«Уралхим» оптимизировал работу с печатной техникой на базе HP Managed

2020: Оптимизация работы с печатной техникой

17 февраля 2020 года стало известно, что в компании «Уралхим» в рамках перехода на цифровизацию ввели электронный документооборот. Однако сократить использование бумаги очень сложно, поскольку руководство не понимает, что и в каких объемах печатают сотрудники. Прежде всего, было решено оптимизировать работу с печатной техникой. За реализацию проекта взялся филиал «Уралхима» — Объединенный центр обслуживания (ОЦО), в котором сконцентрирован весь ИТ-сервис холдинга.

«Холдинг у нас молодой, но сами заводы перешли под наше управление от других предприятий, которые долгое время эксплуатировали имеющееся у них оборудование. Вся техника, которую используют сотрудники, была закуплена не централизованно, а разными менеджерами в течение нескольких лет. Это привело к тому, что мы находили на заводах домашние принтеры, которые обслуживали сами сотрудники, а суммарно по всей сети использовалось 298 видов картриджей, некоторые из которых уже даже не выпускают», отметил Владимир Руденко, руководитель департамента ИТ филиала ОЦО «Уралхима»

Проведя анализ парка оборудования, ИТ-департамент пришел к неутешительным выводам: более 60% устройств нуждаются в замене. Появилась критическая необходимость – заново выстроить процесс печати, который будет включать исчерпывающий мониторинг, поэтапное управление, прогнозирование затрат и бюджетов в среднесрочной перспективе.

«В тот период возникали ситуации, когда на складе какого-нибудь из заводов не было запасов расходных материалов, что приводило к задержкам и даже простоям печатной техники. Унификация оборудования и переход на сервисную модель обслуживания помогли справиться с проблемами и ощутить видимый эффект: на предприятиях всегда хватает расходников, обслуживание техники координируют специалисты», отметил Александр Жуков, директор по управлению сервисами компании «ЛантаCервис»

Перемены начались с детального анализа: в течение двух месяцев сотрудники «Уралхима» изучали ситуацию во всех цехах и помещениях компании. Все имеющиеся в наличии принтеры были отмечены с учетом моделей и срока эксплуатации, после чего вся информация была отражена на картах помещений, в реестрах и списках.

За возможность провести модернизацию боролись несколько крупных интеграторов, каждый из которых предлагал разнообразные решения от многих вендоров. Особенность проекта заключалась в том, что в числе прочих задач было необходимо внедрить систему мониторинга центров печати.

«В отличие от многих клиентов, заказчик предварительно сам собрал огромное количество данных. Представители компании подробно рассказали, какая техника находится у них в эксплуатации, высказали четкие требования к конечному результату, отметив мельчайшие нюансы — например, удаленность каждого принтера от каждого сотрудника должна составлять не более 30 метров. «Уралхим» предоставил планы помещений и запросил возможность карточного доступа к каждому устройству», отметил Александр Жуков, директор по управлению сервисами компании «ЛантаCервис»

Кроме того, важным требованием компании стало то, чтобы каждый принтер выдерживал печать определенного количества страниц в месяц — эта цифра для конкретных устройств определялась в ходе проведенной «Уралхимом» аналитической работы. Для разных помещений было выбрано четыре типа устройств, которые отличались по размерам и соответствовали требованиям сотрудников в каждом конкретном месте и их нагрузке.

Сначала интеграторы предоставляли план внедрения решения, и только после этого был проведен тендер, победу в котором одержала компания «ЛантаСервис» с центрами печати на базе техники HP Managed.

Реализация проекта длилась несколько месяцев, в течение которых была произведена замена техники и внедрение системы мониторинга и управления печатью Watchdoc.

«Эта система полностью прозрачна. Я в любой момент времени вижу, кто, что и в каком количестве печатает, могу задавать вопросы о том, почему это необходимо и можно ли отказаться от печати этого конкретного документа, переведя работу с ним в электронный вид. Это все ускоряет переход к полностью электронному документообороту», отметил Владимир Руденко, руководитель департамента ИТ филиала ОЦО «Уралхима»

Проект по организации современных центров печати изменил положение в «Уралхиме» и отразился на издержках компании. Универсальность использования оборудования, функциональность и мобильность решений HP Inc. повысили общую производительность. Центры печати на базе решений HP Managed, расположенные в радиусе 30 метров от любого сотрудника, повысили мобильность персонала: распечатать документ можно как внутри своего подразделения, так и за его пределами — в другом здании. Важный плюс решения — возможность сразу отправить отсканированный документ себе на почту без необходимости вспоминать электронный адрес.

«Раньше 10% того, что было направлено на печать, относилось к числу забытых копий. По итогам проекта устройство не начнет печатать, пока сотрудник не пройдет авторизацию — не приложит пропуск, либо не введет пароль. Таким образом, только устройства авторизации сэкономили нам 10% расходов на печать. Я уже не говорю о том, что число используемых типов картриджей снизилось в шесть раз — до 50 видов», отметил Владимир Руденко, руководитель департамента ИТ филиала ОЦО «Уралхима»

По данным на февраль 2020 года суммарная экономия от внедрения составила 15% при общей оптимизации парка печатной техники в 46%. Количество устройств снизилось почти вдвое — с 2800 до 1500 единиц. К каждому заводу теперь прикреплен сотрудник «ЛантаСервис», который ежедневно проводит профилактику и контролирует своевременное обновление оборудования, которым теперь оснащены все производственные площадки «Уралхима».^[1]

Примечания