ЭСВО перешла на электронный архив «Этлас» версии 7.0

2023: Переход на седьмую версию электронного архива

Общество с ограниченной ответственностью «ЭСВО» продолжает использовать электронный архив «Этлас». Для удобства пользователей его функционал расширили с помощью дополнительных модулей. Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 7 июля 2023 года.

Компания «ЭСВО» осуществляет разработку, производство и техническое обслуживание авиационных учебно-тренировочных средств последнего поколения для подготовки лётного и инженерно-технического состава, начиная от учебных компьютерных классов начальной теоретической подготовки и заканчивая комплексными тренажерами высшей категории сложности.

Конструкторскую и бухгалтерскую документацию ООО «ЭСВО» ведёт в электронном виде. Для хранения базы данных и удобной работы с файлами документов в компании уже некоторое время используют электронный архив «ЭТЛАС», который был недавно обновлён до версии 7.0.

Одновременно с переходом с версии 6 на версию 7 было увеличено количество рабочих мест. При обновлении систему электронного архива расширили модулем интеграции с Active Directory и защищенным просмотрщиком документов.

Подсистема интеграции с Active Directory предназначена для использования внешнего сервера аутентификации Active Directory, который используется для централизованного управления базой паролей пользователей различных информационных систем вместо собственной базы паролей системы ЭТЛАС. Теперь доступ сразу к нескольким системам стал проще — пользователи используют для аутентификации один пароль вместо нескольких разных.

Защищенный просмотрщик обеспечивает просмотр некоторых типов файлов, таких как PDF и изображения во встроенном просмотрщике без выгрузки в файловую систему пользователя — это повышает безопасность и защищённость информации, находящейся в архиве, в том числе не позволяет копировать данные в буфер обмена.

Опыт эксплуатации электронного архива «Этлас» продемонстрировал его эффективность — работа с документами упростилась и отнимает меньше времени. С документами можно работать удалённо, также поддерживается совместная работа нескольких пользователей с одним документом — это ускоряет их согласование и утверждение.

Пользователи отмечают, что освоить функции архива не составляет труда — этому помогает интуитивно-понятный интерфейс и всплывающие подсказки.

Руководство и сотрудники ООО «ЭСВО» полностью удовлетворены программным обеспечением «Этлас».

2019: Создание электронного архива

20 марта 2019 года компания Atlas Soft сообщила, что «ЭСВО» сформировала электронный архив документов на платформе ЭТЛАС.

Современное развитие цифровизации, затронули все направления авиаотрасли, начиная от авиакомпаний и агентств заканчивая компаниями, которые обслуживают авиационную технику. Появились документы, электронный вид которых является первичным и компании стали нести ответственность за сохранность электронного подлинника.

Проанализировав предложения автоматизации хранения документов на рынке, руководство компании «ЭСВО» сформировало перечень требований к внедряемой системе исходя из текущих трудностей с хранением документов, требований комфортной работы, минимизации затрат на эксплуатацию и безболезненным процессом внедрения. Были предъявлены следующие требования к системе электронного архива:

• Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
• Гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов, с возможность настраивания параметров поиска.
• Поддержка работы с юридически значимыми электронными документами.
• Быстрая автоматизированная загрузка документов из старого архива.
• Исполнитель должен быть российской компанией, которая готова развивать систему под задачи заказчика.

В ходе внедрения системы была сформирована обновленная структура архива документов компании, был организован автоматизированный импорт документов из ранее существующего хранилища. Настроены карточки и правила автоматического именования и нумерации документов.

К началу эксплуатации в ЭА «Этлас» были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.

Независимо от того, где находится сотрудник, он получает доступ к документам, необходимым для выполнения своих должностных обязанностей.

В результате внедрения компания «ЭСВО» получила ряд улучшений:

• Отказ от администрирования папок с документами, разбросанных по корпоративной сети.
• Значительное увеличение количества документов, переводимых в электронный вид.
• В разы упростился поиск необходимого документа и связанного с ним пакета дополнительных документов.
• Стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах.
• Прозрачное представление связей комплектов документов.
• История изменений документа легко отслеживается.

В дальнейших планах перевод в электронный архив технической документации и корпоративного хранилища знаний.