"1С:Предприятие 8" помогло ООО "Сумотори-Иркутск" повысить скорость и качество обслуживания клиентов

26 октября 2015 года. Группа компаний "Форус" сообщила^[1] о автоматизации ООО "Сумотори-Иркутск". Система "Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти", разработанная на платформе "1С:Предприятие 8", помогает руководству оперативно планировать и контролировать продажи техники, управлять ассортиментным портфелем и контролировать взаиморасчеты с покупателями и поставщиками. Организовано адресное хранение запчастей и комплектующих на складе, снизилось количество неликвидных запасов, обеспечены своевременные поставки необходимых материалов. Улучшилось качество планирования работы станции технического обслуживания, оптимизирована загрузка оборудования, сокращено время на оформление документации на производственный ремонт и обслуживание техники.

Технохолдинг SUMOTORI представительство г.Иркутск, 2015

Цели и задачи

Для эффективной работы компании необходимо грамотно планировать продажи и ремонты техники, своевременно закупать необходимые запчасти и комплектующие, оперативно оформлять заказ-наряды, четко планировать работу механиков и загрузку оборудования, контролировать взаиморасчеты с клиентами и поставщиками.

Ранее некоторые задачи станции технического обслуживания не были автоматизированы. В частности, заказ-наряды приходилось заполнять вручную. Для учета рабочего времени механиков использовались электронные таблицы. Было сложно планировать загрузку оборудования, работы по ремонту и обслуживанию техники. Много времени уходило на ручное формирование перечня услуг и материалов, требуемых для обслуживания техники.

Компании стала необходима специализированная информационная система, которая позволила бы ускорить формирование заказ-нарядов, упростить обработку и комплектацию входящих заказов, оптимизировать загрузку механиков и оборудования, усилить контроль за работой подразделений. Кроме того, требовалось организовать точный учет запчастей на складе, оптимизировать закупки, усилить контроль за отпуском запчастей в ремонтные зоны. Руководителям отделов необходим был удобный инструмент для контроля работы менеджеров, управления заказами покупателей и дебиторской задолженностью.

Выбор решения

В качестве основы для создания такой системы было выбрано отраслевое решение "Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти" и дополнительный модуль для этого продукта от разработчика "1С-Рарус" "Управление взаимоотношениями с клиентами". Партнером по автоматизации стала Группа компаний "Форус". За два месяца система была развернута на 20 рабочих местах, были полностью автоматизированы задачи управления продажами запчастей, техники, а также - сервисного обслуживанию техники.

Ключевые итоги проекта

Управление продажами:

• Улучшилось качество планирования продаж. С помощью новой системы оперативно формируются планы продаж по каждому конкретному менеджеру, а также отчеты о выполнении этих планов за различные периоды и по различным товарным группам. Менеджеры получили возможность вести в системе рабочий журнал, в котором фиксируется, какое количество звонков, кому и с каким результатом сделано за день. Это позволяет оценивать результаты работы менеджеров и подразделений, рассчитывать бонусы за выполнение и перевыполнение планов, мотивировать сотрудников на достижение более высоких результатов. Кроме того, данные о продажах за различные периоды и по различным товарным группам помогают руководству вырабатывать решения, связанные с развитием бизнеса, например, с расширением штата сотрудников, увеличением постов техобслуживания, поддержания актуального складского товарного запаса и т.п.
• Появилась возможность контролировать состояние и сроки исполнения заказов на поставку техники. В системе в любой момент времени можно получить информацию о том, какие машины еще в производстве, какие на стоянке/в наличии, а какие - уже в пути, кто перегонщик и водитель.
• Усилен контроль за взаиморасчетами с контрагентами. В системе оперативно формируется график платежей, который помогает контролировать дебиторскую задолженность по каждому контрагенту и планировать поступление денежных средств в определённом периоде. В результате величина дебиторской задолженности уменьшилась.

Управление складом запчастей:

• Заказы поставщикам формируются в системе с учетом складских остатков, текущих заказов, а также длительности доставки товара. Необходимые запчасти теперь всегда есть в наличии в нужном количестве на складе. Появилась возможность выявлять наиболее прибыльные и часто покупаемые товарные позиции, что также помогает планировать закупки и сокращать количество неликвидного товара на складе.
• Организован оперативный учет товаров по местам их хранения. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужный товар на складе, оперативно комплектовать заказы и передавать запчасти в ремонтные зоны, а также в зону выдачи товаров клиенту.
• В системе в номенклатурной карточке каждой запчасти указано, для какой модели техники она предназначена. Это значительно упрощает и ускоряет процесс согласования заказов и исключает возможные ошибки: заказчик гарантированно получит именно ту деталь, которая ему нужна.
• Появилась возможность учитывать, оценивать и анализировать данные по условно упущенному спросу. Система фиксирует все обращения по запчастям, которых не оказалось в наличии. На основании этой информации менеджер по закупкам может принять решение, какие товары необходимо включить в ассортимент. Таким образом, компания реагирует на запросы клиентов и расширяет ассортимент запчастей в соответствии с их потребностями.
• Настроено разграничение прав доступа к системе. Теперь реализацию запчастей могут оформить только те сотрудники, которые являются материально-ответственными лицами. Это исключило возможность махинаций с перемещениями и продажами запчастей со склада.

Оптимизация работы СТО и сервисной службы:

• Улучшилось качество планирования работы станции технического обслуживания и сервисной службы. В системе в онлайн режиме отображается текущее расписание работы механиков и ремонтных блоков (постов), установлены плановые нормы выполнения каждого вида работ. Система позволяет оценивать эффективность работы специалистов в соответствии с установленными нормативами. В результате удалось оптимизировать как работу отдельных сотрудников, так и загрузку постов в целом, длительность простоев оборудования сокращена.
• Существенно упростилась и ускорилась обработка входящих заявок. Теперь при регистрации новой заявки система автоматически формирует заказ-наряд, включающий перечень услуг и расходных материалов, необходимых для выполнения работ по обслуживанию каждой конкретной модели техники. Ранее менеджерам приходилось делать это вручную, что отнимало много времени.
• Повысилось качество сервиса, предлагаемого клиентам. С помощью новой системы менеджеры оперативно контролируют наступление сроков регулярного техобслуживания и своевременно оповещают клиентов о необходимости прохождения ТО. Кроме того, появилась возможность контролировать наступление сроков внеплановых ремонтов, рекомендованных производителями, например, в случае брака всей линейки техники. Если машина есть в списке, который прислал производитель, при вводе ее VIN-номера в систему менеджер получит уведомление о том, что данной машине необходим ремонт в сервисном центре, и сообщит об этом клиенту. Все это помогает компании своевременно выполнять работы по обслуживанию техники клиентов и обеспечивать ее бесперебойную работу.
• В системе оперативно формируется около 20 видов аналитических отчетов: по разным видам ремонта (гарантийный, выездной, техническое обслуживание), расходу деталей и т.д. Это позволяет компании выполнять отчетные обязательства перед поставщиками, планировать и контролировать объемы продаж сервисных услуг, оценивать расход запчастей и рабочего времени на соответствие установленным нормативам, рассчитывать процент брака и некачественно выполненных работ. На основании этих данных руководство может своевременно принимать корректирующие меры: применять штрафные санкции или, наоборот, утверждать премиальные выплаты специалистам, мотивируя их на быстрое и качественное выполнение работ.
• Настроено ограничение прав на передачу запчастей в ремонтную зону: теперь такие права есть только у исполнителей (но нет у кладовщика), которые подписывают документ о материальной ответственности при перемещении деталей в производство. При этом в программе отображается, какое количество деталей, кто из сотрудников и для какой машины брал. Это помогло усилить контроль за расходованием запчастей.

Примечания