Из 10 в 1: как проходило сведение нескольких систем учета одного из крупнейших предприятий в сфере ОПК

Одно из ведущих предприятий оборонно-промышленного комплекса России «РАТЕП», входящее в концерн «Алмаз-Антей», в сотрудничестве с Внедренческим центром «Раздолье» заменило 10 внутренних разрозненных информационных систем одной современной системой на базе «1С:ERP». Внедрение, включая опытно-промышленную эксплуатацию, в совокупности заняло менее полутора лет. В рамках проекта была также выполнена интеграция с корпоративными учетными системами, для чего были разработаны отдельные подсистемы сбора и выгрузки данных.

Итогом реализации проекта стало значительное снижение затрат времени на ввод данных и сокращение количества ошибок, ускорение управленческого и регламентированного учета. В программу было переведено 450 пользователей.

Предпосылки к реализации проекта

Долгое время российское предприятие по разработке и производству радиолокационной и радионавигационной аппаратуры АО «РАТЕП» работало на базе нескольких систем учета, многие из которых были самописными. Для сотрудников это создавало ряд сложностей, так как блоки управленческих и учетных систем автоматизации были разработаны независимо друг от друга и фактически были разорваны, каждый — работал сам по себе.

Потребности производства рассчитывались в одной системе, складские остатки хранились в другой, закупки — в третьей, а договоры — в четвертой. При этом часть данных дублировалась в Excel. Все это приводило к тому, что для анализа обеспеченности закупок приходилось сводить вручную данные из нескольких информационных систем, что занимало много времени и не позволяло поддерживать необходимую оперативность работы. Такая организация автоматизации не только замедляла работу завода, но также была непрозрачной, не позволяла быстро считывать и оценивать текущее состояние дел на предприятии, оперативно реагировать на изменения в заказах или поставках и в целом затрудняла принятие своевременных управленческих решений.

Дополнительно осложнял ситуацию значительный объем информации, с которой работают сотрудники предприятия.

Цели проекта

В рамках проекта необходимо было перейти на единую систему управления и учета. При этом важным дополнительным требованием было — не увеличить, а уменьшить трудозатраты пользователей на работу с информационной системой.

Комплексная автоматизация управления промышленным предприятием включала две основные задачи:

1. построение единого ИТ-ландшафта (в рамках одной информационной системы), куда входила автоматизация 8 процессов — от закупок до раздельного учета и отчетности;
2. интеграция с корпоративными и локальными учетными системами — от автоматизации столовой до системы управления персоналом.

Задачи проекта

• Автоматизация сквозных процессов: от расчета плановой калькуляции на изделие до закупки материалов под контракт.
• Автоматизация бюджетного процесса: формирование плановых и сбор фактических данных.
• Автоматизация подготовки управленческой отчетности и ее выгрузка в корпоративные и холдинговые учетные системы.
• Снижение трудоемкости использования информационной системы.
• Интеграция регламентов предприятия в информационную систему и цифровой контроль за их исполнением.
• Минимизация полной стоимости владения ИТ-решением.

Внедрение ERP-системы позволило предприятию полностью отказаться от учетных систем «Флагман» (для бухгалтерского и налогового учета), «Учета МЗК» (внутренней разработки предприятия для складского учета), а также внутренних разработок предприятия — блоков «Закупки» и «Продажи». Кроме того, были исключены таблицы Excel, в которых раньше также велась часть учета.

Ход проекта

До того, как решение от ВЦ «Раздолье» было внедрено, в «РАТЕПе» действовала сложная ИТ-структура, в рамках которой в контуре одного завода одновременно функционировали свыше 10 информационных систем. Каждая из них решала свою задачу и была создана по инициативе определенного подразделения. Из-за этого связанные задачи «не видели друг друга». Например, для анализа обеспеченности плана закупок необходимо было вручную свести в Excel данные из нескольких информационных систем.

Переход на единую автоматизированную систему долго не предпринимался в связи с организационной сложностью — внедрение новой информационной системы должно было затронуть практически каждое подразделение завода.

В 2020 году «РАТЕП» начал изучать существующие на рынке решения и сделал выбор в пользу единого контура на базе «1С:ERP Управление предприятием 2», внедряемого ВЦ «Раздолье». Команда внедрения реализовала несколько этапов проекта «под ключ»:

• предварительную подготовку;
• функциональное моделирование;
• разработку кастомизированного решения;
• интеграцию решения с системами завода и концерна;
• настройку прав доступа;
• подготовку переноса начальных остатков (технической вспомогательной операции для переноса данных в «1С»);
• подготовку инструкций и обучение сотрудников работе в новой системе;
• опытно-промышленную эксплуатацию системы.

На процесс настройки ERP-системы ушло 8 месяцев. В него вошли обследование, моделирование и адаптация типовой конфигурации новой системы к требованиям предприятия, а также обучение специалистов работе с новой системой и начальная подготовка базы данных.

Дальше началась опытно-промышленная эксплуатация, которая длилась 9 месяцев. В ходе нее были задействованы все основные подразделения предприятия, кроме производства: бухгалтерия, отделы информационных технологий, закупок и продаж, склады, экономическая и финансовая службы. С системой автоматизации производства был налажен обмен данными.

Таким образом удалось выстроить единый ИТ-ландшафт предприятия, одновременно автоматизировав 8 функциональных блоков. При этом на автоматизацию каждого было затрачено примерно равное количество времени. Наименее трудозатратным стал блок автоматизации входного контроля качества, все остальные блоки были объемнее и сложнее.

Для интеграции с каждой из корпоративных учетных систем нам пришлось разработать свою отдельную подсистему сбора и выгрузки данных в ERP-систему. Наиболее сложной стала интеграция с системой стратегического бюджетирования «ВИП СБК», из-за большого количества отчетных форм (их было более 450), которые необходимо было заполнять при обмене данных, — вспоминает Евгений Грибков, руководитель ВЦ «Раздолье».

Эффект от внедрения

Перевод существующих систем «РАТЕП» на единую автоматизированную систему преследовал целью обеспечение прозрачности учета и получение возможности более оперативно управлять внутренними процессами. Удалось не только добиться поставленной цели, побочным положительным эффектом от внедрения проекта стало сокращение количества разнообразных ошибок, возникавших ранее из-за несогласованности работающих систем.

В частности, у «РАТЕПа» появился удобный инструмент для оперативного бюджетирования. Параллельно удалось сократить трудозатраты сотрудников завода, так как отпала необходимость в двойном вводе информации в разные системы. Объем текущей базы «1С:ERP» постоянно изменяется, так как она в непрерывном режиме пополняется новыми данными. На текущий момент ее размер достигает 120 ГБ.

У предприятия появился удобный инструмент автоматизации сквозных процессов от расчета плановой калькуляции на изделие до закупки материалов под контракт, — рассказывает руководитель ВЦ «Раздолье» Евгений Грибков . — Реализовать такой сложный проект внедрения в разумные сроки и с разумным бюджетом удалось за счет активного участия ТОП-менеджмента предприятия.

Помимо этого, теперь в «РАТЕПе» в едином контуре автоматизировано формирование плановых и сбор фактических данных, а также ведется подготовка управленческой отчетности с выгрузкой в корпоративные и холдинговые учетные системы. В целом, удалось зафиксировать и подтвердить ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности на 20%, а также сокращение операционных и административных расходов.