Архивы Ростелекома

За время работы любого предприятия накапливаются огромные бумажные архивы финансовой, технической и прочей документации. Эти документы востребованы как подразделениями, их создающими, так и другими родственными службами. Повсеместное внедрение электронного документооборота предопределило иную задачу — обеспечить не только надежное хранение документов, но и их быстрый поиск. Решить эти смежные проблемы, оптимизировать бизнес-процессы, связанные с управлением документами, можно за счет внедрения систем электронных архивов.

Работа телекоммуникационных компаний специфична, поскольку связана с обслуживанием большого числа абонентов и обработкой огромного объема финансовой документации. Ее несвоевременное предоставление в налоговые органы может повлечь серьезные санкции. Например, в 2006 году при проверке межрегиональной компании «Дальсвязь» работники налоговых органов потребовали представить за пять дней более 14 млн финансовых документов и, не получив их вовремя, оштрафовали компанию на 700 млн руб. Понятно, что решить подобную задачу (вручную собрать и подготовить миллионы копий документов) без электронного архива не представляется возможным.^[1]

Необходимость оптимизации управления первичными бухгалтерскими документами привела к созданию специализированного архива у национального оператора дальней связи — ОАО «Рос­телеком». Большая география присутствия компании, надзор со стороны почти 800 контролирующих органов, более миллиона ежемесячно генерируемых первичных бухгалтерских документов, высокие затраты на их хранение и обработку диктовали необходимость автоматизации архивного дела. Рассказывая об опыте внедрения электронного архива в «Ростелекоме», партнеры компании ЭЛАР — представители компании GMCS отметили, что использованное в данном проекте решение на базе платформы «ЭЛАР Саперион» решило ряд сложных задач — оно помогло организовать необходимое разграничение прав доступа, синхронизировать права доступа к документам с участками работ в системе ERP, а также гарантировать сохранность оригинальных версий документов. Созданный электронный архив был интегрирован с биллинговой системой и учетной системой Microsoft Dynamics AX, куда поступают первичные финансовые отчеты. Построение архива обеспечило «Ростелекому» большую прозрачность — вся первичная документация из филиалов аккумулируется в центральной бухгалтерии, стало легче проводить внутренний аудит, сократились расходы на командировки сотрудников в регионы. Кроме того, если ранее внутренние финансовые проверки осуществлялись выборочно, то теперь у ответственных сотрудников имеется постоянный доступ ко всей бухгалтерской документации. Как следствие, в компании растет общая эффективность управления операциями. Особое внимание участники семинара обратили на возможности разграничения прав доступа к документам, вплоть до отдельных их частей, а также на вопросы безопасности. Система ЭЛАР сертифицирована ФСТЭК по коду защищенности 1Г и допущена к работе с персональными данными по первому классу.

Создание электронного архива становится одной из важнейших корпоративных задач, и сегодня на рынке предлагается немало специальных продуктов и услуг в этой сфере. Но 18 лет назад, когда в ЭЛАР только начинали свою деятельность, конкурентов у нее практически не было.

«До 2004 года практически никто всерьез проблемами архивации и надежного хранения документов не занимался, — утверждает Хахамов Сергей, заместитель директора по маркетингу компании ЭЛАР. — Сегодня уже есть много игроков на этом рынке, одни из них предлагают услуги по сканированию, созданию электронных ресурсов, другие — по внедрению систем класса ECM и созданию электронных архивов. Однако компаний, которые могли бы, как мы, предложить весь спектр услуг и решений, единицы».

Примечания