«Татнефть» внедрила систему электронного документооборота

19 мая 2016 года компания «1С-Рарус» сообщила о завершении первого этапа проекта по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ПАО «Татнефть».

ПАО «Татнефть» (2016)

Выбор решения

Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения 1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые планировалось объединить в одну систему ЭДО-Татнефть и интегрировать с учетными системами предприятия. Выполнение проекта доверили осуществить казанскому офису «1С-Рарус», который является надежным партнером нефтехимической компании.

Ход проекта

Проект стартовал с автоматизации управления «Татнефтеснаб», которое обеспечивает снабжение продукцией производственно-технического назначения, взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые товарно-материальные ценности и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих сделок необходимо создавать, согласовывать, подписывать и отражать в учете многие тысячи документов.

В ходе проекта реализованы следующие функции:

• Автоматизирован процесс согласования первичных бухгалтерских документов;
• Настроена подпись документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
• Отлажен обмен подписанными документами;
• Произведена интеграция с учетной системой SAP;
• Разработана дополнительно новая электронная форма накладной «M-15», внутреннего «Акта об оказании работ и услуг».

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из его основных партнеров – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «Таграс». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены все предприятия холдинга «Таграс». На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между Управлением «Татнефтеснаб» и другими структурными подразделениями ПАО «Татнефть».

Масштабы работ:

• Переведено в электронный формат порядка 250 тысяч бумажных документов;
• Предоставлен мгновенный доступ в информационные системы к юридически значимой информации;
• Обеспечен к моменту запуска системы обмен с 73 сторонними компаниями по утвержденным ФНС России форматам электронных документов: акт приема-сдачи выполненных работ, ТОРГ-12, счет-фактура;
• Реализована возможность электронного подписания документов при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• Упрощено движение информации в электронном виде, что приводит к экономии времени на обмен документами внутри подразделений компании.

Результат проекта

В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 2600 рабочих мест в одной информационной системе. Объем бумажного документооборота с контрагентами существенно сократился. Протокольно был утвержден формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании. В январе 2016 года по этой форме было составлено около 2500 документов.

Система объединяет 22 структурных подразделения предприятия, позволяя обмениваться документами с около 100 сторонними компаниями. Более двух с половиной тысяч сотрудников компании – пользователей системы ЭДО ежедневно создают, отправляют, согласовывают и ищут необходимые документы в системе. Объем документооборота в годовом исчислении к концу проекта составил около 250 тыс. документов. По экспертной оценке, затраты на ведение учета были сокращены на 25-30%.

В настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО-Татнефть с учетными системами предприятия – «1С» и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе автоматически формируются те или иные проводки. При такой схеме работы в учете фактически будет отражаться реализация только по подписанным документам, что приведет к существенной минимизации в бухгалтерском учёте корректировочных операций. Это позволит существенно сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции. Ахметович Ахметшин, заместитель главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО Татнефть

Совместно со специалистами казанского офиса «1С-Рарус» был разработан и утвержден протокольно формат электронной накладной М-15, товарная накладная для перемещения материальных ценностей внутри компании. Это форма используется только внутри «Татнефти. Ахметович Ахметшин, заместитель главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО «Татнефть