Как «Согаз-Мед» оптимизировал бизнес-процессы с помощью платформы Tessa

2021: Приобретение лицензий СЭД Tessa и пакета обновлений

Приобретение лицензий СЭД TESSA и пакета обновлений, а также сервера разработки и тестирования.

2020: Развитие, поддержка и расширение функциональности Tessa

С января по декабрь 2020 года компания Синтеллект занималось развитием и поддержкой системы на базе платформы TESSA. Расширение пакета лицензий.

2019: Развитие, поддержка и расширение функциональности Tessa

С января по декабрь 2019 года компания Синтеллект занималось развитием и поддержкой системы на базе платформы TESSA. Так же провела раширение функциональности делопроизводственного блока.

2018

В декабре 2018 года Синтеллект автоматизировала для Согаз-Мед:

• Блок общего делопроизводства,
• архив нормативных документов,
• отчеты и рабочие материалы (универсальный бизнес-процесс),
• организационно-распорядительные документы и договорный блок, включая заявки на платеж и архив первичных бухгалтерских документов

В качестве платформы было выбрано решение TESSA.

Так же была проведена интеграция СЭД с Единым журналом обращений граждан.

Текущие параметры проекта

• Количество пользователей в системе – 1260
• Количество лицензий –
  • конкурентные лицензии стандартные – 350
  • Web – 15

Количество документов в Тесса с 01.02.2018 по ключевым направлениям:

• Входящие – 41 340
• Исходящие – 71 309
• Договор/доп. соглашение – 12 507
• Заявки на платеж – 13 264
• Служебные записки – 9 610

Функциональные рамки проекта

Делопроизводственный блок

• Входящие
• Обращения граждан
• Исходящие
• Приказы
• Распоряжения
• Доверенности
• Протоколы
• Служебные записки

Договорной блок

• Договоры
• Доп. Соглашения
• Заявки на согласование расходов/платежей
• Первичные документы к договору/счету
• Подтверждение контрагента

Общий блок

• Архив нормативных документов
• Блок отчетов (конфигуратор отчетов)
• Рабочие материалы (универсальный бизнес-процесс)

Временные рамки проекта

• Проведение конкурса – октябрь 2017
• Заключение договора и начало работ �– ноябрь 2017
• Начало ОПЭ по всем бизнес-процессам �– 01.02.2018

2017

Страховая компания «Согаз-Мед» осуществляет деятельность с 1998 г. В компании застрахованы более 19 млн человек. Региональная сеть представлена 660 подразделениями в 40 субъектах РФ. «Согаз-Мед» осуществляет деятельность по ОМС: контролирует качество обслуживания застрахованных при получении медпомощи в системе ОМС, обеспечивает защиту прав застрахованных граждан, восстанавливает нарушенные права граждан в досудебном и судебном порядке. В 2018 году рейтинговое агентство «Эксперт РА» подтвердило рейтинг надежности и качества услуг «Согаз-Мед» на уровне «А++» (наивысший по применяемой шкале уровень надежности и качества услуг в рамках программы ОМС).

С 2010 года в компании была внедрена система электронного документооборота (СЭД) на платформе Lotus Notes, которая охватывала процессы головного офиса и имела по 1-2 рабочих места в филиалах. На тот момент, это была надежная удобная система, но с достаточно высокой стоимостью внедрения, сопровождения и лицензий.

В августе 2017 года в компании был открыт проект по модернизации СЭД, в рамках которого было необходимо создать единый архив документов компании, оптимизировать стандартные процессы делопроизводства и договорной работы на единой современной платформе, с перспективой дальнейшей автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом.

В процессе выбора были собраны и проанализированы требования и пожелания различных групп пользователей к новой СЭД. В итоге, ключевыми от всех групп пользователей стали следующие критерии:

• Скорость работы системы
• Простота и удобство работы (чтобы было понятно без инструкции)
• Эффективные средства поиска документов

Дополнительно руководство (VIP пользователи) обозначили свои требования:

• Низкая стоимость владения (лицензий, внедрения, развития)
• Быстрый срок внедрения
• Удобные и эффективные средства контроля со средствами инфографики
• Возможность работы с любых мобильных устройств

Ряд пользователей также высказали пожелания:

• Максимум автоматического заполнения
• Формирование и просмотр отчетов в интерфейсе системы с возможностью выгрузки в Excel

ИТ-специалисты и внутренняя поддержка сформулировали свои критерии:

• Пользователи не должны задавать вопросов по работе с системой (простота, удобство и надежность)
• Простота администрирования
• Возможность развития решения собственными силами
• Простой переход на новые версии
• Новые современные технологии
• Гибкая настройка прав доступа
• Возможность быстрой и простой интеграции с другими информационными системами

Таким образом, перед «Согаз-Мед» стояла задача найти современную платформу с широким функционалом, которая помогла бы оптимизировать бизнес-процессы и при этом имела бы оптимальную стоимость владения.

В сентябре 2017 года была объявлена конкурсная процедура по выбору СЭД на основе сформированных функциональных требований. Оценивались 6 ключевых критериев:

• Стоимость лицензий
• Стоимость внедрения
• Сроки внедрения
• Стоимость технической поддержки с учетом SLA
• Проектная команда и квалификация участника
• Общая функциональная оценка системы

В результате победителем стала компания «Синтеллект» с предложенной платформой Tessa.

Несмотря на сжатые сроки проекта, благодаря совместным усилиям работников компаний «Согаз-Мед» и «Синтеллект», запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию был осуществлен в требуемый срок. Реализация проекта была начата в ноябре 2017 года, а уже в конце января 2018 года был осуществлен запуск первой очереди процессов: блок общего делопроизводства, архив нормативных документов, отчеты и рабочие материалы (универсальный бизнес-процесс), организационно-распорядительные документы и договорный блок, включая заявки на платеж и архив первичных бухгалтерских документов.

В результате запуска первой очереди, помимо непосредственно самих автоматизированных бизнес-процессов, компания «Согаз-Мед» получила гибкий, удобный и функциональный инструмент для дальнейшего развития СЭД.

На сегодняшний день в системе работает около 1300 пользователей, в системе зарегистрировано более 250 000 документов, среди которых входящие и исходящие письма, договоры и дополнительные соглашения, приказы и распоряжения, заявки на платежи и служебные записки, а также другие типы документов.

С даты начала реализации проекта в «Согаз-Мед» прошел год и, безусловно, проект в компании можно считать эффективным и успешным, т.к. оправдались ожидания всех групп пользователей. Система работает быстро на любых сценариях использования, интерфейс приятен и прост, средства поиска позволяют быстро найти необходимую информацию. Переход и адаптация к новой СЭД не вызвали каких-либо ощутимых трудностей у пользователей и дополнительных внутренних ресурсов со стороны подразделений ИТ. Руководство компании получило эффективные средства контроля за бизнес-процессами и исполнительской дисциплиной, - рассказала в декабре 2018 года Татьяна Князева, руководитель проектного офиса Аппарата генерального директора «Страховой компании «Согаз-Мед».

Кроме того, при поддержке специалистов компании-вендора текущие процессы компании были оптимизированы, в том числе с учетом возможностей Tessa в части сводных уведомлений, гибкой ролевой модели для управления доступом к документам и функциям системы, настройки форм документов и др., которые были недоступны ранее. В результате, процессы стали проще и эффективнее, а настройку решения получилось выполнить за очень короткий срок.

На следующем этапе, который планируется завершить до апреля 2019 года, запланирована интеграция СЭД с Единым журналом обращений граждан, внедрение электронных заявок по разным направлениям, оптимизация процессов для централизации операционных функций.

В планах третьего этапа (2019 год) предусмотрена интеграция СЭД с бухгалтерскими и финансовыми системами, а также реализация юридически значимого документооборота.

Сегодня необходимо и очень важно инвестировать ресурсы в автоматизацию бизнеса, поскольку использование устаревших технологий ограничивает возможности компании и сдерживает ее дальнейшее развитие. Модернизация и совершенствование документооборота – важная составляющая в развитии и повышении эффективности деятельности компании, - заключила Татьяна Князева.