Правительство Мурманской области оптимизировало СЭД для взаимодействия по МЭДО 2.7.1

2022: Оптимизация СЭД для взаимодействия по МЭДО 2.7.1

Правительство Мурманской области оптимизировало СЭД для взаимодействия по МЭДО 2.7.1. Об этом 22 июня 2022 года сообщила компания Digital Design.

С 2009 года в исполнительных органах государственной власти Мурманской области для работы с документами, служебной переписки и согласования проектов правовых актов используется система документационного управления «Приоритет» на базе платформы Docvision.

Решение можно применять на рабочих местах в офисе, а также при удаленном формате работы. Губернатор Мурманской области, его заместители, руководители министерств, комитетов и управлений работают в системе непосредственно, а также используют мобильную версию решения «Автоматизированное рабочее место руководителя» для оперативного расписания резолюций, согласования и утверждения проектов электронных документов с использованием электронной подписи.

Ежедневно в системе утверждается около 2500 заданий и регистрируется порядка 1500 документов, а всего за время использования их было зарегистрировано порядка 5 млн. Система консолидирует работу с данными, поступающими с других ресурсов, в том числе с сайта «Общественная приемная Правительства Мурманской области», официального сайта Президента РФ и системы МЭДО (межведомственный электронный документооборот).

В марте 2021 года в силу вступил совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 г. № 667/233, который определил состав формата данных последней версии 2.7.1 при обмене документами по МЭДО.

В целях соответствия данным требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и организаций проведена оптимизация системы для обеспечения возможности интеграции с МЭДО. Работы осуществлены компанией «Диджитал Дизайн» - одним из игроков рынка СЭД/ЕСМ в России, которая занимается развитием системы в Правительстве Мурманской области уже более 10 лет.

В рамках проекта были обновлены все компоненты СЭД, в том числе платформа Docsvision Core, выполнен переход на сервера с актуальной версией операционной системы. В результате проведенных работ обеспечена возможность обработки данных МЭДО в формате последней версии.

В рамках проекта был оперативно проведен ряд настроек и доработок, которые позволяют реализовать обмен электронными документами между госорганами и госорганизациями с учетом требований совместного приказа Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 г. № 667/233. По результатам работ для исполнительных органов государственной власти Мурманской области в полном объеме обеспечена возможность обмена с участниками МЭДО электронными документами служебной переписки в формате МЭДО версии 2.7.1, сказала заместитель Губернатора - министр цифрового развития Мурманской области Александра Никипелова.

Уверен, работы, проведенные в Правительстве Мурманской области по внедрению последней версии нашего продукта, не только обеспечат выполнение требований законодательства в части интеграции с МЭДО, но и качественно повысят уровень внутренней автоматизации для нашего заказчика, отметил заместитель генерального директора ЗАО «Диджитал Дизайн» Василий Новиков.

2020: Перестройка СЭД на дистанционный формат работы

Более тысячи сотрудников всех исполнительных органов государственной власти Мурманской области могут дистанционно работать в системе электронного документооборота на базе платформы Docsvision. Использование и планомерное развитие системы документационного управления «Приоритет» позволили быстро и эффективно организовать удаленный формат работы специалистов и обеспечить возможность оперативного издания юридически значимых электронных документов, включая правовые акты регионального уровня. Об этом 16 июня 2020 года сообщила компания Digital Design.

Решение о временном переводе сотрудников на удаленный формат работы в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции было принято в конце марта. Реализовать проект в короткие сроки удалось благодаря используемым в системе настройкам, функционалу электронного согласования, наличию мобильных рабочих мест руководителей и полномасштабному развертыванию web-клиента системы документационного управления.

Уже более 10 лет мы обеспечиваем сопровождение и развитие системы электронного документооборота в правительстве Мурманской области. Благодаря гибкости системы и долгосрочной совместной работе удалось обеспечить сотрудников исполнительных органов государственной власти региона современными цифровыми рабочими местами с минимальной зависимостью от их местонахождения, – прокомментировал Игорь Коротенко, руководитель проектов направления систем документационного управления «Диджитал Дизайн».

На 16 июня 2020 года более 80 % внутренних и исходящих документов ИОГВ Мурманской области издается в электронном формате. Согласование проектов таких правовых актов, как постановления и распоряжения правительства и губернатора Мурманской области, в большинстве случаем проводится в СДУ в электронном виде. Губернатор, его заместители, руководители министерств, комитетов и управлений работают в том числе в мобильной версии «Автоматизированного рабочего места руководителя», которая позволяет оперативно участвовать в процессе расписания резолюций и согласования, а также утверждать проекты электронных документов с использованием электронной подписи.

Высокий уровень информатизации деятельности органов власти Мурманской области, в том числе – процессов документооборота, а также наличие компетенций по соблюдению требований информационной безопасности, позволили нам в 2020 году максимально быстро и эффективно перевести сотрудников на дистанционный формат работы. На июнь 2020 года сотрудники Правительства Мурманской области – от исполнителей до высшего руководства постоянно используют систему электронного документооборота, что позволяет поддерживать коммуникацию органов власти на должном уровне, – сказал министр цифрового развития Мурманской области Иван Пархоменко.

2017: Запуск юридически значимого электронного документооборота

9 ноября 2017 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о том, что в 2017 году с помощью системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области был запущен юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), участниками которого стали 26 исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ). Проект реализован при помощи специалистов ИТ-компании «Диджитал Дизайн».

Первые шаги к цифровизации процессов работы с документами служебной переписки в Правительстве Мурманской области (ПМО) были сделаны еще в 2009 году с началом использования системы электронного документооборота (СЭДО) в рамках концепции региональной информатизации.

Подготовка СЭДО Правительства Мурманской области к возможности обмена юридически значимыми электронными документами началась еще в 2016 году, когда компания «Диджитал Дизайн» приступила к доработке функциональности системы. Проведенные работы дополнили СЭДО инструментами, необходимыми для создания электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства, и обеспечили возможность получения ПМО электронных документов от участников МЭДО с начала 2017 года, а также использования электронного согласования при подготовке документов служебной переписки ИОГВ.

После внесения в августе 2017 года в организационные документы дополнительных регламентирующих положений издание в ИОГВ юридически значимых электронных документов с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) стало правомочным. Реализованный функционал активно используется, доля исходящих и внутренних документов, издаваемых в электронном виде, быстро растет.

В связи с введением ЮЗЭДО потребовалось произвести ряд доработок некоторых функций системы. Для ускорения процесса работы с электронными документами был разработан электронный штамп для регистрации электронных документов, проведены настройки рабочих мест сотрудников, ответственных за делопроизводство в ПМО и ИОГВ. Реализованные возможности системы обеспечили контроль процесса обмена электронными документами и получение статистических данных, необходимых для формирования отчетов.

В порядке развития ЮЗЭДО планируется обеспечить возможность руководителям ИОГВ утверждения электронных документов в среде мобильного приложения «Автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ руководителя). Приложение обеспечивает защиту информации, позволяет контролировать достоверность процесса подписания документа, получать полную информацию о владельце сертификата ЭП.

При тотальной информатизации важно не только быть первым в технологической гонке, но и обеспечивать при этом комфортную работу людей, в данном случае — сотрудников ИОГВ, поскольку они являются главным трудовым ресурсом. Возможности СЭДО позволят ускорить процессы подготовки документов, а комфортное пребывание в системе пользователей делает эту работу эффективной, — считает Тимур Лапин, председатель комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области.

Следующая задача, которую предстоит решить в процессе внедрения ЮЗЭДО — создание электронных архивов, обеспечивающих долгосрочное хранение юридически значимых электронных документов в соответствии с рекомендациями ВНИИДАД. Электронный архив обеспечит сохранность оригинальных структурированных файлов с ЭП и электронных копий бумажных оригинальных документов. Предстартовый проект по настройке стенда с электронным архивом в ПМО уже завершен, планируется дальнейшее развитие данной темы, рассказали в «Диджитал Дизайн».

Также мы приступаем к интеграции СЭДО с порталом ССТУ.РФ для загрузки результатов рассмотрения обращений граждан. В соответствии с Указом Президента РФ с 1 июля текущего года вся информация об обращениях граждан и результатах их рассмотрения размещается в специальном разделе портала ССТУ.РФ. С помощью компетенций «Диджитал Дизайн» мы автоматизируем подготовку, формирование и отправку отчетности, что позволит нам не только оптимизировать процесс и сэкономить человеческие ресурсы, но и улучшить процесс обработки обращений, — поделился планами развития Тимур Лапин.

2016: СЭДО Правительства Мурманской области доработана для организации безбумажного документооборота

Компания «Диджитал Дизайн» реализовала проект по доработке функциональности системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области. Проведенные работы позволяют заказчику согласовывать документы с использованием электронной подписи и организовать полноценный юридически значимый электронный документооборот. Проект был завершен в июле 2016 года.

СЭДО на базе российской платформы Docsvision была внедрена в Правительстве Мурманской области еще в 2009 году. В системе автоматизирован значительный объем документооборота: всего в ней свыше 2 миллионов документов, а прирост составляет порядка 1500 документов в день. В СЭДО работает свыше 1200 пользователей.

Доработка функциональности системы проводилась заказчиком в целях выполнения требований постановления Правительства РФ от 6.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и Концепции региональной информатизации, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 29.12.2014 № 2769.

Согласование исходящих и внутренних документов, включая документы правительства региона и проекты нормативно-правовых актов (НПА), выполняются ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ) вручную, путем сбора виз на бумаге. Возможность электронного согласования в СЭДО реализовано компанией «Диджитал Дизайн» в несколько этапов: в 2015 году был выполнен пилотный проект для Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области, в начале текущего года этот опыт был растиражирован на другие ИОГВ, а на заключительном этапе проведены работы по автоматизации процесса согласования проектов НПА.

Для выполнения поставленных задач специалистами «Диджитал Дизайн» был проведен анализ существующих процессов согласования документов служебной переписки, проектов НПА и документов правительства региона и ИОГВ. Были выделены роли участников процессов и произведена настройка соответствующих прав, проведен анализ возможного использования в процессах согласования документов различных видов электронной подписи в зависимости от должности сотрудника. Помимо этого, функционал СЭДО был дополнен новыми почтовыми уведомлениями для пользователей о событиях в процессе согласования, например о завершении маршрута согласования, об исполнении задания на согласование без решения и т.п.

Компанией-подрядчиком было обновлено решение «АРМ руководителя», позволяющее руководителям высшего и среднего звена с использованием мобильных устройств максимально оперативно участвовать в процессе расписания резолюций и согласования проектов документов.

Также проведены настройки для веб-клиента СЭДО, который до конца текущего года планируется предоставить для использования членам регионального правительства, руководителям ИОГВ и их заместителям для создания условий быстрой и удобной работы с документами СЭДО.

В рамках проекта проведен ряд настроек и доработок, которые позволят ИОГВ реализовать обмен электронными документами между госорганами и госорганизациями с учетом требований совместного приказа Минкомсвязи РФ и ФСО России № 186/258 от 27.05.2015, а функционал модуля межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обновлен до актуальной версии 2.7.

Сотрудниками «Диджитал Дизайн» также было проведено обучение ответственных специалистов заказчика, разработаны инструкции и видеоурок по приемам электронного согласования, что обеспечило должные условия для максимально быстрой адаптации специалистов ИОГВ к изменениям и новым процессам в СЭДО.

2015: Завершена модернизация СЭД Правительства Мурманской области на базе Docsvision

Завершился первый этап проекта по внедрению системы электронного документооборота в Правительстве Мурманской области. Таким образом, заложена технологическая и организационная основа для формирования Электронного Правительства Мурманской области. Разработку и внедрение СЭД на платформе DocsVision осуществляет компания Digital Design. Реализация проекта заняла около восьми месяцев.

Губернатор Мурманской области Дмитриенко Дмитрий: «Стратегия развития информационного общества в России, утвержденная Президентом Российской Федерации в 2008 году, нацелена, в том числе, на повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления. Одним из ее направлений является создание электронного правительства, которое позволит повысить качество и оперативность предоставления государственных услуг. Внедренная в Правительстве Мурманской области система электронного документооборота является первым шагом на пути к этому. В будущем СЭД будет внедрена и в других органах государственной власти области».

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать обработку входящей и исходящей корреспонденции, включая ее потоковое сканирования для перевода в цифровой формат, а также обработку внутренней переписки и организационно-распорядительных документов. При этом Digital Design провела конвертацию данных из ранее использовавшегося программного комплекса.

Важной частью проекта является электронная «Общественная приемная». Она позволяет жителям Мурманской области создавать электронные обращения на сайте областного Правительства. Эти заявки автоматически регистрируются в системе электронного документооборота для дальнейшей обработки. Заявитель может получать уведомления о статусе его обращения по электронной почте, а также в так называемом «личном кабинете» в «Виртуальной приемной». Кроме того, этот модуль позволяет публиковать расписания приема руководителей и проводить автоматизированную запись граждан на прием.

В настоящее время в системе электронного документооборота работают все 28 органов исполнительной государственной власти Правительства Мурманской области.

Федоров Андрей, генеральный директор, Digital Design: «Трудно представить сферу, где системы электронного документооборота были бы более эффективны, чем в органах государственной власти. Их деятельность в значительной степени связана с работой с документами, их распределением, выполнением поручений. Системы электронного документооборота, автоматизирующие эти процессы и позволяющие контролировать исполнительскую дисциплину, являются обязательным условием развития госорганов в современном мире».

В декабре 2010 года компания Digital Design выиграла конкурс на разработку и внедрение удаленного автоматизированного рабочего места (АРМ) для руководителей высшего и среднего звена Правительства Мурманской области. АРМ позволит губернатору, шести вице-губернаторам и 30 руководителям исполнительных органов государственной власти удаленно работать с системой электронного документооборота и повесткой дня с использованием планшетных компьютеров, говорится в сообщении Digital Design.

По информации Digital Design, АРМ руководителя Правительства будет включать два функциональных модуля. Первый модуль обеспечит работу АРМ с системой электронного документооборота. Решение будет интегрировано с СЭД на платформе DocsVision, которую Digital Design внедрила в Правительстве Мурманской области ранее. В итоге АРМ руководителя Правительства обеспечит просмотр документов, вынесение резолюций (при помощи клавиатуры, перьевого или голосового ввода), контроль исполнения распоряжений. Работа может вестись как в онлайн-, так и в оффлайн-режиме. Система будет рассчитана на одновременное удаленное подключение до 100 пользователей.

Второй модуль АРМ руководителя Правительства – «Электронная папка для совещаний». Этот модуль обеспечит работу пользователя с повесткой дня и связанными с ней документами. Соответствующие данные будут вводиться в систему помощниками руководителей при помощи специального интерфейса, отметили в Digital Design.

2014: Развитие проекта

15 апреля компания Digital Design сообщила о начале проекта перевода системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области на программную платформу Docsvision 4.5.

На 15 апреля 2014 в системе работает более 1 тыс. пользователей, взаимный обмен документами в электронном виде осуществляют 29 самостоятельных организаций, составляющих систему исполнительных органов государственной власти региона.

По сравнению с ранее используемым ПО, новая версия системы электронного документооборота Digital Design имеет ряд очевидных преимуществ: спроектировано специализированное рабочее место руководителя, функционирующее под управлением операционных систем Windows и iOS (для мобильных устройств iPad), в ней детально продуман процесс согласования документов, с ориентацией на мобильных сотрудников, улучшено быстродействие, усовершенствован интерфейс. Кроме того система дополнена рядом других новых функций.

Компания Digital Design определена исполнителем работ по результатам проведения процедуры размещения государственного заказа.

Дмитрий Пеккер, руководитель проекта со стороны компании Digital Design, отметил: «Перевод такой масштабной системы, находящейся в промышленной эксплуатации, – процесс трудоемкий и требует тщательной подготовки. Распределенная структура Правительства Мурманской области, представленная его аппаратом и 27 органами государственной власти (ИОГВ), связана единой системой электронного документооборота. Кроме того, ограниченные доступы в СЭДО имеют областная Дума, органы местного самоуправления и подведомственные учреждения».

В рамках проекта компании-интегратору предстоит автоматизировать схемы переписки исполнительных органов государственной власти с Правительством Мурманской области и органами местного самоуправления для актуального ПО. Специалисты Digital Design интегрируют систему электронного документооборота с другими информационными системами: Автоматизированной системой по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ (АС ОГ), Межведомственной системой электронного документооборота и порталом Общественной приемной Правительства Мурманской области.

«Нам предстоит перевести СЭДО на новую версию программного обеспечения, при этом не только сохранив имеющийся функционал системы, но и расширив его. При переводе нам придется учитывать, что в настоящее время система активно используется сотрудниками ИОГВ и является основным инструментом в работе с документами и исполнении поручений. Необходимо будет провести масштабное обучение персонала», — поведал Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур Digital Design.

Тимур Лапин, председатель Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области: «Наш почти пятилетний успешный опыт использования и развития СЭДО свидетельствует о высоком уровне квалификации специалистов компании Digital Design и компетентности интегратора в области внедрения, сопровождения и развития информационных систем. По итогам модернизации системы мы планируем приступить к внедрению электронной подписи и электронного согласования, увеличить число мобильных сотрудников. В результате выполнения работ будут обеспечены условия для перехода Правительства Мурманской области и исполнительных органов государственной власти региона к полностью электронному документообороту».