«Таймырский колледж» начал работать в СЭД «Этлас»

2020: Внедрение электронного документооборота

Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Таймырский колледж» начало работать в СЭД «Этлас». Об этом 21 августа 2020 года сообщили в «Этлас-Софт».

В сентябре 2019 года ИТ-специалисты «Таймырского колледжа» начали проработку проекта внедрения электронного документооборота с целью формирования надежного хранилища документов и автоматизации обработки и согласования документов. После изучения представленных на рынке систем было выбрано решение от компании «Этлас-Софт».

В ходе внедрения системы электронного документооборота специалисты компании «Этлас-Софт» провели обследование текущего бумажного документооборота и существующей ИТ-инфраструктуры колледжа. В ходе обследования был согласован перечень настроек, который необходимо выполнить для функционирования системы. От заказчика были получены все необходимые данные:

• Структура хранения документов колледжа;
• Типы и подтипы документов с описанием их карточек;
• Список пользователей и групп пользователей с распределенными правами доступа к документам;
• Описания текущих бизнес-процессов обработки документов;

За счет использования информационных анкет, которые заполняются заказчиком, по определенным шаблонам, процесс обследования существующего документооборота очень сильно упрощается как для специалистов исполнителя, так и для заказчика.

После проведения обследования специалисты «Этлас-Софт» на основании технического задания провели непосредственную настройку системы под согласованные требования, а именно:

• Завели в систему пользователей.
• Сформировали группы пользователей.
• Сформировали структуру хранения документов в системе.
• Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей к различным сегментам электронного архива документов.
• Завели в систему все необходимые справочники.
• Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.
• Настроили согласованные процессы обработки документов.
• Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы.
• Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.

В результате внедрения системы «Этлас» колледж упростил и сделал прозрачной работу с документами. Теперь ответственные исполнители могут в режиме реального времени отслеживать состояние поставленных задач и оперативно вносить корректировки при необходимости.