«Росбанк» и GlowByte: быстрый старт центра компетенций Process Mining на базе ПО Celonis

2021: Итоги проекта по обучению центра компетенций

25 января 2021 года стало известно о том, что летом 2020 года Росбанк и GlowByte завершили совместный проект по обучению центра компетенций Process mining: команда Росбанка за месяц прошла путь от первых шагов в Celonis Execution Management System до формирования мер по оптимизации процесса по результатам первого анализа.

Как пояснялось, теперь в арсенале направления процессного управления есть современный инструмент исследования процессов. Подход к обучению и развертыванию ЦК как к проекту обеспечил команде быстрый и уверенный старт.

Еще в 2019 году в банк принял решение о внедрении Process Mining для исследования и оптимизации процессов. По результатам анализа рынка ПО был выбран Celonis. Инструмент автоматически восстанавливает карту процесса по данным о его протекании в информационных системах и предоставляет пользователю интерфейс для подробного анализа и контроля процесса.

Функционал Celonis позволяет также автоматизировать значительную часть анализа, благодаря использованию искусственного интеллекта и машинного обучения: например, найти наиболее трудозатратные или самые частые сценарии процесса, или сравнить процесс с эталоном и вывести потенциальные причины отклонений – Celonis делает это автоматически.

Последняя разработка Celonis - платформа Execution Management System – для управления всеми аспектами проекта по оптимизации их операционной эффективности, включая анализ процессов, выработку стратегии их оптимизации, выполнение действий в системе по устранению неэффективностей и автоматизацию.

Центр Компетенций Process mining в Росбанке естественным образом сформировался в направлении процессного управления – в подразделении, которое непосредственно отвечает за культуру оптимизации процессов банка.

Основными инструментами анализа процессов были Excel и Power BI, появление Celonis в арсенале направления изменило подход к анализу и возможности команды.

Любому центру компетенций всегда требуется некоторое время на погружение в технологию и наработку опыта до момента, когда решение начнет показывать результаты. Целью проекта стало сокращение этого времени настолько, насколько это возможно.

Для того чтобы максимально ускорить адаптацию Process mining в банке, было принято решение привлечь опыт компании GlowByte, которая является сертифицированным партнером компании Celonis.

Консультанты направления Process Intelligence GlowByte и эксперты ЦК Росбанка совместно сформировали программу обучения в соответствии с потребностями и задачами команды.

Важно было как можно быстрее интегрировать обновленный функционал в повседневную практику – а для этого не только получить все необходимые базовые знания о методологии ведения анализа в process mining и навык использования инструмента, но и получить первый практический опыт.

Выбрали один из ключевых бизнес-процессов банка – процесс корпоративного кредитования – и построили обучение как полноценный проект по анализу. Из–за пандемии пришлось скорректировать формат и проводить тренинги по видеосвязи, что не помешало подробно проработать всю запланированную программу и тщательно исследовать процесс.

Цикл из пяти учебных дней и ряда воркшопов был выстроен таким образом, чтобы совместить передачу теории, знакомство с функционалом, отработку практических навыков в Celonis и анализ процесса. Между учебными днями обе команды работали над анализом процесса, эксперты ЦК обращались с вопросами и всегда получали оперативную поддержку команды GlowByte.

Началось обучение со знакомства с основами, квалификации процесса и целей анализа, подготовки данных и предварительной настройки системы – и еще до завершения проекта прошли первые обсуждения результатов анализа с владельцами процесса и были реализованы первые шаги по его оптимизации.

Можно выделить два ключевых результата проекта:

• в первую очередь, команда направления процессного управления получила необходимые навыки и опыт для самостоятельного анализа процессов в Celonis и смогла заявить о себе как об уже сформированном центре компетенций Process mining.
• во–вторых, в ходе анализа процесса кредитования получили ответы на вопросы, которые стояли перед владельцами процесса и настроили операционные отчеты с важными KPI – теперь бизнес может самостоятельно отслеживать отклонения в контрольных точках процесса и привлекать ЦК к поиску их причин. Например, одним из фокусов внимания по результатам анализа стали заявки, задерживающиеся на различных этапах процесса – теперь известны
• причины таких задержек и можно оперативно отследить их непосредственно в Celonis.

Быстрый старт ЦК обеспечил скорость адаптации технологии внутри компании: уже за первый квартал после завершения проекта количество успешно проанализированных процессов выросло до пяти, популярность подхода растет и формируется спрос со стороны владельцев бизнес-процессов.