«Трансстройинвест» подводит итоги автоматизации управления работой автотранспорта

Руководством компании поставлена цель – вовремя обеспечивать объекты строительства необходимыми материалами, приобретая их по выгодным ценам. Снижать издержки на закупку и транспортировку материалов компании удается путем централизации закупочной деятельности и получения скидок за объем. Все работы с поставщиками ведутся специалистами отдела материально-технического снабжения (ОМТС).

Ранее на участке снабжения существовали следующие трудности: 1. Подготовка и согласование заявок на материалы проходили «на бумаге», что влекло за собой потери времени и данных, постоянную необходимость уточнения состава заявок; 2. Отсутствовала оперативная информация о движении материалов и совершении оплат поставщикам в отделе материально-технического снабжения; 3. Отсутствовала полноценная информация о предстоящих платежах в планово-экономическом отделе и бухгалтерии.

Руководство «Трансстройинвест» приняло решение о внедрении информационной системы, позволяющей:

• Организовать формирование и согласование заявок на материалы в электронном виде;
• Получать достоверную информацию о выполнении потребностей в материалах;
• Отражать заказы поставщикам и счета на оплату по заказам;
• Отслеживать оперативное движение материалов;
• Контролировать складские остатки.

Основой информационной системы стало решение «1С:Управление строительной организацией 8». Компанию «1С-Рарус» выбрали в качестве исполнителя проекта благодаря наличию большого опыта автоматизации строительного бизнеса.

В созданной информационной системе организована работа отдела материально-технического снабжения (ОМТС), а также бухгалтерии в части оплаты счетов от поставщиков, отражения прихода и перемещения материалов. Внедрены подсистемы Закупки и Запасы. Автоматизировано 10 рабочих мест.

В результате внедрения «1С:Управление строительной организацией 8» ОМТС смог добиться следующих улучшений в работе: 1. Время на подготовку заявок на материалы ускорено в 2 раза. Согласование происходит оперативно, исключены потери документации. 2. Получена возможность обеспечивать объекты необходимым материалом уже в день утверждения заявки благодаря системе автоматического резервирования продукции (при наличии материалов на складе). 3. При отсутствии материалов на складе система позволяет оперативно сформировать заказ поставщику на основании заявки. Поставщиков можно выбирать как по всему заказу, так и по каждому отдельному материалу в рамках заказа. Это помогает экономить, заказывая конкретный материал у конкретного поставщика, предлагающего наиболее выгодную цену. 4. Сотрудники ОМТС оперативно отслеживают состояние заказов и их оплату. Это позволяет заранее предупреждать коллег на объектах о поступлении материалов и планировать строительные работы. 5. Оперативно составляются точные графики платежей для планово-экономического отдела и бухгалтерии. Платежи идут точно в срок, исключены задержки материалов из-за просрочки в оплате заказов.

Рассказывает Юлия Зубаренко, заместитель генерального директора ООО «Трансстройинвест»: Внедренный программный продукт позволил нам организовать упорядоченный и прозрачный процесс работы с поставщиками, в числе которых свыше 200 компаний. В настоящее время мы ведем работу над пятью строительными объектами. Так, в целом за май 2012 года сотрудники ОМТС с помощью «1С:Управление строительной организацией 8» сформировали заказы поставщикам на общую сумму свыше 200 млн рублей. Автоматизация процессов снабжения помогла наладить непрерывную работу по поставкам материалов, особенно с поставщиками из московского региона. Мы обеспечиваем все строительные объекты необходимыми материалами, рассчитываем сроки выполнения того или иного заказа, благодаря чему сотрудники на объектах могут с большей точностью планировать свое рабочее время.

Сегодня, в результате внедрения системы, эффективное сотрудничество достигнуто между ОМТС и отделом бухгалтерии. Работа в единой системе с возможностью планирования платежей способствовала сокращению задержек по оплате заказов. Денежные переводы поставщикам идут вовремя, и мы добиваемся увеличения скорости выполнения заказов. Репутация компании в среде поставщиков стабильно повышается.

2013 год, июль. Автоматизация управления работой автотранспорта

Следующий этапом внедрения - автоматизация управления работой автотранспорта, обеспечивающего доставку необходимых материалов на объекты строительства, сообщила пресс-служба интегратора 9 июля 2013 года.

Предварительно

До внедрения системы на этом бизнес-участке все заявки на транспорт, строительную технику и средства малой механизации оформлялись на бумаге, что приводило к потерям времени и дополнительным уточнениям состава заявки у заявителя (например, из-за неразборчивого почерка). Кроме того, учет расхода ГСМ велся в таблицах, что не позволяло гарантировать его точность и прозрачность.

Руководству «Трансстройинвест» потребовалось автоматизировать:

• Учет заявок на работы автотранспорта, строительных машин и механизмов;
• Контроль работы транспорта;
• Учет ремонтов и техобслуживания автотранспорта;
• Контроль использования ГСМ.

Для автоматизации задач задействовали функционал «1С:Управление строительной организацией 8», доработанный с учетом пожеланий компании:

• оптимизирована работа диспетчерской службы – автоматизирован прием заявок на автотранспорт и строительные машины, учет расхода ГСМ. Диспетчеры получили возможность работать с путевыми листами для различных автомобилей, в том числе топливозаправщиков и автокранов. Система помогает формировать маршрутные листы для водителей и определять оптимальный маршрут движения.

• в системе работает служба главного механика, которая получила возможность вести автоматизированный учет документов на транспорт и строительные машины, учет ремонтов и техобслуживания. Для каждой единицы техники теперь ведется учет расхода запчастей, что позволяет анализировать ее износостойкость и планировать затраты на обслуживание.

Внедрением компания «Трансстройинвест» получила преимущества:

• своевременное выполнение заявок на автотранспорт, строительную технику и средства малой механизации;
• сокращение времени на обработку и выполнение заявок, четкое планирование работы большого числа автотехники – свыше 140 единиц, включая более 50 единиц строительных машин;
• учет выполнения работ по путевым и маршрутным листам, ускорение выписки и обработки данных документов;
• контроль пробега автотранспорта и своевременное планирование техосмотров;
• уточнение норм расхода ГСМ для каждой единицы техники и суммарного расхода топлива. Так, например, средний показатель суммарного расхода ГСМ в 2012 году составлял свыше 145 тыс. литров ежемесячно;
• контроль сроков действия водительских прав, пропусков, полисов ОСАГО и КАСКО, своевременное формирование необходимых документов;
• учет ремонтов техники, в том числе – учет затраченного времени и запчастей на ремонты по каждой единице техники.

Юлия Зубаренко, заместитель генерального директора ООО «Трансстройинвест», отметила: "Автоматизация помогла нам упорядочить работу автотранспорта и диспетчерской службы. Мы получили четкую и ясную картину – на каких маршрутах у нас задействовано больше техники и автомобилей, чем это необходимо, а на каких маршрутах есть явный «дефицит» техники. Благодаря данным отчета о расходе ГСМ, разработанного «1С-Рарус», мы определили фактический расход топлива и узнали, где и почему происходит экономия либо пережег ГСМ. В результате мы смогли пересмотреть нормы расхода топлива с учетом дорожных условий на маршруте. Мы увидели, какие водители быстрее осуществляют транспортировку материалов на объект. Это позволило нам оптимизировать временные и материальные затраты на выполнение работ и содержание дорожно-строительной техники. Сегодня мы получаем точную информацию по каждой единице автотранспорта и дорожно-строительной техники:

• полную и наглядную картину ее технического состояния,
• количество ремонтов и израсходованных на ее содержание запчастей,
• фактический пробег в километрах или наработку в моточасах за любой временной интервал.

Все это позволило нам принимать быстрые решения в отношении обновления парка наших автомобилей, строительных машин и малой механизации.