Как в "Сбербанке Казахстан" работает система дистанционного обучения на базе WebTutor

Сотрудники ДБ АО «Сбербанк» на основе системы WebTutor настроили и запустили несколько крупных проектов для решения задач в области управления персоналом и не только.

Цели, команда и срок

Количество сотрудников ДБ АО «Сбербанк» составляет несколько тысяч человек по всему Казахстану. Поэтому автоматизация процессов дистанционного обучения персонала была серьезной задачей для руководства банка.

Для реализации идеи была сформирована команда из Управления по работе с персоналом и IT-департамента, которые четко видели желаемый конечный результат. Реализация проекта по внедрению СДО в общей сложности заняла рекордные сроки: всего три месяца с момента покупки системы до запуска в промышленную эксплуатацию.

При внедрении проекта команда Сбербанка в Казахстане ставила перед системой WebTutor определенную цель – запуск автоматизированного процесса обучения и оценки персонала. Но по мере того, как проект развивался, увеличивалось количество запросов от бизнес-подразделений банка в области автоматизации процессов.

На данный момент на платформе WebTutor успешно реализовано:

1. Единое web-пространство – HR-портал
2. Дистанционное обучение и проверка знаний сотрудников
3. Сертификация «новеньких» и «переведенных» сотрудников как в розничном бизнесе, так и в корпоративном
4. Проведение онлайн обучения сотрудников филиальной сети с использованием модуля «Виртуальный класс»
5. Оценка персонала (KPI, проекты, компетенции)
6. Подбор и адаптация персонала
7. Интеллектуальная система управления отклонениями (централизованная система оценки отклонений по продажам / численности / операционным дефектам от руководителя сети до уровня продавца, производящая формирование заданий, устраняющих отклонения, а также маршрутизацию заданий для исполнителей). Также проведена интеграция с платформой, через которую руководители заполняют формы на планшетах (iPad)
8. Система учета заявок Административно-хозяйственного департамента (заявки на транспорт, обслуживание)
9. Адресная (телефонная) книга сотрудников банка
10. Блок «Именинники» и отправка поздравлений
11. Проведение опросов среди сотрудников
12. Система учета/хранения данных по крупным клиентам банка
13. Система передачи данных о клиентах от корпоративного блока в розничный в рамках синергии двух блоков
14. Система планирования обучения сотрудников на год
15. Система планирования отпусков (ведется разработка)

Татьяна Тычинина, сотрудник ДБ АО «Сбербанк Казахстан»: «Изначально предполагалось использовать систему только в части дистанционного обучения и оценки персонала. Но сотрудникам и руководителям подразделений в банке настолько понравились наши нововведения, что мы стали получать запросы о внедрении новых проектов. Таким образом, СДО разрослась в банке до глобальных масштабов. С полной уверенностью, могу сказать, что нам удалось реализовать действительно потрясающие проекты и использовать функционал системы на полную мощность».

Обучение сотрудников

Процессом дистанционного обучения управляют сотрудники Управления по работе с персоналом. Уже сейчас в СДО загружено более 300 дистанционных курсов, большинство из которых разработаны внутри банка. И это самое начало.

В начале каждого года сотрудники Отдела обучения собирают планы обучения на текущий год. После того, как все планы согласованы, происходит распределение сформированных заявок на внутреннее и внешнее обучение по заранее созданным мероприятиям в базе.

Основным средством разработки электронных курсов является CourseLab, дополнительное программное обеспечение – Articulate Storyline, Adobe Captivate, Movavi Screen Capture Studio. А для создания курсов используется готовая графика и брендбук компании. Работа выстроена очень логично и удобно для сотрудников. Так, по завершению одного модуля обучения сотрудникам автоматически назначаются тесты на соответствующие темы. Результаты тестирования анализируются и используются для подготовки отчетов. Например, по исследованию уровня знаний сотрудников по тому или иному направлению и продукту.

Кроме того, теперь на HR-портале доступен самостоятельно разработанный календарь общедоступных учебных мероприятий: тренингов, мастер-классов и вебинаров. Он помогает сотрудникам быть в курсе всех планируемых учебных мероприятий. Если подать заявку заранее, у сотрудника будет возможность посетить интересующее его мероприятие и получить новые знания.

В «Личном кабинете» сотрудника располагается также календарь мероприятий, которые он должен будет посетить.

Не можем не отметить еще один полезный и очень нужный проект, который успешно запущен на HR-портале ДБ АО «Сбербанк». Это сертификация сотрудников розничного и корпоративного блоков. Система самостоятельно отслеживает «новых» и «переведенных» сотрудников блока и назначает определенный пакет электронных курсов и тестов, соответствующих их типовой должности и уровню.

Оценка персонала

Оценка персонала с самого начала являлась приоритетным направлением проекта по автоматизации HR-процессов. Ведь в такой большой организации, как Сбербанк, очень важно постоянно отслеживать результативность и эффективность каждого сотрудника. Поэтому для всех категорий сотрудников ежеквартально проводится оценка по профессиональным компетенциям. Система оценки реализована в три этапа: Самооценка, Оценка непосредственным руководителем и Утверждение Директором. Итоговая оценка сотрудника (коэффициент) является показателем при расчете его премии.

Оценка ключевых показателей эффективности (КПЭ) и проектов проводится только для руководителей и также на ежеквартальной основе. В начале квартала руководители устанавливают для себя самостоятельно КПЭ и проекты на квартал. Далее данные формы согласуются в соответствии с этапами документооборота, и форма снимается с редактирования до окончания квартала. В системе оценки присутствуют также и общебанковские показатели, которые влияют на выплату премии (вносятся в систему администраторами). По окончании квартала руководители вносят фактические данные по КПЭ и проектам, и система переходит автоматически на последующие этапы согласования в соответствии с настроенными процедурами оценки. Итоговая оценка (коэффициент) является итоговым коэффициентом при расчете премии. Удобство системы заключается в том, что при необходимости формы могут быть открыты для корректировки, все согласование происходит в электронном виде, и сотрудник может самостоятельно посмотреть расчеты по своей премии. Все формы оценки как для оцениваемых сотрудников, так и для оценивающих и согласующих руководителей доступны на HR-портале в любое удобное для них время. На каждое действие в оценке предусмотрены всевозможные уведомления и подсказки.

Подбор персонала

Основную функцию подбора осуществляют сотрудники Центрального офиса банка, но часть ответственности лежит все-таки и на сотрудниках филиалов (ведение базы кандидатов и вакансий в своих Группах-филиалах). Поэтому подбор автоматизирован с использованием системы E-Staff, которая интегрирована с системой WebTutor в части импорта штатного расписания, базы сотрудников, заявок на открытие вакансий, а также экспорта вакансий на внутренний HR-портал. На данный момент разрабатывается единый цикл: от подачи заявки на открытие вакантной позиции до прохождения периода адаптации сотрудника в Банке.

Работа с сотрудниками, клиентами и поддержание корпоративной культуры

Сбербанк уделяет особое внимание развитию и созданию комфортных условий работы для своих сотрудников. Поэтому создание удобного телефонного справочника, который бы позволял быстро находить нужные контакты коллег, было необходимостью. Благодаря использованию базы данных системы WebTutor проблема была решена: поиск контактов стал «живым», информация стала обновляться автоматически на ежедневной основе, а персональные данные в системе каждый сотрудник может вносить и обновлять самостоятельно на HR-портале.

Кроме того, в банке существует своя социальная сеть S-Network, которая на данный момент интегрирована с системой WebTutor в части заполнения карт наблюдений в интеллектуальной системе управления отклонениями с использованием планшетов.

Работа с внутренними клиентами автоматизирована в 2 направлениях:

• прямой сбор обратной связи по работе Сбербанк Онлайн Казахстан. Благодаря гибкости системы был создан и настроен отдельный сайт, посвященный проблемам в работе Сбербанк Онлайн Казахстан;
• для привлечения новых клиентов создан раздел для передачи контактных данных потенциальных клиентов в розничный блок и бизнес-подразделения. Благодаря функционалу системы, который позволяет разграничивать степень доступа к порталу и информации на нем, обмен данных происходит через закрытую часть HR-портала, доступную только определенной категории сотрудников.

Еще один важный для работников банка функционал реализован в части автоматического отслеживания дней рождения сотрудников и отправки им e-mail с поздравлениями от Управления по работе с персоналом. Приятно, согласитесь!

Интеграция с системами Банка

Поскольку скорости работы в Сбербанке всегда высоки, для оперативного управления процессами важна ежедневная актуальность данных, с которыми работают сотрудники. С помощью интеграции с кадровой системой данные о сотрудниках, изменения в штатном расписании, дисциплинарные взыскания и информация о состоянии сотрудников в базе данных WebTutor всегда остаются актуальными. Кроме того, благодаря интеграции с системой хранения учетных записей Active Directory команда Сбербанка настроила доменную авторизацию пользователей при входе на HR-портал. Интеграция с почтовым сервером дала возможность отправки писем-уведомлений о различных действиях/напоминаниях/информирования на HR-портале.

«Мелочи всегда крадут у нас больше всего времени. Поэтому наша команда очень рада, что нам удалось осуществить такие масштабные и нужные всему банку проекты. Они существенно оптимизировали как временные, так и финансовые затраты компании за счет автоматизации многих процессов. В результате выиграли все: и клиенты банка, и его сотрудники. Я уверена, что мы и дальше будем находить решения для того, чтобы улучшать условия работы наших сотрудников и тем самым повышать общую эффективность», - резюмировала Марина Марейчева, Директор Управления по работе с персоналом ДБ АО «Сбербанк»