Как Белгородская область отказалась от использования бумажных документов

2020: Переход на безбумажный документооборот. Внедрение «Р7-Офиса»

16 декабря 2020 года в распоряжение TAdviser попал материал о внедрении офисного пакета «Р7-Офис» в Белгородской области.

Промежуточным итогом программы цифровизации работы правительства Белгородской области, где одной из важнейших целей является переход на программное обеспечение отечественной разработки, станет полный отказ от бумажного документооборота. По завершении основного этапа внедрения модернизированных модулей системы электронного документооборота в правительстве, решение будет транслироваться в муниципалитеты. Об этом рассказал Евгений Мирошников, начальник департамента цифрового развития Белгородской области.

Основная задача области

Основная задача, которая стоит перед областью — переход на использование отечественного ПО во всех аспектах работы органов государственной власти Белгородской области.

В регионе 29 органов власти — департаменты и ведомства, которые курируют сферу АПК, экономику, финансы, образование, здравоохранение, строительство и так далее. Все они пользуются своими системами и сервисами. Им необходимо было дать унифицированные базовые возможности, сформировать стандарт рабочего места госслужащего, которое обеспечивало бы работоспособность всех рабочих процессов.

Для решения этой задачи в структуре правительства Белгородской области в 2018 году был создан Департамент цифрового развития. Он координирует всю политику в сфере информационных технологий в регионе.

Вопрос выбора программных продуктов

Основной вопрос, на который предстояло найти ответ в самом начале пути формирования стандарта рабочего места госслужащего — какой именно набор программных продуктов войдет в его составе.

Достаточное количество пользовательских компьютеров работают под управлением Astra Linux Common Edition 2.12 – они закупаются в составе комплексного рабочего места, персонального компьютера с предустановленной операционной системой. Их уже более 300. Плюс достаточное количество рабочих мест — под управлением ROSA Linux, которую планировалось разворачивать изначально, но из-за сложностей и некоторых проблем совместимости с применяемым оборудованием и ПО не смогли полностью использовать только эту ОС. В итоге, к 16 декабря под той или иной версией отечественной ОС функционирует уже порядка четверти рабочих мест правительства региона.

Что касается решения для работы с офисными документами, то выбор был из двух отечественных вариантов, входящих в Единый реестр отечественного ПО.

Основные требования, которые предъявлялись к офисной системе:

• понятный и привычный рядовому пользователю интерфейс
• возможность групповой работы над документом
• корректная работа с основными форматами электронных документов, в том числе созданных в других офисных редакторах
• возможность использования как полноценной десктопной, так и облачной версии

Сотрудники департамента сравнивали и тестировали оба пакета, и пришли к выводу, что соотношение цена/качество лучше у «Р7-Офис». Плюс, есть адекватная обратная связь по поводу исправления недостатков, которые были выявлены, дополнения функционала офисного пакета и т.д. Оперативность решения возникающих вопросов у ИТ-служб и у пользователей проблем — для заказчика крайне важный фактор.

Решение

В результате первая закупка «Р7-Офис» была проведена в июле 2019 года, а к настоящему моменту закуплен уже полный комплект лицензий, необходимых для работы всех сотрудников регионального Правительства на 1800 рабочих мест. В результате конкурсной процедуры был определен поставщик — им стал авторизованный партнер компании «Новые коммуникационные технологии», непосредственного производителя офисного пакета. На 16 декабря 2020 года с «Р7-Офис» работает уже около четверти сотрудников. Ожидается, что все приобретенные лицензии будут работать к концу 2020 года.

Облачный сервис офисной системы был развернут на собственных мощностях ЦОД Белгородской области, который был построен в 2019 году. Таким образом, сотрудники правительства региона имеют возможность полноценной удаленной работы. И такой опыт уже есть. Для этого «Р7-офис» может быть расширен до лицензии «Р7-офис. Сервер оптимальный», в который входит коммуникационный модуль и чатом, групповыми аудио и видеозвонками.

Основные задачи проекта

Основная задача — обеспечить сквозную интеграцию основного ПО, «подружив», в частности, офисный пакет и давно используемую правительством систему электронного документооборота, в качестве которой в правительстве применяется продукт белгородского же разработчика, компании «Мотивэа» — СЭД «Мотив».

Перед сотрудниками департамента цифрового развития стоит задача до конца года обеспечить для всех подразделений правительства защищенные цифровые бланки, а также возможность использования электронной цифровой подписи. В тестовой среде вопрос с бланками в среде Linux уже решен, дело за ЭЦП.

Важно, что как только для сотрудников правительства будет обеспечена корректно работающая система электронного документооборота, у них больше не останется ни одной весомой причины пользоваться офисными пакетами сторонних зарубежных производителей. Кроме, возможно, считанных позиций — к примеру, в случае если по роду работы необходима работа со сложнейшими документами, использование макросов и прочих специфических инструментов.

Промежуточным итогом работы по цифровизации работы правительства Белгородской области стал практически полный отказ от бумажного документооборота. С начала сентября 2020 года все департаменты перешли на цифровой формат работы.

Кроме согласования нормативно-правовых актов, которое планируется окончательно перевести в электронный формат к концу 2020 года, весь документооборот, как внутриведомственный, так и между органами исполнительной власти уже ведется в цифровом виде, без использования бумажных носителей. Исключения составляют ответы на жалобы и обращения граждан.

В результате регион не только сократил расходы на приобретение бумаги, а также затраты за приобретение и обслуживание печатающей и копировальной техники, но и сделал более оперативным весь документооборот. Как следствие, вся работа Правительства стала более эффективной.

Месяц работы показал, что каких-либо серьезных препятствий не возникло, таким образом, опыт можно тиражировать.

Сложности

Масштабные перемены никогда не проходят гладко, и проект по переходу на отечественное ПО правительства Белгородской области исключением не стал:

• До той поры, пока все рабочие места не переведены на Astra Linux/«Р7-Офис», внутри различных подразделений складывается гетерогенная ИТ-среда, часть сотрудников использует один офисный инструментарий, часть — другой («Р7-Офис»). При этом они постоянно обмениваются документами, и время от времени обнаруживается неполная совместимость офисных платформ: например, документ, созданный в одной из них, некорректно отображается в другой. В таких случаях делаются скриншоты и вместе с самим документом высылаются разработчику. И в ответ на такие запросы регион оперативно получает обновления или рекомендации по поводу того, как подобных неприятностей избежать.
• Для продвинутых пользователей, у которых уже сформировались определенные привычки, переход на другую платформу и другой офисный пакет оказался сложным.
• В штате есть сотрудники старшего поколения, которым переучиваться непросто. Тем не менее, процесс идет, хотя для ИТ-службы это нагрузка.

Планы и перспективы

С компанией НКТ, разработчиком «Р7-Офис», было достигнуто соглашение о предоставлении лицензий для образовательных учреждений на безвозмездной основе. Процесс внедрения «Р7-Офис» в образовательные учреждения региона уже стартовал — необходимое количество лицензий было передано.

Мы планируем распространить наш опыт и наш стандарт рабочего места и на этот сектор. Во всяком случае в части, касающейся организации работы с документами — к операционным системам отечественных производителей, разрабатываемым на базе Linux, пока есть вопросы, касающиеся бесперебойности и беспроблемности работы. Это как недостаточная поддержка разнообразных периферийных устройств, так вопросы с запуском используемого ПО, - заключил Евгений Мирошников, начальник департамента цифрового развития Белгородской области.