Электронный архив внедрен в Орловском государственном институте культуры

2024: Внедрение электронного архива

Специалисты Орловского государственного института культуры выполнили настройку и внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС». Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 3 июня 2024 года.

«Орловский государственный институт культуры» — образовательное учреждение, осуществляющее подготовку специалистов в области хореографического, инструментального, театрального искусства, а также библиотечного и музейного дела. Осуществляется реализация государственных программ, ведется взаимодействие с профильными учреждениями, студентами и их родителями. Все это приводит к формированию потребности в работе с большим количеством документации. Чтобы ускорить процесс поиска, а также систематизации хранения и учета документов руководство института культуры приняло решение о внедрении системы электронного архива.

В ходе проведения анализа систем, которые присутствуют на рынке «Орловский государственный институт культуры» выбрал электронный архив по следующим причинам:

• система может применяться в рамках осуществления импортозамещения – она создана российским разработчиком, что защищает от внезапного ухода компании с рынка РФ, позволяет рассчитывать на своевременное и регулярные обновления, предоставление поддержки;
• процесс установки максимально упрощен – специалисты института культуры смогли справиться с процессом внедрения и настройки системы самостоятельно;
• система совместима с большинством программ, используемых в рамках импортозамещения, что упрощает процесс ее внедрения и позволяет не отказываться от привычного софта;

удастся значительно ускорить процесс работы с документами, автоматизировав выполнение целого комплекса обязательных операций;

• присутствуют инструменты, позволяющие вести учет существующего бумажного архива.

Электронный архив «ЭТЛАС» позволяет хранить как электронные документы, так и сканы бумажных оригиналов. Он поддерживает практически все типы файлов, что значительно упрощает процесс выполнения операций. Комплектация «ПРО» дает клиенту дополнительные возможности, позволяя быстрее проводить стандартные процессы и делая обработку документации, ее поиск максимально удобными.

Особое внимание уделено безопасности. Система оснащена дополнительными функциями, предотвращающими взлом и несанкционированный доступ. Клиент может указать, кто имеет право ознакомиться с тем или иным документом. Дополнительно обеспечивается полная конфиденциальность.

Система постоянно развивается и периодически дополняется новыми функциями с учетом потребностей клиента. Обновление рабочих мест пользователей не требует от них никаких действий и происходит в автоматическом режиме.

Ожидается, что внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС» в «Орловском государственном институте культуры» значительно ускорит процесс выполнения рутинных операций с документацией, систематизирует ее хранение, позволит быстро находить нужные файлы. В результате возрастет общая продуктивность административных подразделений образовательного учреждения.