«Татнефть-АЗС Центр» расширила использование архива Этлас

3 февраля 2015 года. Компания «Татнефть – АЗС Центр» сообщила^[1] о внедрении платформы ЭТЛАС, с помощью компании «Этлас-Софт».

Выбор решения

В связи с растущим потреблением нефтепродуктов и развитием компании «Татнефть-АЗС Центр», сильно вырос объем бухгалтерской документации. Текущие системы работы с бухгалтерией не совсем удобны для формирования полноценного архива бухгалтерской документации. В связи с этим руководством компании была поставлена задача найти на рынке решение, которое могло бы удовлетворит потребности развивающейся компании. После проведения ряда встреч с представителями различных решений, в качестве оптимального было выбрано решение от компании «Этлас-Софт». В первую очередь заказчик отметил удобство и простоту работы с системой. Также немаловажным оказалось, наличие всей палитры редакторов и конструкторов, с помощью которых, специалисты «Татнефть- Азс Центр» при небольшом содействии со стороны специалистов Этлас-Софт смогли осуществить полноценное внедрение на своей территории.

Помимо стандартных задач создания структуры и настройки архива, встал вопрос об автоматизированном переносе данных в виде отсканированных первичной бухгалтерской документации из бухгалтерской системы в создаваемый архив. На этом этапе были привлечены сотрудники компании Денсол Софт, которые помогли сформировать шлюз автоматизированного обмена документами и карточками документов со стороны заказчика.

Ход проекта

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС были заведены пользователи и созданы группы пользователей, назначены права доступа к различным частям архива. Специалистами заказчика были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов.

Для максимальной надежности хранения документов была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов. Для промышленной надежности в системе Этлас присутствует разделение базы данных и базы документов и хранить копии этих баз можно как на сервере, так и на любом сетевом хранилище, тем самым обеспечивается безопасность данных даже при полном уничтожении сервера.

Планы по развитию

На данный момент система была внедрена в головном офисе компании «Татнефть – АЗС Центр» и после проведения успешного трехмесячного промышленного использования встал вопрос о расширении ее использования на все филиалы.

Расширение использования системы электронного архива Этлас

После внедрения системы электронного архива Этлас в компании «Татнефть – АЗС Центр» в 2015 году и промышленной эксплуатации в течение года летом 2016 года было принято решение о расширении ее использования.

На первом этапе внедрения системы, помимо стандартных задач создания структуры и настройки архива был решен вопрос об автоматизированном переносе данных в виде скан-копий первичной бухгалтерской документации из бухгалтерской системы в создаваемый архив. Был сформирован шлюз автоматизированного обмена документами и карточками документов со стороны заказчика. Для надежной промышленной эксплуатации была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов.

После внедрения в головном офисе, был запущен второй этап подключения к работе еще нескольких отделов компании. Были реализованы механизмы обмена данными о контрагентах и справочниках между электронным архивом и системой бухгалтерского учета. Также был сделан механизм выгрузки структуры папок из электронного архива в систему бухгалтерского учета.

После выполнения второго этапа внедрения рассматривается вопрос о дальнейшем расширении ее использования в многочисленных филиалах компании.

Примечания