Продимекс-Холдинг (Directum (система))

Ситуация

Работа в рамках проектов предполагает слаженное взаимодействие, и согласование принимаемых решений в режиме реального времени между всеми участниками проекта. Наряду с операционными задачами при реализации проекта, также крайне важно, чтобы руководство имело средства объективного анализа ситуации по проекту в каждый отдельный момент времени, с учетом взаимосвязей различных проектов, а также их комплексного влияния на развитие Группы.

При реализации проектов полномочия и ответственность делегируются руководителю проекта, который отвечает за весь проект в целом – от инициации и планирования проекта до завершения всех работ и закрытия проекта. Для руководителя проекта при этом крайне важно, чтобы команда проекта работала в едином информационном пространстве и избегала информационных разрывов, влияющих на качество и сроки выполнения задач. Ситуация зачастую может осложняться территориальным распределением операционного бизнеса, участников и руководителей проектов.

Для решения указанных задач необходима организация модели проектного управления, с четким разделением зон ответственности, формированием целей и определением критериев достижимости этих целей, учетом рисков, формированием планов работ, закреплением задач за конкретными исполнителями, ведение единого реестра для учета всех выполненных и текущих проектов Группы.

Выбор

В конце 2010 года в рамках комплексного подхода к информационной модернизации бизнеса руководством ГК «Продимекс» был взят курс на поиск и внедрение системы управления проектами. Главными требованиями к системе стали создание единого информационного поля для корпоративного взаимодействия всех сотрудников, максимально быстрая автоматизация проектной деятельности и интеграция системы в информационную среду ГК «Продимекс». Важными факторами при выборе платформы стали масштабируемость и производительность системы, возможность удаленной работы через браузер, в том числе с мобильных устройств, возможность быстрой адаптации к сложившимся в Группе бизнес-процессам.

По результатам конкурсного отбора в качестве технологической платформы была выбрана ECM-система DIRECTUM, реализация проекта была поручена специалистам компании Акелон.

Анализ задач

Перед совместной рабочей группой, состоящей из ведущих сотрудников ГК «Продимекс» и консультантов Акелон были поставлены следующие задачи:

• Стандартизировать бизнес-процессы по работе с проектами и МСФО;
• Внедрить в компании стандарт проектного управления, подготовить нормативно-методическую базу и регламентирующие документы;
• Разработать учебные курсы и обучить по курсам пользователей всех предприятий Группы и управляющей компании;
• Автоматизировать процесс инициации, согласования и утверждения проекта;
• Автоматизировать процесс исполнения проекта, включая автоматическую рассылку задач исполнителям, разработать механизм контроля за ходом задач проекта;
• Автоматизировать процессы сбора и обработки документов для целей проекта МСФО;
• Автоматизировать процесс согласования изменений в ходе исполнения проектов с возможностью формирования реестра запросов на изменение;
• Автоматизировать процесс подготовки отчетов о ходе проекта;
• Автоматизировать процесс закрытия проектов и подведения итогов по проектам;
• Разработать систему отчетности по исполнению отдельных проектов/портфелей проектов;
• Разработать отчеты для оценки эффективности работы сотрудников/подразделений на проектах;
• Разработать единый для всей Группы реестр проектов (и отдельно реестр проектов МСФО), с возможностью вывода любой аналитики по проекту в удобной форме;
• Разработать механизм визуального планирования проекта с диаграммой Ганта;
• Ввести автоматический контроль показателей эффективности в рамках проектного управления;
• Разработать механизм интеграции для переноса документов и отчетов из системы 1С в DIRECTUM для целей проекта МСФО;
• Реализовать механизм разграничения прав доступа не только на электронные документы, но и на записи справочников (для особо конфиденциальных проектов);
• Обеспечить надежное и безопасное хранение документов по проектам МСФО, с автоматической выдачей прав на документы в соответствие с принятыми регламентами;
• Предоставить удаленный доступ к системе для работы через Internet и настроить механизм уведомлений о происходящих в системе событиях на электронную почту сотрудников.

Кроме всего этого было запланировано адаптировать стандартный функционал системы под специфику ГК «Продимекс».

Решение

Проект стартовал в мае 2011 года и завершился в феврале 2012 года. В ходе проекта специалистами компании Акелон был разработан специальный модуль «Проектное управление», позволяющий работать с любыми видами проектов, в том числе с проектами МСФО, включая подготовку и централизованный сбор документов.

В состав решения вошел специальный редактор проекта с диаграммой Ганта, позволяющий в графическом виде планировать работы, разработаны типовые маршруты и сценарии, автоматизирующие работу с проектами на всех стадиях жизненного цикла, реестры проектов, этапов и задач проектов, отчеты и показатели эффективности, разработаны сценарии для актуализации плана проекта. Отдельное внимание было уделено разработке модели безопасности, позволяющей гибко настраивать права на справочники и электронные документы, а также выдавать автоматические права участникам проектов в зависимости от их ролей.

Редактор проекта с диаграммой Ганта

Редактор проекта позволяет работать с календарным планом проекта в графическом режиме с помощью диаграммы Ганта.

• добавлять этапы и задачи в план проекта, перемещать их в рамках плана для формирования требуемой иерархии работа, а также удалять этапы и задачи;
• смещать отдельную задачу/группу задач и весь проект на требуемую дату;
• устанавливать и удалять связи между задачами, поддерживается несколько типов связей;
• указать запаздывание и опережение для связанных задач;
• отобразить базовый план для анализа отклонений;
• изменять масштаб объемных проектов, чтобы весь план был виден на экране;
• работать с несколькими календарями рабочего времени;
• использовать наглядное графическое изображение плана проекта в виде диаграммы Ганта;
• работать с множеством этапов и задач (перемещать, связывать, удалять);
• синхронизировать план проекта с DIRECTUM, открывать карточки проекта, этапов и задач проектов в системе DIRECTUM.

Справочник Проекты

Справочник предназначен для учета и ведения всех проектов в компании, имеет несколько представлений, позволяющих работать с проектами МСФО, базовыми проектами и создавать шаблоны проектов.

Все проекты в компании классифицированы по видам, подвидам и программам, в рамках которых они реализуются. В карточке каждого проекта фиксируется команда управления проектом, в составе инициатора, куратора и руководителя проекта, заместителей руководителя проекта, а также экспертов в различных предметных областях. Для анализа хода выполнения проекта на верхнем уровне выводится общий процент завершения проекта, стадия проекта, а также информация существовании запросов на изменение.

Карточка проекта. Закладка «Содержание проекта» В карточке проекта также указываются цели проекта и бюджет проекта, показатели и критерии достижимости целей. Для инвестиционных проектов указывается рентабельность и срок окупаемости. Проекты можно связывать между собой, добавлять в карточку специфические для каждого проекта реквизиты.

Карточка проекта. Закладка «Настройка» Имеется механизм разграничения прав доступа к проектам и задачам для участников проектов. Поддерживается выбор различных календарей для отражения специфики проектных работ. Указываются данные о периодичности предоставления отчетов о ходе проекта, для проекта может быть указано требуемое количество дней до эскалации (отдельный сценарий отслеживает превышении данного срока и осуществляет отправку соответствующих уведомлений всем ключевым участникам проекта).

Разработанные сценарии позволяют создавать проекты из шаблонов и копировать проекты, включая все множество параметров и показатели исходного проекта.

Справочник Этапы проектов

Для формирования иерархической структуры работ по проектам используется справочники Этапы проектов и Задачи проектов. Справочник Этапы проектов предназначен для группировки задач проекта. По каждому этапу фиксируются базовые, плановые и фактические показатели длительности и срок. В случае проектов МСФО, когда в отдельном этапе требуется собрать одинаковые документы с каждого предприятия, при этом исполнители везде свои, доступна возможность создания множественных задач, существенно ускоряющая процесс формирования плана проекта.

Если в рамках задач этапа необходимо предоставление документов по строго определенным формам, эти формы могут быть связаны с этапом проекта.

Справочник Задачи проектов

В справочнике Задачи проектов осуществляется заведение отдельных задач (работ), которые необходимо выполнить для достижения поставленных в проекте целей.

В задаче проекта указывается принадлежность к конкретному этапу, в том числе доступно перемещение задач между этапами, для целей их наилучшего распределения в плане проекта. По каждой задаче отображаются ее базовые показатели, плановые и фактические.

Карточка задачи проекта. Закладка «Главное»В задаче указываются исполнители, которые автоматически будут получать задания по задаче, при наступлении сроков ее исполнения. Может быть указан контролер, ответственный за прием работ по отдельно задаче проекта.

Карточка задачи проекта. Закладка «Исполнение» При исполнении задач проекта, исполнители могут пользоваться механизмом запроса продления срока, и в случае подтверждения данного запроса руководителем проекта, сроки этой задачи будут скорректированы, и добавлены в базовый план. Для руководителей доступна возможность самостоятельно переназначать задачи на своих подчиненных. Рядовым сотрудникам доступна опция запроса смены исполнителя, в случае невозможности исполнения задачи самостоятельно. По задаче могут быть указаны наблюдатели, которые должны получать уведомления о ключевых событиях в ходе ее исполнения.

Карточка задачи проекта. Закладка «Права доступа» Система постоянно отслеживает крайние сроки выполнения задач проекта и в случае превышения периода эскалации (указывается для всего проекта), ключевым сотрудникам, ответственным за задачу будут направлены соответствующие уведомления.

Для задач проекта разработан уникальный механизм, позволяющий назначать права на задачу отдельным сотрудникам компании. Для предоставления доступа, необходимо ввести информацию о сотруднике в табличную часть «Права доступа».

Типовые маршруты и сценарии

В состав модуля «Проектное управление» вошли 9 сложных типовых маршрутов и 11 сценариев, которые позволяют своевременно актуализировать план проекта, автоматически рассылать задачи исполнителям при наступлении сроков выполнения, проверять сроки выполнения задач на предмет просрочки.

Реализованы 6 типовых маршрутов для автоматизации работы с проектом на каждой из его стадий:

• Экспертная оценка проекта;
• Согласование проекта;
• Исполнение проекта;
• Подготовка и согласование отчета о ходе проекта;
• Эскалация задачи проекта;
• Закрытие проекта.

При этом некоторые специфические процедуры, такие как согласование и исполнение проекта, обслуживаются несколькими типовыми маршрутами и сценариями, анализирующими текущее состояние проекта и реагирующими на различные отклонения в ходе проекта.

Неотъемлемой частью решения стала разработка инструментов для контроля за ходом отдельных проектов и программ, так проектной деятельности ГК «Продимекс» в целом. Для исполнителей и контролеров разработаны специальные сценарии, позволяющие оперативно найти задачи на исполнении и контроле у текущего сотрудника.

Отчет Устав проекта и Лист согласования

Отчет Устав проекта После того, как все данные о проекте указаны и составлен детальный план работ, из карточки проекта автоматически формируется Устав проекта – основополагающий документ проекта.

Наряду с уставом может быть подготовлено приложение, в котором могут быть приложены схемы и дополнительное описание проекта.

Отчет Лист согласования В процессе согласования проекта, согласующие сотрудники подписывают Устав и приложение к уставу ЭЦП, на этапе утверждения руководитель может сформировать лист согласования, в котором в табличном виде отображается вся информация о согласовании.

Отчет Сводная таблица по задачам проектов

Отчет используется для анализа хода исполнения проект. В отчет выводится вся аналитика по проекту. Пользователь при построении отчета может включить опцию выгрузки в отчет информации из табличных частей, например, для анализа исполнения проекта конкретными исполнителями/подразделениями.

Отчет Статус по документам проекта МСФО

Для целей проектов МСФО по сбору и анализу документов был разработан специальный отчет, позволяющий руководству просматривать текущее состояние проекта, в разрезе количества предоставленных и планируемых к предоставлению документов, а также документов уже переданных на проверку внешним аудиторам.

Отчеты для анализа процесса исполнения проектов

Для анализа своевременности исполнения задач проектов в разрезе сотрудников и подразделений, а также для оценки загрузки исполнителей не на проектах, что является важным фактором при распределении работ по исполнителям, в момент составления плана были разработаны специальные отчеты:

Исполнение задач проектов в разрезе работников/подразделений; Загрузка исполнителей на проектах; Соблюдение сроков по исполнению и контролю задач проектов; Результаты исполнения и контроля задач проектов.

Интеграция с 1С

Документы МФСО Интеграция с 1С позволяет переносить из 1С в DIRECTUM электронные документы и отчеты, сформированные в 1С, что позволяет пользователям сократить время на предоставление документа на проверку аудиторам в рамках проекта МСФО. При создании такого документа в DIRECTUM достаточно лишь указать задачу проекта, с которой следует связать документ, в результате чего остальные поля в карточке документа будут заполнены автоматически, а также будут выданы права на документ необходимым участникам проекта.

Ключевые показатели эффективности

Для более эффективного и своевременного отслеживания проблем, возникающих в процессе осуществления проектной деятельности Холдинга, разработаны следующие ключевые показатели эффективности:

Общий уровень просрочки задач проектов; Текущее число проектов на каждой стадии; Текущий прогресс исполнения проекта МСФО.

Результаты

Поскольку целью проекта являлось комплексное решение, включающее не только автоматизацию, но еще и подготовку нормативно-методической базы и внедрение лучших практик проектного менеджмента в ГК «Продимекс», специалистами компании Акелон был разработан Стандарт по управлению проектами, который устанавливает требования к управлению проектами, которые ведет ГК «Продимекс». В основу стандарта легли рекомендации свода знаний по управлению проектами Руководства PMBoK и накопленный в компании опыт ведения проектной деятельности. В состав регламентирующей документации вошли также детальные рабочие и методические инструкции, с описанием всех процедур управления проектами.

Большое внимание было уделено обучению сотрудников ГК «Продимекс». Для этой цели был разработан специализированный курс по использованию модуля «Проектное управление». В ходе проекта преподаватели компании Акелон несколько раз выезжали в Воронеж и Краснодар, для проведения обучения на местах. Обучение представителей управляющий компании и сотрудников предприятий Пензы и Башкирии проводилось в учебном центре Акелона в Москве. Общее количество пользователей обученных по курсам составило более 200 человек. Также проводились сокращенные семинары и презентации системы. Более 30 человек были аттестованы и стали сертифицированными пользователями системы DIRECTUM.

Одной из приоритетных задач, поставленных перед совместной рабочей группой, стал запуск проекта по сбору и подготовке отчетности для целей МСФО. В результате выполненных работ проект был запущен на исполнение в установленные сроки и к текущему моменту все документы в рамках проекта МСФО 2011 года в ГК «Продимекс» предоставляются исключительно в системе DIRECTUM. Помимо этого в системе инициировано несколько проектов юридическим управлением и управлением корпоративных финансов. К моменту перевода в промышленную эксплуатацию в системе было зарегистрировано 187 пользователей, при этом количество пользователей неуклонно растет. Руководители подразделений и ТОП-менеджеры получили механизм ЭЦП, для целей визирования и утверждения проектных документов. За время с начала опытно-промышленной эксплуатации было отправлено 4070 заданий, сформировано 3015 задач и создано 1005 документов.

Для достижения поставленных целей в рамках проекта и реализации комплексного подхода к выстраиванию проектного управления менеджмент компании дополнительно прошел полный курс проектного управления в одной из ведущих консалтинговых фирм. Крайне важно отметить, что подобный комплексный подход к обучению системе DIRECTUM и функционалу проектного управления, вкупе с теоретическими знаниями, послужил залогом успешной реализации проекта.

Перспективы

По результатам данного проекта была сформирована комиссия по развитию, в состав которой вошли ведущие специалисты ГК «Продимекс» и компании Акелон. В ведение комиссии переданы выработка плана по дальнейшему развитию системы и определение дальнейших шагов по автоматизации смежных областей.

В планах ГК «Продимекс» увеличить число подразделений, работающих в системе, а также расширить используемый функционал DIRECTUM.

По результатам текущего проекта был заключен договор на оказание сервисных услуг, в рамках которого специалистами компании Акелон проводится постоянный аудит использования системы на соответствие заложенным принципам и регламентам, оказывается методическая и консультационная поддержка.