Страховое общество "Помощь" внедряет СЭД

2 июня 2014 года стало известно о проекте внедрения ЕСМ-системы ТЕЗИС в ИТ-структуру «Страхового общества «Помощь». В рамках проекта интегрирована функциональность СЭД и системы взаимодействия с контрагентами (CRM).

Задачи проекта

Основная идея проекта - в интеграции CRM и системы ТЕЗИС, чтобы согласование договоров и иных документов в системе запускалось прямо из карточки в CRM, а контрагенты были синхронизированы. Также Заказчик видел важность получения возможности гибкой настройки процессов согласования документов собственными силами.

«Немаловажную роль в выборе ТЕЗИС сыграла цена лицензии, низкая стоимость модернизации и понятная политика перехода на новые версии», – отметил Сергей Браерский, руководитель отдела информационное логистики ООО «Страховое общество «Помощь».

Ход проекта

На платформе системы ТЕЗИС в СО «Помощь» автоматизированы ключевые процессы:

• договоры страхования,
• выплатные дела,
• технические задания на котировку риска и т.д.
• стандартный документооборот,
• управление канцелярией и работа с задачами.

Причины выбора ТЕЗИС:

• интуитивно понятный пользовательский интерфейс;
• модуль интеграции со свободно распространяемыми офисными пакетами;
• диапазон настроек, позволяющий автоматизировать многие бизнес-процессы, не прибегая к программированию;
• система контроля над доступом к данным и система замещения сотрудников, позволяющая выдавать доступ на время отпуска;
• шлюзы для интеграции с другими веб-приложениями.

Разработаны дополнительные функции – автоматическое назначение пользователей на роли, например, по сумме страхового договора или виду страхования, широкая библиотека шаблонов, инструменты для анализа эффективности бизнес-процессов.

Итог проекта

Получилось уникальное и гибкое решение, объединившее бизнес-процессы компании в единую среду. Сотрудники обладают единой точкой доступа к документам и поручениям, руководители могут контролировать исполнительскую дисциплину и формировать отчетность по работе сотрудников.

«Внедрение системы ТЕЗИС позволило нашей компании сократить время, затрачиваемое сотрудником на выполнение рутинных процедур по согласованию документов, повысить контроль над процессами согласования, сократить время, необходимое новым сотрудникам на освоение СЭД», – поведала Ольга Родионова, первый заместитель генерального директора ООО «Страховое общество «Помощь».

В сентябре 2012 года специалисты компании Haulmont провели предпроектное обследование компании. В ходе обследования было выявлено 7 маршрутов согласования и утверждения документов, оставшихся в наследство от предыдущей системы – эта часть не соответствовала реальности и требовала сокращения и упрощения процессов. В ходе презентации по результатам обследования разработчики показали руководству компании, как будет выглядеть работа в системе в будущем и уже в январе 2013 года начались работы по внедрению.

В систему необходимо было перенести процессы, специфичные для страхового бизнеса – согласование технического задания на котировку риска, договора страхования, выплатных дел, распоряжений на оплату, проведение осмотра объекта страхования, а также общие процессы работы с документами – регистрация входящей и исходящей корреспонденции, согласование приказов и документов и ознакомление с ними сотрудников, процессы постановки и контроля исполнения рабочих задач.

В результате внедрения в систему ТЕЗИС были импортированы 9000 договоров страхования со всеми вложенными документами и 10 000 карточек с данными о контрагентах.

Симбиоз CRM и ТЕЗИС

Важнейшей задачей проекта стала организация единого процесса создания и согласования договора страхования в виде интеграции CRM и системы ТЕЗИС с обменом данными между системами. В результате процесс стал выглядеть следующим образом: пользователь заходит в карточку контрагента в CRM и запускает процесс создания договора. Система по ИНН и номеру, единому для обеих систем, проверяет, есть ли в системе ТЕЗИС карточка данного контрагента. Если карточка отсутствует, система автоматически создает её и заполняет необходимые данные из CRM. Если карточка есть, то система обновляет данные и создает новый договор, который отправляется на согласование.

Затем карточка договора возвращается в CRM тремя возможными способами: при завершении процесса согласования договора, при завершении согласования технического задания и при нажатии на кнопку «Без согласования ТЗ». Аналогично происходит процесс обмена карточками выплатных дел. При этом новая карточка в ТЕЗИС создается на основании договора страхования, поля данной карточки недоступны для редактирования в системе ТЕЗИС, только в CRM.

Планируется реализовать три варианта запуска задачи из CRM в системе ТЕЗИС:

• При закрытии карточки страхового события с пометкой «Суброгация» в системе ТЕЗИС создается соответствующая задача сотрудникам юридического отдела на основании карточки договора страхования
• При сохранении карточки страхового события с пометкой «VIP-клиент» – создается соответствующая задача сотрудникам отдела по работе с важными клиентами
• При сохранении карточки страхового события, связанного с карточкой договора страхования определенного вида, превышающего определенную сумму.

Автоматическое назначение пользователей на роли

В ходе проекта для нестандартных процессов был разработан механизм автоматического назначения пользователей на роли в процессах в зависимости от содержания полей карточек. При этом автоматически назначенного участника процесса нельзя удалить или изменить при его запуске, но в некоторых случаях можно добавить дополнительных, имеющих соответствующие права. Для каждого из автоматически назначаемых пользователей присвоены один или несколько «дублёров» с возможностью замещения.

Администратор системы или пользователь с ролью редактирование матриц может изменять пользователей, автоматически назначаемых на роли по процессам.

С помощью матрицы подстановок можно настраивать все нестандартные процессы в системе, например, по правилам компании, договоры страхования со страховой суммой, не превышающей 500 000р. согласовывает сначала рядовой исполнитель, а потом начальник отдела. Если сумма договора превышает 500 000 р., их согласовывает сначала начальник отдела, а затем руководитель департамента. Для этого в матрице создаются соответствующие записи, связывающие страховую сумму и порядок согласующих. В качестве параметра изменения маршрута согласования можно выбрать любой другой показатель.

Библиотека шаблонов

Страховая компания оперирует огромным массивом договоров страхования различных объектов и рисков, причем каждый из них обладает своей спецификой. Поэтому для Заказчика была разработана «библиотека шаблонов», в которой хранятся формы и бланки документов для каждого случая.

Каждый файл библиотеки представляет собой стандартизированный шаблон, которому соответствует карточка документа в системе ТЕЗИС с описанием и соответствующим вложением. При этом данный файл можно как просто скачать на компьютер и заполнять в текстовом редакторе, так и инициировать создание карточки, в которую данный шаблон будет добавлен как вложение, при этом в его текст автоматически будет добавлена информация из карточки.

Инструментарий для бизнес-анализа

В типовой функциональности системы ТЕЗИС уже заложен ряд инструментов для формирования отчётности и анализа процессов – это отчет по контролю исполнительской дисциплины, функции группировки списков задач и документов по различным показателям, настройка фильтров и т.д. Но для руководства Страховой группы «Помощь» были разработаны дополнительные отчётные формы:

1. Экран «Мои Действия». В нём любой пользователь может увидеть все свои действия по всем процессам в системе в одном месте – по задачам, стандартным и нестандартным процессам. При этом руководитель, кроме своих действий, может увидеть действия своих подчинённых.

2. Аналитические отчёты в формате XLS a. Отчёт о согласовании документов. Отчёт отображает сводную информацию о том, сколько и каких документов прошло по процессам согласования за выбранный интервал времени через выбранных сотрудников.

b. Отчёт о работе сотрудников по договорам страхования. Отчёт отображает информацию о том, сколько и какие карточки сотрудники создавали за определённый промежуток времени, и какие процессы запускали по ним. Кроме того, есть функция отображения среднего времени протекания процессов и среднее количество этапов согласования карточки.