Автоматизирован запуск процесса «Ознакомление» для всех ключевых событий;
• Реализован электронный документооборот для документа «Авансовый отчет»;
• Проведена интеграция с действующей на предприятии информационной системой финансового, материального, бухгалтерского и налогового учета, построенной на базе конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• Разработаны регламенты и инструкции для работы в системе.

Базовый проект стартовал в декабре 2009 года. Работы по проекту выполнялись в несколько этапов.

1. Первоначально проект осуществлялся в Управляющей компании, первый контур проекта охватил 100 сотрудников. За два месяца были подготовлены документы: положение о договорной работе, описание бизнес-процессов.

Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденция, работа с договорными документами.

Подготовлены процессные инструкции для сотрудников и положение по ЭДО.

2. Далее в феврале 2010 года стартовал второй контур проекта, к проекту присоединилась производственная площадка «Петрозаводскмаш» и ее управляющий состав (120 человек).

Были реализованы основные бизнес-процессы - согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний. Также были подготовлены документ и проведено обучение пользователей.

3. В процессе реализации проекта система объединена в единую инфраструктуру, налажено прохождение сквозных процессов между площадками. В июле 2012 года к работе в системе присоединилась производственная площадка в Волгодонске – филиал «Атоммаш».

Доработки

1) Специалистами заказчика созданы дополнительные подсистемы «Голосование» и «Тестирование» («1С:Документооборот» поставляется с открытыми кодами и доступен для доработки), которые позволяют проводить тестирование по 6 тестам и 2 500 вопросам на квалификацию по атомной тематике, по единому отраслевому стандарту закупок, по конструкторскому оборудованию и другим тематикам.

2) АЭМт является инжиниринговой компанией, и для сопровождения конструкторской подготовки производства и для заказчика было важно использование электронной подписи для подписания не только управленческий(организационной) документации, но и конструкторской документации.

Для работы с конструкторскими чертежами было разработано положение об электронном подлиннике документа и вместо подписи в чертеже проставляется уникальный идентификатор электронной подписи. На текущий момент функционирует корпоративный удостоверяющий центр ГК«Росатом».

3)«1С:Документооборот» интегрирован с учетными системами. «1С:Зарплата и управление персоналом» и является основной системой для создания и хранения информации о структуре организации и пользователях. Каждый договор обязательно сопровождается номером производственного заказа, сформированного в «1C:Управление производственным предприятием» (1С:УПП).

Полностью автоматизирован процесс оформления авансовых отчетов, когда документ, созданный в «1C:Управление производственным предприятием» поступает в ДО для подписания, а результаты утверждения отражаются уже в 1С:УПП на печатной форме.

4) Сотрудники работают и через веб-интерфейс в привычных браузерах, и на мобильных устройствах при помощи мобильного приложения для «1С:Документооборот».

5) Для работы с документами посредством электронной почты настроен процесс выполнения задач прямо из отправленных на электронную почту уведомлений. Так сотрудник получивший уведомление у поступившей задаче может ознакомиться с вложенными документами и может «Согласовать» документ, направив замечания, проверить исполнение поручения или перенести срок задачи.

Результат

Внедрение «1С:Документооборот» для автоматизации процессов организационного документооборота АЭМ технологии был самым первым и одним из самых масштабных внедрений продукта.

Антон Думин, директор по ИТ компании «АЭМ Технологии»

В результате выполненных работ были автоматизированы следующие направления деятельности:

• Учет и контроль исполнения поручений;
• Анализ деятельности в разрезе проектов;
• Планирование проектов;
• Автоматизация бизнес-процессов управления проектами.

В период опытно-промышленной эксплуатации нам оказывалась качественная консультационная и информационная поддержка, проводились консультации пользователей.

Внедренная система помогла решить стоявшие перед нами задачи по созданию единой системы контроля ключевых событий, производственных заказов и проектов. В настоящий момент система обеспечивает выполнение производственных процессов, дает возможность прогнозирования сроков исполнения задач и рисков проекта, а также контролирует реализацию организационных и иных проектов.

На июнь 2015 года пользователями системы являются более 3800 человек^[1] - управляющий состав, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений. В системе автоматизировано более 30 комплексных бизнес-процессов компании, создано более 400 000 задач. Одновременно к системе подключается до 800 сотрудников каждый день. Охвачены все процессы организационного документооборота компании.

Проект позволил упорядочить бизнес-процессы, значительно сократить время на выполнение рутинных операций, повысить эффективность управленческой деятельности и сократить сроки принятия решений.

Благодаря системе заказчик получил возможность создать единую систему хранения организационных и распорядительных документов для всех производственных площадок и головного офиса, наладить процесс управления документооборотом компании.

В планах дальнейшая оптимизация бизнес-процессов компании с учетом постоянно меняющейся организационной структуры, связанной с динамичным развитием компании.

Антон Думин, директор по ИТ компании «АЭМ Технологии»:

«Для нас внедрение 1С:Документооборот стало не только самым масштабным, но и выполненным практически полностью самостоятельно проектом. Это стало возможно в первую очередь из-за динамичного развития этого продукта, который позволил без особого вмешательства в конфигурацию просто «настраивать» наши задачи. И мы благодарим компанию 1С за плотное и плодотворное сотрудничество на этом проекте»

Примечания