«Почта России» повышает эффективность и клиентоориентированность с помощью решения «1С:Документооборот»

Система электронного документооборота Почты России предназначена для автоматизации процессов документационного управления предприятием, включая регистрацию документов, их согласование, утверждение и подписание (включая подписание электронной подписью), для формирования поручений по документу (пунктам документа), отчетов по результатам деятельности пользователей СЭД.

2018

Запуск ЕСЭД в промышленную эксплуатацию

13 июня 2019 года «Фирма «1С» сообщила о запуске в промышленную эксплуатацию ЕСЭД на базе «1С:Документооборот» в ФГУП «Почта России». К системе уже подключены 36 000 пользователей более чем в 1 000 подразделений ФГУП «Почта России» по всей стране. Для предприятия это стало очередным шагом реализации стратегии, предусматривающей повышение эффективности, конкурентоспособности и клиентоориентированности.

Для повышения эффективности «Почте России» было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть «лоскутную» автоматизацию бизнес-процессов и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид. Для этого требовалась производительная система электронного документооборота (СЭД) с широкими функциональными возможностями.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота «Почты России» была выбрана программа «1С:Документооборот» на масштабируемой высокопроизводительной платформе «1С:Предприятие 8».

Реализация проекта проходила с августа 2016 по декабрь 2018 года. Работы включали предварительное обследование и анализ видов документов ФГУП «Почта России», процессов обработки документов, их оптимизацию. Благодаря активному участию в проекте руководства и специалистов «Почты России» удалось не только завершить внедрение ЕСЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты. Так, первые документы были обработаны уже в декабре 2016 года в Ростове и Воронеже.

Ключевая особенность СЭД «Почты России» - сочетание масштаба и стабильной производительности. По данным на июнь 2019 года ЕСЭД охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1 000 обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5 000 новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов.

Для хранения и организации данных применяется свободно распространяемая СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

Особенностью ЕСЭД «Почты России» можно назвать высокоэффективный механизм обмена данными. Он не только поддерживает оперативный регулярный обмен документами между аппаратом управления предприятием и регионами, но и обеспечивает многократный запас производительности на случай, например, внеплановых массовых рассылок документов.

В системе также применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений. Помимо перечисленных, используются и другие технологические разработки.

ЕСЭД «Почты России» интегрирована с внутренними информационными системами: Центральной базой данных кадровой информации, Информационной системой обработки обращений граждан, Системой управления судебными делами, Автоматизированной информационной системой управления заказом и др.

Благодаря широким возможностям гибкой настройки бизнес-процессов на протяжении использования системы с её помощью можно будет решать новые актуальные задачи по организации документационного обеспечения управления предприятием, по оптимизации взаимодействия сотрудников и подразделений, утверждают в 1С.

«Единая система электронного документооборота позволила нам значительно ускорить внутренние бизнес-процессы. Мы объединили более 1000 офисов в нашей компании, внедрили стандартные шаблоны бизнес-процессов и значительно ускорили процесс принятия решения. На рынке это крайне важно - принимать быстрые решения и быстро же внедрять эти решения в жизнь», отметил Сергей Емельченков, заместитель генерального директора по информационным технологиям и развитию цифровых сервисов ФГУП «Почта России»

Высокопроизводительная, масштабная ЕСЭД на базе решения «1С:Документооборот» помогла «Почте России» объединить многочисленные филиалы и почтамты в одну сквозную управленческую структуру, таким образом - повысить эффективность управления предприятием и сократить операционные затраты. В результате внедрения ЕСЭД на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, значительно сократить сроки согласования документов, повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Планируется дальнейшее расширение функциональности ЕСЭД «Почты России», более тесная интеграция с ключевыми системами предприятия, благодаря чему её можно рассматривать как одну из платформ, вокруг которых будет развиваться масштабная цифровая трансформация госкомпании.

Промежуточные итоги проекта

Система объединяет 16 900 пользователей. В настоящий момент в системе ЕСЭД Почты России находятся 2 400 000 документов. И ежедневно их число увеличивается на 4 300 шт. 25% всех документов переведено полностью в электронный вид. Доступ к системе возможен как со стационарных рабочих компьютеров, так и с мобильных устройств.

«Внедрение системы электронного оборота позволило снизить число «ручных» операций при подготовке проекта документа. Сокращены сроки обработки документов за счет предварительной настройки маршрута согласования и ухода от необходимости отбора согласующих и последующего контроля процесса его инициатором. Также был реализован механизм параллельного редактирования документа, что дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени», - сказал заместитель генерального директора Почты России по информационным технологиям и развитию новых продуктов Сергей Емельченков.

ЕСЭД повышает исполнительскую дисциплину за счет установления сроков исполнения поручений, контроля их соблюдения, а также сбора аналитики и отчетности по факту исполнения. Система стимулирует своевременность обработки документов благодаря регулярным уведомлениям различными способами (почта, всплывающие окна, SMS) сотрудников о поступлении им задач, приближении сроков выполнения задачи и просрочке исполнения.

Кроме того, за счет использования ЕСЭД сокращается нагрузка на работников архивной службы за счет автоматизации функций архива.

2017

Внедрение СЭД в Почте России

• 86 филиалов по всей стране
• 40 000 рабочих мест
• 5+ млн документов в год (Входящие, исходящие, обращения граждан, ОРД, СЗ, протоколы, поручения, договоры, закупки и пр.)
• Интеграция с 16 другими системами

Разработана методология
Заканчивается разработка программы

• 800+ требований
• От простых (новый отчет по исполнению документов)
• Доцелых подсистем (полный учет архива документов предприятия)

3000 страниц проектной документации
Разработку ведет 1С и 1С-СофтРайз
Разработано много уникальных решений, например

• Матрица обработки документов
• Согласование без внесения правок в документ
• Множественные резолюции
• Исполнение по пунктам
• КЭП на мобильном
• Скоростной обмен данными между узлами
• И много чего еще

По результатам выпустим «1С:Документооборот Холдинга»

2016

*Выбор подрядчика

Победитель тендера^[1] был выбран в июне 2016 года.

Заявки на участие в тендере "Почты" подали:

• Digital Design ("родственная" компания производителя текущей СЭД "Почты" - "ДоксВижн"),
• "Крок" (в консорциуме с ЭОС),
• "АМТ-Груп" (вендор неизвестен),
• "Техносерв" (вместе с Haulmont и "Техносерв Консалтинг")
• НЦИ (совместно с "Ланитом" и "1С-КСУ").

Наименьшую цену - 175 млн рублей - предложили в своих заявках "Техносерв" и Digital Design. Самые дорогие заявки с ценами, равными максимальной - 194 324 200,67 - у АМТ-Груп и НЦИ. Крок оценил свои услуги в 189,4 млн рублей.

Максимальное количество баллов набрал консорциум "Национального центра информатизации", "Ланита" и "1С-КСУ". В первую очередь, преимущества были получены благодаря критериям о сумме контрактов на выполнение аналогичных услуг. В итоге НЦИ был признан победителем конкурса.

Объявление о планах замены СЭД

В мае 2016 года "Почта России" объявила конкурс по выбору подрядчика для модернизации системы электронного документооборота.

Как следует из технического задания предприятия, по сути речь идет о замене действующей СЭД DocsVision 4.5, внедренной в 2011 и модернизированной в 2013 году, на новую платформу.

Необходимость замены СЭД в "Почте" объясняют серьезной нестабильностью ее работы, что выражается в снижении производительности, ежедневных инцидентах по нарушению работоспособности системных процессов и процессов согласования.

Причиной нестабильности на предприятии видят то, что действующая СЭД не была рассчитана на подключенный объем пользователей. Архитектура информационной системы проектировалась и разрабатывалась по принципу централизованного учета документов аппарата управления из расчета 500-800 пользователей, а по состоянию на 2016 год объем работающих в СЭД пользователей увеличился в 1,6 раз до 1300 человек.

Кроме того, была выявлена необходимость автоматизации процессов согласования внутренних документов "Почты России" между всеми структурными подразделениями, включая филиалы, почтамты и планируемые макрорегионы.

С целью решения выявленных проблем и потребностей необходима значительная модернизация системы электронного документооборота, что требует пересмотра архитектуры СЭД ФГУП "Почта России" в целом и выбора новой платформы в частности, говорится в ТЗ

"Почта России" готова вложить почти 200 млн рублей в обновление системы электронного документооборота

Согласно ТЗ, количество пользователей новой системы может достигать 40 тысяч.

Начальная цена контракта была определена в размере 194,3 млн рублей, из которых 117,6 млн предполагается заплатить за работы по модернизации, 76,7 млн - за лицензии на программное обеспечение.

Для определения начальной цены "Почта" направляла запросы в компании "АйТи", "Ай-Теко", Directum, "1С" и ЭОС, а затем вычислила среднее арифметическое между их предложениями.

Срок реализации проекта - 455 дней с даты заключения договора.

Среди требований к СЭД в техзадании отмечается, что она должна быть реализована на программном обеспечении, включенном в реестр российского программного обеспечения. По состоянию на май 2016 года в нем содержится целый ряд продуктов этого класса, в частности, "1С.Документооборот", "Дело", Directum, DocsVision, "Е1 Евфрат", "М1:ЕСМ Платформа" (на базе EMC Documentum) и др.

Новая СЭД "Почты России" должна быть интегрирована с системой электронного документооборота Минкомсвязи, которое использует продукт "Практика", разработанный татарстанской компанией "Системы документооборота". По состоянию на 10 мая 2016 года "Практика" в реестре российского ПО отсутствовала.

Президент «ДоксВижн» Владимир Андреев говорил TAdviser, что работающее в "Почте России" решение развернуто на системе, которая разрабатывалась 6 лет назад. Docsvision 4.5 – это последний релиз системы, которая проектировалась в начале двухтысячных годов и не соответствует сегодняшним требованиям по масштабируемости (после неё было выпущено 4 обновления, включая мажорный переход на версию Docsvision 5).

По состоянию на май 2016 года актуальной является версия Docsvision 5.4, добавлял Андреев. Она существенно переработана с точки зрения как архитектуры, так и функциональности на базе опыта, накопленного в результате реализации крупных проектов.

Сам по себе проект миграции реализованного специфического решения на новую версию, с учётом существенно изменившихся требований по масштабированию и новых функциональных требований, является большим и серьёзным проектом. Желание заказчика рассмотреть различные варианты его реализации вполне резонно, говорил президент "ДоксВижн"

Примечания