Сургутнефтегазбанк (Directum)

К 2006 году бумажный документооборот между структурными подразделениями Банка вырос настолько, что процесс рассмотрения и согласования документов стал занимать очень много времени. Кроме того, значительно возросли риски потери документов и утраты конфиденциальной информации.

Для изменения сложившейся ситуации было решено внедрить систему электронного документооборота. Перед проектом были поставлены следующие задачи:

• автоматизировать бизнес-процессы Банка по разработке, рассмотрению, согласованию и подписанию оперативно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов и т.п.);
• обеспечить безбумажный документооборот между подразделениями Банка;
• перевести в электронный вид как можно больше документов (служебные записки, внутренние локально-нормативные документы Банка, протоколы, заявки, отчеты, справки, заключения и т.п.) с сохранением конфиденциальности;
• максимально автоматизировать работу канцелярии, как в головном отделении, так и в филиалах Банка.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Для решения поставленных задач Банк выбрал систему электронного документооборота DIRECTUM. Выбор был сделан по следующим критериям:

Гибкость системы – возможность самостоятельного создания маршрутов для согласования и подписания документов в системе по соответствующим уровням структурных подразделений Банка; возможность назначения прав на документы; возможность формирования статистических и аналитических отчетов по заданным критериям; осуществление поиска документов по заданным параметрам; поддержание удаленной работы пользователей.

Прозрачность документооборота – любой участник задачи сможет увидеть ход согласования документа, его подписания, все существующие версии документа, историю работы.

Лицензионная политика – клиентская лицензия системы DIRECTUM конкурентная, т.е. количество приобретенных лицензий определяет количество одновременно работающих в системе работников.

Богатый опыт внедрения – успешное внедрение системы в организациях, работающих в различных сферах деятельности.

Было принято решение о первоочередном внедрении таких модулей DIRECTUM, как Управление электронными документами, Управление электронными процессами и Канцелярия.

Процесс внедрения системы DIRECTUM.

Процесс внедрения системы DIRECTUM в Банке прошел в запланированные сроки (10 месяцев) и состоял из 4 этапов.

1 этап. В течение 2-х месяцев (май-июнь 2006 года) компанией DIRECTUM было проведено исследование бизнес-процессов Банка, связанных с документооборотом. В итоге было разработано и согласовано техническое задание на внедрение системы.

Кроме этого, на базе Учебного центра DIRECTUM было обучено 10 сотрудников Банка. Сотрудники – ведущие пользователи и программисты – прошли обучение и успешно сдали аттестацию по предметным курсам. В дальнейшем в ходе опытной эксплуатации они консультировали остальных сотрудников, помогая им освоить новый формат работы и сделать переход на электронный документооборот менее «болезненным» и проблематичным.

Следует отметить, что консультирование и обучение сотрудников – очень трудоемкий процесс, который лучше всего поручить профессионалам. Причем обучение необходимо проводить с использованием уже внедренной, адаптированной к работе конкретного предприятия системе.

2 этап. С июля по сентябрь 2006 года компанией DIRECTUM была проведена адаптация и настройка базовой версии системы DIRECTUM в соответствии с требованиями технического задания.

3 этап. В течение 4 месяцев (с октября 2006-го по январь 2007-го) система DIRECTUM была установлена на промышленный сервер, протестирована и запущена в опытную эксплуатацию. В рамках этого этапа были проведены соответствующие настройки системы согласно техническому заданию, ведущими пользователями были протестированы типовые маршруты, устранены все имеющиеся замечания, установлено необходимое дополнительное оборудование, отлажена работа системы в терминальном режиме для удаленных подразделений, проведено дополнительное обучение пользователей, подготовлены необходимые инструкции и наглядные презентационные материалы по использованию системы.

4 этап. 6 февраля 2007 года началась промышленная эксплуатация системы: все структурные подразделения Банка перешли к полноценной работе в системе DIRECTUM.

Характеристики проекта.

Внедрение системы в основном осуществлялось силами собственных специалистов «Сургутнефтегазбанка» при поддержке компании DIRECTUM. Отлаженные технологии внедрения и методические материалы DIRECTUM в совокупности с опытом специалистов Банка в реализации проектов позволили создать хорошую проектную команду и внедрить систему DIRECTUM в установленные сроки с соблюдением бюджета. Активное участие в проекте специалистов Банка помогло им глубже изучить систему, приобрести опыт по ее настройке и адаптации, который успешно применяется сегодня при решении текущих задач.

Работа удаленных подразделений и филиалов банка была организована через терминальный доступ. Сегодня все подразделения работают в едином информационном пространстве, не испытывая никаких затруднений в связи с территориальной удаленностью друг от друга: напомню, подразделения Банка находятся в 4 субъектах Российской Федерации.

Руководители высшего и среднего звена полностью работают с системой DIRECTUM: именно через систему ведется согласование локальных нормативных документов и договоров, писем и служебных записок от структурных подразделений; необходимые документы подписываются электронной цифровой подписью и отправляются в работу также через DIRECTUM. Наконец, через систему руководители самостоятельно создают задания подчиненным структурным подразделениям, устанавливают сроки и отслеживает их выполнение.

Конфиденциальность документов и заданий обеспечивается специальными механизмами DIRECTUM (шифрования документов, разграничение прав доступа).

Первоначально в системе работало 300 специалистов. Сегодня их число увеличилось до 954-х (всего в Банке работает 1154 человек). Не предоставлен доступ к DIRECTUM лишь тем сотрудникам, которые работают только с первичными учетными документами (например, кассиры), либо вообще не работают на компьютерах (например, водители).

Статистика документооборота в Сургутнефтегазбанке на 25.09.2009

Сегодня в системе DIRECTUM находится более 270 тысяч документов, включая служебные записки, приказы по основной деятельности, входящую исходящую документацию, а также множество внутренних вспомогательных документов.

Сотрудниками «Сургутнефтегазбанка» выполнено более миллиона заданий, каждое из которых было проконтролировано, а результат выполнения работ по заданию зафиксирован в тексте задания. При этом полностью в электронный вид переведены такие документы, как:

• Служебные записки.
• Входящие, исходящие, информационные письма.
• Протоколы заседаний Комитетов Банка.
• Распоряжения.
• Заявки, в том числе: на разработку, внесение изменений или дополнений в программное обеспечение Банка;на предоставление доступа или изменение параметров доступа к информационному ресурсу; на регистрацию терминалов.
• Документы службы внутреннего контроля, в том числе: задание на проведение проверки службой; справка по проводимой проверке; мероприятия по устранению отмеченных в справке нарушений и замечаний; уведомление о проведении проверки службой.
• Приложения к приказам (регламенты, инструкции положения, правила и т.п.).
• Технические заключения.
• Планы мероприятий.
• Отчеты.

Результаты внедрения системы DIRECTUM в Сургутнефтегазбанке Эффект от внедрения системы DIRECTUM выразился в следующем. Сократилось время рассмотрения и согласования нормативных документов Банка, служебных записок, заявок (в том числе на получение в Банке кредитов), входящей и исходящей корреспонденции за счет:

• сокращения времени на размножение и передачу бумажных копий документов;
• наличия возможности параллельной отправки документов нескольким сотрудникам;
• сокращения времени на перемещения между офисами Банка.

Это в свою очередь позволило сократить время и снизить расходы Банка на оформление и выдачу кредитов своим клиентам, а также сократить возможные убытки от простоя неисправных банкоматов и терминалов. Улучшился механизм контроля исполнения поручений за счет наличия специального функционала системы.

Сократился бумажный документооборот за счет рассылки входящих писем, служебных записок и нормативных документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов.

Было исключено дублирование регистрации входящих и исходящих документов в подразделениях. Появилась возможность ведения всей документации по проектам в едином информационном пространстве (у всех членов рабочей группы в любой момент времени имеется доступ к актуальной информация по реализации любого проекта в Банке).

Достигнут высокий уровень унификации оформляемых в Банке внутренних локальных документов. Установлен четкий порядок рассмотрения и согласования документов в соответствии с присвоенным приоритетом. Сократилось также время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов.Был значительно упрощен процесс передачи дел в период отпусков за счет использования механизма замещения.

Минимизировались потери документов за счет:

• хранения документов в едином электронном архиве;
• сокращения передачи документов в бумажном виде;
• ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы.

Повысился уровень информационной безопасности за счет:

• разграничения и настройки прав доступа к объектам системы;
• использование ЭЦП;
• возможности шифрования документов.

Развитие системы DIRECTUM.

В период с 2007 по 2009 в рамках технической поддержки была произведена миграция на новые версии системы: в конце 2007 года – на версию 4.4.1, в конце 2008 – на версию 4.5, в начале 2009 – на версию 4.5.1

Наиболее значимые изменения, реализованные в системе на текущий момент:

• оптимизирована и ускорена работа системы;
• реализован новый интерфейс и возможности проводника системы;
• оптимизирован процесс назначения прав группе пользователей на документы/папки/задачи;
• существенно расширились возможности группировки и фильтрации объектов в списке;
• пользователи системы могут выбирать, при выполнении каких действий им нужны запросы на подтверждения, а при выполнении каких не нужны;
• появилась панель быстрого доступа, аналогичная по виду и назначению панели быстрого доступа в Microsoft Outlook;
• добавлена возможность удаления ненужных версий документов;
• реализована возможность автоматической проверки орфографии при отправке заданий.

Все это делается специалистами Банка, благодаря предоставленным вместе с системой инструментом разработки IS-Builder, без лишних затрат на привлечение внешних разработчиков.

Силами специалистов Банка также было разработано 12 удобных типовых маршрута:

• Для департамента клиентского бизнеса (ускорение документооборота по оформлению и выдаче кредитов) – 2 типовых маршрута.
• Для департамента пластиковых карт (для ускорения документооборота по: оформлению и выдаче пластиковых карт; по разрешению возникающих проблем и поломок в сети банкоматов и терминалов; выполнению работ по PCI DSS) – 8 типовых маршрутов.
• Для отдела системного обслуживания рабочих мест (для ускорения документооборота по ремонту, обслуживанию и инвентарному учету компьютерной техники) – 2 типовых маршрута.
• Для управления анализа финансовых рисков (для фиксирования и учета операционных рисков) – 1 типовой маршрут.
• Для всех подразделений банка – универсальный типовой маршрут, позволяющий направить документ до 5 адресатам одновременно.

Исходя из изложенного выше, система электронного документооборота DIRECTUM динамично развивается и оптимизируется. При этом учитываются как пожелания клиентов, так и постоянно возрастающие требования всего рынка СЭД.

Перспективы развития системы DIRECTUM.

В планах дальнейшего развития системы DIRECTUM в Сургутнефтегазбанке интеграция с 1С за счет инструментов DIRECTUM Integration Toolset для эффективного автоматизированного обмена данными между справочниками систем, исключения дублирования информации и ее поддержания в актуальном состоянии. А также создание новых и развитие существующих маршрутов и видов документов в соответствии с бизнес-процессами Банка.